KHIZHNYAKOVKontenabstimmung in Excel: Abweichungen finden und die Saldenbestätigung vorbereiten
Kontenabstimmung mit dem Geschäftspartner in Excel: Saldo und Druckformular – Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Ihr Lieferant sagt, Sie schulden ihm 12.480 EUR. Ihre Buchhaltung kommt auf 11.930 EUR. Wer hat recht? Meist niemand von beiden ganz: Eine Rechnung ist nur auf einer Seite gebucht, eine Zahlung liegt zwischen den Stichtagen, ein Betrag wurde falsch übertragen. Um das zu klären, vergleicht man Beleg für Beleg.
In Excel können Sie diesen Abgleich systematisch aufbauen. Hier lesen Sie, wie Sie beide Seiten in einer Tabelle gegenüberstellen, wie Abweichungen automatisch auffallen, wie der Saldo fortlaufend berechnet wird und was in eine Saldenbestätigung gehört.
Beide Seiten in einer Tabelle
Der Trick: Statt zwei Listen nebeneinander zu legen und mit den Augen zu vergleichen, führen Sie jeden Beleg in genau einer Zeile. Links stehen Ihre Beträge, rechts die des Geschäftspartners:
| Datum | Beleg | Art | Unser Betrag | Betrag Partner | Differenz |
|---|---|---|---|---|---|
| 05.03. | RE-1041 | Lieferung | 4.200,00 | 4.200,00 | 0,00 |
| 12.03. | RE-1055 | Lieferung | 3.150,00 | 3.510,00 | −360,00 |
| 18.03. | Zahlung | Zahlung | 2.000,00 | 2.000,00 |
Der Beleg RE-1055 zeigt einen klassischen Zahlendreher (3.150 statt 3.510). Die Zahlung am 18.03. fehlt beim Partner, vielleicht ist sie dort noch nicht verbucht.
Differenz und Status per Formel
Die Differenz ist einfach =D2-E2. Interessanter ist der Status. Mit einer Toleranz für Rundungsdifferenzen (Zelle Parameter!B1, zum Beispiel 0,01 EUR):
=WENN(UND(D2<>"";E2="");"Fehlt beim Partner";WENN(UND(D2="";E2<>"");"Fehlt bei uns";WENN(ABS(D2-E2)>Parameter!$B$1;"Abweichung";"OK")))
Mit einer bedingten Formatierung heben Sie alles außer „OK“ hervor. Ein Filter auf „Abweichung“ zeigt dann in Sekunden, was zu klären ist.
Den fortlaufenden Saldo berechnen
Der Saldo entsteht aus dem Anfangssaldo, plus allem, was berechnet oder geliefert wurde, minus allem, was bezahlt wurde. Führen Sie zwei Spalten: eine für die Zunahme, eine für die Abnahme. Dann gilt in Zeile 2:
=Anfangssaldo+D2-F2 und in Zeile 3 =G2+D3-F3.
Beispiel: Anfangssaldo 5.000 EUR zu Ihren Lasten. Lieferung 4.200 EUR erhöht auf 9.200 EUR, Lieferung 3.150 EUR auf 12.350 EUR, Zahlung 2.000 EUR senkt auf 10.350 EUR. Führen Sie diese Rechnung getrennt für Ihre Daten und die Daten des Partners, dann sehen Sie am Ende zwei Salden und ihre Differenz, die sich aus den Abweichungen erklären lässt.
Typische Ursachen für Abweichungen
- Ein Beleg ist nur auf einer Seite gebucht.
- Zahlendreher oder falsch übertragene Beträge.
- Zahlungen, die am Stichtag unterwegs waren.
- Gutschriften oder Skonto, die nur eine Seite berücksichtigt.
- Verschiedene Auffassungen zum Buchungsdatum bei Lieferungen über den Monatswechsel.
Arbeiten Sie die Abweichungen in dieser Reihenfolge ab: Erst fehlende Belege, dann Betragsdifferenzen, zuletzt Zeitverschiebungen.
Was in die Saldenbestätigung gehört
Eine Saldenbestätigung (je nach Branche auch Kontoabstimmung oder Saldenabgleich genannt) enthält in der Regel beide Organisationen, den Zeitraum, den Endsaldo und die Aussage, zu wessen Gunsten er besteht, etwa „offener Saldo zugunsten von …“, dazu Datum und Zeilen für die Unterschriften. Welche Form in Ihrer Branche üblich oder vorgeschrieben ist, klären Sie vor Ort.
Fertige Excel-Vorlage für die Kontenabstimmung
Die kostenpflichtige Vorlage „Kontenabstimmung mit dem Geschäftspartner“ setzt dieses Verfahren komplett um. Auf dem Blatt „Stammdaten“ erfassen Sie Ihre Organisation, den Geschäftspartner, Vertrag, Zeitraum, Anfangssalden beider Seiten, wer Lieferant ist, die Vergleichstoleranz und die Unterzeichnenden. Das Blatt „Buchungen“ nimmt bis zu 500 Belege auf, mit Ihren Beträgen, den Beträgen laut Geschäftspartner, Differenzen, Abstimmungsergebnis und fortlaufendem Saldo.
„Abweichungen“ listet die Belege mit Differenz und dem Hinweis, was zu prüfen ist. Die „Saldenbestätigung“ ist ein Druckformular auf A4 mit Endsaldo, Formulierung zum offenen Saldo, Unterschriftszeilen und Verzeichnis der Buchungen. Die „Übersicht“ zeigt Umsätze und Salden beider Seiten, die Zahl der Abweichungen, Umsätze nach Monaten und zwei Diagramme.
Sie sparen den Aufbau von Statuslogik, Saldenrechnung und Druckformular. Im Paket sind eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten. Es ist eine Excel-Tabelle mit gewöhnlichen Formeln, ohne Makros, für Excel 2007 und neuer sowie LibreOffice, auf Deutsch. Toleranzen und Schwellenwerte sind Parameter: Prüfen Sie sie vor der Nutzung nach den vor Ort geltenden Regeln.
FAQ
Wie oft sollte ich Konten mit Geschäftspartnern abstimmen?
Bei wichtigen Lieferanten und Kunden bietet sich ein Abgleich zum Quartals- oder Jahresende an, bei strittigen Salden auch öfter. Regelmäßige kleine Abgleiche sind weniger Arbeit als ein großer am Jahresende.
Was tun, wenn der Partner keine Belegliste schickt?
Senden Sie Ihre Liste und bitten Sie um Bestätigung oder Gegenliste. Ohne die Gegenseite können Sie nur Ihre eigene Seite prüfen, etwa auf fehlende Zahlungen.
Ist eine unterschriebene Saldenbestätigung rechtlich bindend?
Welche Wirkung sie hat, hängt von den Regeln Ihres Landes und dem Vertrag ab. Lassen Sie das bei Bedarf fachlich klären, bevor Sie Salden anerkennen.
Kann ich mehrere Partner in einer Datei abstimmen?
Übersichtlicher ist eine Datei pro Partner und Zeitraum. So bleiben Salden eindeutig, und Sie können die Datei direkt weitergeben.
