Prüfplan in Excel erstellen: interne Prüfungen planen und Mängel nachverfolgen

Ein Prüfplan beginnt meist als Liste im Textverarbeitungsprogramm. Die Termine stehen darin, die Ergebnisse landen in Berichten, und ob ein festgestellter Mangel inzwischen behoben ist, weiß am Ende nur noch die Person, die ihn gemeldet hat. Spätestens vor dem Jahresgespräch fragt jemand: Welche Prüfungen sind eigentlich noch offen?

In diesem Artikel bauen Sie einen Prüfplan in Excel so auf, dass er sich selbst überwacht. Sie erfahren, welche Spalten Sie brauchen, wie das Enddatum und der Status berechnet werden und wie Sie die Behebung von Beanstandungen getrennt von der Prüfung verfolgen. Am Ende sehen Sie, was eine fertige Vorlage Ihnen davon abnimmt.

Welche Spalten ein Prüfplan braucht

Eine Prüfung ist eine Zeile. Alles, was Sie später auswerten wollen, braucht eine eigene Spalte, sonst müssen Sie es per Hand zusammensuchen:

Legen Sie Prüfungsarten, Abteilungen und Prüfende auf einem separaten Blatt als Listen an und verwenden Sie in der Planzeile eine Datenüberprüfung (Dropdown). So schreibt niemand „Einkauf“ einmal mit und einmal ohne Leerzeichen.

Das geplante Ende berechnen

Das geplante Ende ist der Beginn plus die Dauer in Tagen minus einen Tag, weil der erste Tag mitzählt. Steht der Beginn in E2 und die Dauer in F2, lautet die Formel:

=E2+F2-1

Beginnt eine Prüfung am 3. Juni und dauert 5 Tage, endet sie am 7. Juni. Wollen Sie nur Arbeitstage zählen, nehmen Sie stattdessen =ARBEITSTAG(E2;F2-1). Wichtig ist, dass Sie sich für eine Zählweise entscheiden und sie im Kopf des Blatts notieren.

Status und Ampel per Formel

Aus dem geplanten und dem tatsächlichen Ende lässt sich der Status ableiten. Steht das geplante Ende in G2 und das tatsächliche in H2:

=WENN(H2<>"";"Abgeschlossen";WENN(G2<HEUTE();"Überfällig";WENN(G2-HEUTE()<=14;"Dringend";"Geplant")))

Mit einer bedingten Formatierung färben Sie „Überfällig“ rot, „Dringend“ gelb und „Abgeschlossen“ grün. Die 14 Tage sollten Sie nicht in die Formel schreiben, sondern in eine Zelle auf dem Parameterblatt. Dann ändern Sie den Vorlauf an einer einzigen Stelle.

Die Behebung getrennt kontrollieren

Der häufigste Fehler: Die Prüfung wird als „abgeschlossen“ abgehakt, und niemand schaut mehr nach, ob die Mängel beseitigt wurden. Führen Sie deshalb zwei getrennte Ampeln. Die zweite arbeitet mit dem Rest der offenen Verstöße:

=J2-K2 (festgestellt minus behoben)

Ist der Rest größer als 0 und die Frist zur Behebung verstrichen, färbt sich die Zeile rot. Beispiel: Bei der Prüfung der Lagerbereiche wurden 6 Verstöße festgestellt, bis zum 30. September sollen alle behoben sein. Am 15. Oktober sind erst 4 gemeldet, also bleiben 2 offen, und die Behebung ist 15 Tage überfällig.

Planerfüllung nach Monaten

Für die Auswertung zählen Sie je Monat, wie viele Prüfungen geplant und wie viele abgeschlossen sind. Mit einer Hilfsspalte „Monat“ (=MONAT(G2)) geht das so:

=ZÄHLENWENNS(L:L;1;H:H;"<>") zählt die abgeschlossenen Prüfungen im Januar. Teilen Sie das durch =ZÄHLENWENN(L:L;1), erhalten Sie die Planerfüllung in Prozent. Mit =ZÄHLENWENN(M:M;"Überfällig") sehen Sie sofort, wie viele Prüfungen im Verzug sind.

Häufige Fehler

• Termine als Text eingeben („3.6.“ ohne Jahr), sodass Formeln nicht rechnen.
• Die Prüfung und die Behebung in einer einzigen Spalte „Status“ vermischen.
• Schwellen wie „14 Tage“ fest in Formeln schreiben.
• Den Plan nie zum Stichtag auswerten: Prüfen Sie wöchentlich, was auf Rot steht.

Fertige Excel-Vorlage für Prüfplan und Journal

Wenn Sie das nicht selbst aufbauen möchten, gibt es die Vorlage „Plan und Journal interner Prüfungen“. Sie ist kostenpflichtig und enthält drei Blätter. Auf „Verzeichnisse“ pflegen Sie das Planjahr, die Prüfungsarten, Abteilungen, Prüfenden und den Parameter für „Frist läuft ab“. Das Blatt „Plan und Journal“ fasst bis zu 500 Prüfungen: Das geplante Ende rechnet sich selbst aus, und zwei Ampeln zeigen getrennt den Stand der Prüfung und den Stand der Behebung. Die „Übersicht“ zeigt die Planerfüllung nach Monaten, den Status, die Auslastung der Prüfenden und die nicht behobenen Verstöße, dazu zwei Diagramme.

Der Vorteil für Sie: Sie sparen den Aufbau der Formeln, die bedingte Formatierung und die Auswertung. Im Lieferumfang sind eine leere Tabelle und ein Beispiel mit erfundenen Daten, an dem Sie sehen, wie alles zusammenspielt. Die Datei kommt ohne Makros aus, läuft in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Über ein Berichtsdatum können Sie auch den Stand zu einem früheren Tag ansehen. Schwellen und Richtwerte stehen in den Parametern; gleichen Sie sie vor der Nutzung mit Ihren internen Regelungen ab.

FAQ

Wie viele Prüfungen sollte ich pro Jahr einplanen?

Das hängt von Risiko und Kapazität ab, nicht von einer festen Zahl. Planen Sie lieber weniger Prüfungen, die Sie wirklich abschließen und nachverfolgen, als einen vollen Kalender, der im Frühjahr schon im Verzug ist. Rechnen Sie die Auslastung Ihrer Prüfenden mit.

Wie dokumentiere ich einen Mangel am besten?

Halten Sie in der Planzeile nur die Zahl der Verstöße und die Frist fest, und legen Sie den Bericht mit den Einzelheiten ab. So bleibt die Tabelle übersichtlich, und jede Zeile verweist auf ein Dokument. Welche Formulare gelten, klären Sie mit Ihren internen Regelungen.

Soll ich Kalendertage oder Arbeitstage zählen?

Für Fristen zur Behebung sind Kalendertage meist einfacher. Für die Dauer einer Prüfung eignen sich Arbeitstage besser, wenn am Wochenende nicht gearbeitet wird. Entscheidend ist, dass alle im Team dieselbe Regel verwenden.

Kann ich den Plan auch mit mehreren Personen pflegen?

Ja, wenn Sie klare Zuständigkeiten festlegen: Eine Person pflegt den Plan, die anderen melden Ergebnisse. Bei gleichzeitigem Bearbeiten derselben Datei entstehen sonst schnell Konflikte. Prüfen Sie die Regeln Ihrer Organisation zur Dateiablage.