Redaktionsplan für Social Media in Excel: Aufbau, Fristen und Auswertung

Ohne Plan läuft Social Media meist so: Montags fällt auf, dass seit einer Woche nichts gepostet wurde, dann entsteht hektisch ein Beitrag, und am Donnerstag erscheinen drei auf einmal. Welche Themen gut funktionieren, weiß niemand so genau.

Ein Redaktionsplan bringt Ruhe hinein. Sie planen Inhalte im Voraus, sehen Fristen und behalten den Überblick über mehrere Plattformen. In diesem Artikel bauen wir einen Redaktionsplan in Excel auf, inklusive Fristenlogik, Monatskalender und Auswertung der Ergebnisse.

Die richtigen Spalten

Ein Redaktionsplan ist eine Liste mit einer Zeile pro Beitrag. Bewährt haben sich diese Spalten:

Plattformen, Rubriken, Formate und Personen legen Sie auf einem Hilfsblatt als Listen an und wählen sie per Dropdown. So bleibt die Schreibweise einheitlich – Voraussetzung für jede Auswertung.

Rubriken statt Zufall

Rubriken sind das Gerüst eines guten Plans. Ein Fahrradladen könnte etwa mit vier Rubriken arbeiten: Werkstatt-Tipps, neue Produkte, Kundengeschichten, Touren in der Region. Daraus ergibt sich ein Rhythmus, zum Beispiel montags Tipp, mittwochs Produkt, freitags Tour. Das erleichtert die Planung enorm, weil Sie nicht mehr bei null anfangen.

Fristen automatisch überwachen

Jeder Beitrag braucht Vorlauf: Ein Video mehr als ein Foto. Legen Sie pro Format die Vorlaufzeit in Tagen fest und berechnen Sie die Frist:

=A2-SVERWEIS(E2;Listen!$D:$E;2;FALSCH)

Mit einer Ampel sehen Sie dann, wo es brennt:

=WENN(G2="Veröffentlicht";"";WENN(G2="Fertig";"Fertig";WENN(HEUTE()>H2;"Frist überschritten";WENN(H2-HEUTE()<=2;"Dringend";"In Arbeit"))))

Mit bedingter Formatierung färben Sie „Frist überschritten“ rot und „Dringend“ orange.

Ein Monatskalender aus der Liste

Listen sind gut zum Arbeiten, Kalender gut zum Überblicken. Bauen Sie ein Kalenderraster mit sieben Spalten für die Wochentage. In jedem Feld steht ein Datum, darunter zählt eine Formel die Beiträge dieses Tages:

=ZÄHLENWENN(Plan!$A:$A;B4)

So erkennen Sie Lücken und Häufungen sofort, etwa drei Beiträge am Freitag und keinen am Dienstag.

Ergebnisse auswerten

Tragen Sie eine Woche nach Veröffentlichung die Zahlen aus den Plattform-Statistiken ein. Die Engagement-Rate berechnen Sie so:

Engagement-Rate = (Likes + Kommentare + Shares) / Reichweite × 100

Beispiel: 1.800 Reichweite, 95 Likes, 12 Kommentare, 8 Shares: 115 / 1.800 × 100 ≈ 6,4 %. In Excel mit Schutz vor leerer Reichweite:

=WENN(J2=0;"";(K2+L2+M2)/J2*100)

Nach einigen Monaten zeigt ein Durchschnitt pro Rubrik mit MITTELWERTWENN, welche Themen wirklich ankommen. Oft ist das Ergebnis überraschend: Die aufwendigen Produktfotos laufen schlechter als der schnelle Werkstatt-Tipp vom Handy.

Häufige Fehler

• Zu weit vorausplanen. Drei bis vier Wochen im Detail genügen, der Rest als grobe Themenliste. Sonst planen Sie an aktuellen Ereignissen vorbei.
• Status nicht pflegen. Ein Plan, bei dem alles auf „In Arbeit“ steht, hilft niemandem.
• Ergebnisse nie eintragen. Ohne Auswertung bleibt der Plan eine Terminliste und Sie lernen nichts dazu.
• Reichweiten zwischen Plattformen direkt vergleichen. Jede Plattform zählt anders. Vergleichen Sie Rubriken innerhalb einer Plattform.

Fertige Vorlage: Content-Plan für Social Media und Website

Unsere kostenpflichtige Excel-Vorlage enthält diese Struktur bereits fertig:

• Auf dem Blatt „Listen“ legen Sie Plattformen, Rubriken, Formate, Verantwortliche und den Vorlauf in Tagen bis zur Veröffentlichung fest.
• Der „Plan“ fasst bis zu 600 Beiträge mit Datum, Plattform, Rubrik, Thema, Format, Verantwortlicher Person, Status, Link sowie Reichweite, Likes, Kommentaren, Shares und Klicks. Eine Ampel zeigt „Frist überschritten“, „Dringend“, „In Arbeit“, „Fertig“ oder „Nicht veröffentlicht!“ für geplante, aber nicht erschienene Beiträge.
• Der „Kalender“ zeigt einen Monat mit der Zahl der Beiträge pro Tag und dem Thema des ersten Beitrags.
• Die „Übersicht“ wertet Beiträge nach Plattformen und Rubriken aus, mit Reichweite, automatisch berechnetem Engagement und Diagrammen.

Die Datei funktioniert ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice. Im Paket sind eine leere Tabelle und ein Beispiel mit fiktiven Daten.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich posten?

Regelmäßigkeit ist wichtiger als Häufigkeit. Zwei gute Beiträge pro Woche, die zuverlässig erscheinen, bringen mehr als tägliche Posts, die nach drei Wochen versiegen.

Kann ich Website-Artikel und Newsletter im selben Plan führen?

Ja, und das ist sogar sinnvoll. Ein Blogartikel kann in drei Social-Media-Beiträge und einen Newsletter-Abschnitt zerlegt werden. Im gemeinsamen Plan sehen Sie diese Verbindungen.

Wer sollte den Redaktionsplan pflegen?

Eine Person sollte verantwortlich sein, auch wenn mehrere Beiträge liefern. Sie prüft wöchentlich Status und Fristen und trägt die Ergebnisse nach.

Wie viele Rubriken sind sinnvoll?

Drei bis sechs. Weniger wird schnell eintönig, mehr verwässert das Profil und erschwert die Auswertung.