KHIZHNYAKOVSelbstkosten berechnen in Excel: vom Materialpreis zum Verkaufspreis
Kostenkalkulation in Excel – Vorlage — Zur Vorlage →
„Was soll das kosten?“ Die Frage ist schneller gestellt als beantwortet. Viele kleine Betriebe, Selbstständige und Hobby-Produzenten orientieren sich am Wettbewerb oder an einem Gefühl. Das geht gut, bis die Rohstoffpreise steigen und der Gewinn unbemerkt schrumpft.
Der Ausweg ist eine ehrliche Kalkulation: Was kostet mich ein Stück wirklich? Mit Excel ist das in einer Stunde aufgesetzt und danach mit einem Klick aktualisiert. Hier die Methode mit einem durchgerechneten Beispiel.
Die Bausteine der Selbstkosten
Die Selbstkosten eines Produkts setzen sich aus drei Teilen zusammen:
- Materialkosten: alles, was in das Produkt eingeht, mit Menge und Einkaufspreis.
- Arbeitskosten: Zeit mal Satz. Auch der eigene Zeitaufwand gehört hinein, sonst arbeiten Sie unbezahlt.
- Gemeinkosten: Miete, Strom, Verpackung, Werbung, Versicherung. Sie lassen sich nicht einem einzelnen Produkt zuordnen und werden deshalb als Prozentsatz aufgeschlagen.
Für kleine Betriebe genügt ein pauschaler Zuschlag, zum Beispiel 10 bis 20 Prozent. Ermitteln Sie ihn aus Ihren Jahreskosten im Verhältnis zu Material und Arbeit.
Schritt 1: Preise der Materialien in einer Liste
Legen Sie ein Blatt „Materialien“ an: Name, Einheit, Preis je Einheit. Alle Produkte greifen darauf zu. Steigt der Preis für Butter, ändern Sie ihn an einer Stelle, und jede Kalkulation passt sich an.
Schritt 2: Zusammensetzung pro Produkt
Ein zweites Blatt beschreibt die Rezeptur: Produkt, Material, Menge pro Charge. Die Kosten je Zeile holen Sie per SVERWEIS:
=C2*SVERWEIS(B2;Materialien!$A$2:$C$50;3;FALSCH)
Die Summe pro Produkt liefert SUMMEWENN.
Schritt 3: Ein Beispiel
Eine Charge Schokomuffins ergibt 12 Stück.
| Position | Rechnung | Kosten in EUR |
|---|---|---|
| Mehl | 0,5 kg × 1,20 | 0,60 |
| Zucker | 0,3 kg × 1,50 | 0,45 |
| Butter | 0,25 kg × 8,80 | 2,20 |
| Eier | 4 Stück × 0,35 | 1,40 |
| Schokolade | 0,2 kg × 9,00 | 1,80 |
| Material | 6,45 | |
| Arbeit | 45 Min. × 0,30 (18 EUR/Std.) | 13,50 |
| Zwischensumme | 19,95 | |
| Gemeinkosten 15 % | 2,99 | |
| Selbstkosten der Charge | 22,94 |
Pro Stück sind das 22,94 / 12 = 1,91 Euro. Die Formel lautet:
=(Material+Minuten*Satz)*(1+Gemeinkosten)/Ausbeute
Beachten Sie die Ausbeute: Wenn zwei Muffins misslingen, sind es nur noch 10 Stück, und die Kosten pro Stück steigen auf 2,29 Euro. Rechnen Sie deshalb mit der realistischen Zahl verkaufbarer Einheiten.
Schritt 4: Vom Aufschlag zum Preis
Mit dem Aufschlag legen Sie den Preis fest:
=Selbstkosten*(1+Aufschlag)
Bei 100 % Aufschlag ergibt sich 1,91 × 2 = 3,82 Euro, gerundet 3,80 Euro. Der Gewinn pro Muffin beträgt dann 3,80 − 1,91 = 1,89 Euro. Die Marge bezogen auf den Preis liegt bei 1,89 / 3,80 = 49,7 %.
Aufschlag und Marge werden gern verwechselt: Der Aufschlag bezieht sich auf die Kosten, die Marge auf den Verkaufspreis. Ein Aufschlag von 100 % entspricht einer Marge von 50 %. Berücksichtigen Sie außerdem Steuern auf den Umsatz getrennt, wenn sie für Sie anfallen. Sie sind kein Teil des Gewinns.
Schritt 5: Preise im Vergleich
Zeigen Sie in einer Übersicht alle Produkte nebeneinander mit Selbstkosten, Preis, Gewinn und Marge. So entdecken Sie schnell Ladenhüter mit schlechter Marge und Spitzenreiter, die Sie öfter anbieten sollten.
Häufige Fehler
- Eigene Arbeitszeit mit null bewerten. Dann sieht jedes Produkt profitabel aus, aber Sie verdienen nichts.
- Verpackung vergessen. Tüten, Etiketten und Kartons sind Material.
- Ausschuss nicht einkalkulieren. Planen Sie Verluste durch Verderb oder Fehlversuche ein.
- Preise nie aktualisieren. Prüfen Sie die Einkaufspreise mindestens vierteljährlich.
- Nur nach Konkurrenz preisen. Der Marktpreis ist eine Grenze, aber keine Kalkulation.
Die fertige Excel-Vorlage
Die kostenpflichtige Vorlage „Kostenkalkulation in Excel“ enthält diese Logik in fertigen Blättern:
- „Parameter“: Arbeitssatz, Gemeinkosten, Standardaufschlag und Steuer.
- „Materialien“: Rohstoffpreise. Ändern Sie einen Preis, und alle Produkte werden neu berechnet.
- „Zusammensetzung“: woraus ein Produkt besteht und wie viel pro Charge verbraucht wird.
- „Produkte“: Selbstkosten der Charge und der Einheit, Verkaufspreis, Gewinn und Marge.
- „Kalkulationsblatt“ und „Übersicht“: druckbares Blatt pro Produkt auf einer Seite und Vergleich der Produkte.
Den Preis legen Sie über den allgemeinen oder einen eigenen Aufschlag je Produkt fest oder tragen ihn manuell ein. Für Dienstleistungen erfassen Sie Verbrauchsmaterial als Materialien und den Hauptanteil der Kosten über die Arbeitszeit. Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Im Paket sind eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten. Sie passt zu Konditoren und Bäckern, Kunsthandwerkern und Möbelbauern, Schneidern, kleinen Cafés und Betrieben, die Produkte verkaufen und wissen wollen, was als Gewinn übrig bleibt. Sätze und Richtwerte sind Parameter: Prüfen Sie sie vor der Arbeit anhand der geltenden Vorschriften.
FAQ
Wie hoch sollte der Gemeinkostenzuschlag sein?
Das hängt von Ihrem Betrieb ab. Teilen Sie Ihre jährlichen Gemeinkosten durch die jährlichen Material- und Arbeitskosten, so erhalten Sie einen Ausgangswert. Passen Sie ihn nach dem ersten Jahr an die tatsächlichen Zahlen an.
Was ist der Unterschied zwischen Aufschlag und Marge?
Der Aufschlag wird auf die Selbstkosten gerechnet, die Marge auf den Verkaufspreis. Bei 100 % Aufschlag ist die Marge 50 %, bei 50 % Aufschlag nur 33 %.
Wie gehe ich mit stark schwankenden Rohstoffpreisen um?
Pflegen Sie die Preise zentral und prüfen Sie regelmäßig, ob die Marge noch passt. Ist sie unter Ihr Ziel gefallen, hilft nur eine Preisanpassung oder eine günstigere Rezeptur.
Lohnt sich die Kalkulation für Dienstleistungen?
Ja. Der Hauptteil sind Arbeitszeit und Gemeinkosten. Wer seine Stunden und Nebenkosten kennt, nennt Kunden sicherer einen Preis.
