Fristenkontrolle in Excel: Fristen berechnen und mit der Ampel überwachen

Eine Anfrage geht ein, die Antwort ist in fünf Arbeitstagen fällig. Zwei Wochen später fragt jemand nach, und niemand weiß mehr, wo die Sache liegt. Fristen gehen selten verloren, weil sie unwichtig wären, sondern weil sie nirgends so sichtbar sind, dass man sie im Alltag bemerkt.

Eine Ampel in Excel ändert das. Jede Zeile bekommt eine Farbe: rot, wenn die Frist überschritten ist, gelb, wenn sie bald abläuft, grün, wenn noch Zeit ist. Wer morgens in die Liste schaut, sieht in fünf Sekunden, was brennt. So bauen Sie das auf.

Schritt 1: Das Register

Legen Sie eine Tabelle mit diesen Spalten an:

• Nr.
• Eingangsdatum
• Betreff oder Aufgabe
• Verantwortlicher
• Frist in Arbeitstagen
• Oder: Frist als festes Datum
• Fristdatum (berechnet)
• Erledigt am
• Status (berechnet)

Zwei Arten, die Frist anzugeben, decken fast alles ab: eine Anzahl Tage ab Eingang („innerhalb von 10 Arbeitstagen“) oder ein festes Datum („bis 20. November“). Das feste Datum hat Vorrang.

Schritt 2: Das Fristdatum berechnen

Für Arbeitstage nutzen Sie die Funktion ARBEITSTAG. Sie überspringt Samstage, Sonntage und eine Liste freier Tage:

=WENN(F2<>"";F2;ARBEITSTAG(B2;E2;Feiertage!$A$2:$A$40))

Wenn eine feste Frist in Spalte F steht, wird sie übernommen, sonst zählt Excel die Arbeitstage ab Eingang. Der Eingangstag selbst zählt dabei nicht mit. Ein Dokument, das am Dienstag, 3. November eingeht und in 5 Arbeitstagen zu erledigen ist, ist am Dienstag, 10. November fällig (Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Montag, Dienstag).

Für Kalendertage genügt die einfache Addition =B2+E2.

Die Liste „Feiertage“ ist ein eigener Bereich mit den freien Tagen Ihres Bundeslandes. Gleichen Sie sie jährlich mit dem aktuellen Kalender ab. Verlegte Arbeitstage berücksichtigt die Formel nicht.

Schritt 3: Status berechnen

Der Status vergleicht das Fristdatum mit dem Stichtag. Meist ist das HEUTE, für Berichte können Sie ein manuelles Datum nutzen:

=WENN(H2<>"";"erledigt";WENN(G2<Stichtag;"überfällig";WENN(G2-Stichtag<=3;"Frist läuft ab";"in Zeit")))

Dabei ist H das Erledigt-Datum, G das Fristdatum und die 3 die Schwelle der „gelben Zone“. Legen Sie Stichtag und Schwelle in eigene Zellen, damit Sie sie ändern können.

Schritt 4: Die Ampel per bedingter Formatierung

Markieren Sie die gesamte Tabelle und legen Sie drei Regeln an (Start, Bedingte Formatierung, Neue Regel, Formel):

• Rot: =$I2="überfällig"
• Gelb: =$I2="Frist läuft ab"
• Grün: =$I2="in Zeit"

Die Zeilenbezüge mit Dollarzeichen vor der Spalte sorgen dafür, dass die ganze Zeile eingefärbt wird. Erledigte Zeilen bleiben ohne Farbe oder werden grau.

Ein Beispiel

Stichtag ist Montag, der 9. November, die gelbe Zone beträgt 3 Tage.

Die Zahl der Tage Verzug ergibt =Stichtag-G2. Ganz oben in der Übersicht gehören die am längsten überfälligen Vorgänge, am besten die zehn schlimmsten, per KKLEINSTE oder durch Sortieren.

Kennzahlen für die Leitung

Wer Fristen überwacht, wird gefragt: Wie gut sind wir? Zwei Kennzahlen reichen.

• Anzahl nach Status je Verantwortlichem mit ZÄHLENWENNS
• Anteil fristgerecht erledigter Vorgänge: Erledigt am kleiner oder gleich Fristdatum, geteilt durch alle erledigten

Ein Beispiel: Von 40 erledigten Vorgängen waren 34 fristgerecht, das sind 85 %. Wichtiger als der Wert selbst ist der Verlauf über die Monate.

Häufige Fehler

• Kalendertage statt Arbeitstage. Die Frist läuft sonst scheinbar am Wochenende ab.
• Feiertagsliste nicht gepflegt. Dann stimmen die Fristdaten nicht.
• Erledigtes bleibt rot. Tragen Sie das Erledigt-Datum ein, sonst blockiert die Ampel die Sicht auf das Wesentliche.
• Zu viele Spalten. Wenn die Pflege lästig ist, wird sie vergessen.
• Keine Verantwortlichen. Eine rote Zeile ohne Namen löst nichts aus.

Die kostenlose Excel-Vorlage

Die Vorlage „Fristenkontrolle mit Ampel“ ist kostenlos und bringt diese Logik mit:

• „Register“: bis zu 500 Zeilen. Die Frist wird als Anzahl Kalender- oder Arbeitstage oder als konkretes Datum festgelegt.
• „Feiertage“: arbeitsfreie Tage 2026 und 2027 als editierbare Liste für die Berechnung der Arbeitstage.
• „Einstellungen“: Verantwortliche (Dropdown-Liste), Schwelle der „gelben Zone“ und Modus „Stichtag“ (heute oder manuelles Datum).
• „Übersicht“: je Verantwortlichem gesamt, erledigt, in Arbeit, überfällig, Prozentsatz fristgerechter Erledigung, dazu die 10 am längsten überfälligen Aufgaben und Diagramme.

Rot bedeutet überfällig, gelb Frist läuft ab, grün Zeitreserve vorhanden. Die Datei kommt ohne Makros und externe Verknüpfungen aus, läuft in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Sie eignet sich für Abteilungsleiter, Sekretariate, Controller und Assistenzen, die Aufträge und Dokumente im Blick behalten wollen. Verlegte Arbeitssamstage werden nicht berücksichtigt, gleichen Sie die Feiertagsdaten mit dem aktuellen Kalender ab.

FAQ

Kann ich Fristen für verschiedene Personen getrennt auswerten?

Ja. Tragen Sie je Zeile den Verantwortlichen ein und werten Sie mit ZÄHLENWENNS nach Person und Status aus. So sehen Sie, wo sich Rückstände häufen.

Wie prüfe ich den Stand für ein bestimmtes Datum?

Ersetzen Sie in der Statusformel HEUTE durch eine Zelle mit Ihrem Stichtag. Bleibt sie leer, nutzen Sie das heutige Datum. Das ist praktisch für Berichte rückwirkend.

Was ist besser: Arbeitstage oder Kalendertage?

Das hängt von der Quelle der Frist ab. Interne Zusagen gelten meist in Arbeitstagen, gesetzliche oder vertragliche Fristen oft in Kalendertagen. Prüfen Sie im Einzelfall, was gilt.

Wie groß sollte die gelbe Zone sein?

Für Fristen von 5 bis 10 Arbeitstagen genügen 2 bis 3 Tage. Bei längeren Fristen wählen Sie eine Woche, damit genügend Zeit zum Reagieren bleibt.