KHIZHNYAKOVPrämie nach Mitarbeiterbewertung berechnen: KPI, Gewichte und Prämienfonds in Excel
Mitarbeiterbewertung und Prämienberechnung — Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Am Jahresende steht ein Prämientopf zur Verfügung, und die Führungskraft muss ihn verteilen. Verteilt sie nach Gefühl, folgt die Frage: „Warum bekommt der Kollege mehr als ich?“ Eine gute Antwort braucht nachvollziehbare Kriterien und eine Rechnung, die jeder prüfen kann.
Ein Bewertungssystem muss dafür nicht kompliziert sein. Vier bis sechs Kennzahlen, Gewichte, eine Skala und eine Formel genügen. Hier lesen Sie, wie Sie das in Excel aufbauen und an einem Beispiel nachrechnen.
Schritt 1: Kennzahlen (KPI) festlegen
Wählen Sie wenige Kriterien, die der Mitarbeiter beeinflussen kann und die sich bewerten lassen. Beispiele für einen Vertriebsinnendienst:
| KPI | Gewicht |
|---|---|
| Zielerreichung (Umsatz oder Menge) | 40 |
| Qualität der Arbeit | 30 |
| Zusammenarbeit | 20 |
| Termintreue | 10 |
| Summe | 100 |
Die Gewichte müssen zusammen 100 ergeben. Prüfen Sie das mit einer Zelle: =WENN(SUMME(B2:B5)=100;"OK";"Gewichte prüfen"). Je Kennzahl vergeben Sie Punkte, zum Beispiel von 0 bis 100.
Schritt 2: Gesamtpunktzahl berechnen
Die Gesamtpunktzahl ist die gewichtete Summe. Mit SUMMENPRODUKT geht das in einer Zeile:
=SUMMENPRODUKT(C2:F2;$C$1:$F$1)/100
In Zeile 1 stehen die Gewichte, in Zeile 2 die Punkte des Mitarbeiters. Beispiel Anna: 95, 90, 90 und 90 Punkte ergeben 0,40 × 95 + 0,30 × 90 + 0,20 × 90 + 0,10 × 90 = 38 + 27 + 18 + 9 = 92 Punkte.
Schritt 3: Punkte in Kategorien übersetzen
Eine Skala macht aus Punkten eine Kategorie mit einem Faktor. Ein Beispiel:
| Ab Punkten | Kategorie | Faktor |
|---|---|---|
| 90 | A | 1,2 |
| 75 | B | 1,0 |
| 60 | C | 0,6 |
| 0 | D | 0 |
Die Skala sortieren Sie aufsteigend nach Punkten, dann liefert SVERWEIS mit Ähnlichkeitssuche den passenden Eintrag:
=SVERWEIS(G2;Skala!$A$2:$C$5;3;WAHR)
Hier ist WAHR gewollt, denn Excel soll die nächstkleinere Grenze finden. Die Werte der Skala sind Beispiele. Legen Sie sie gemäß Ihrer Prämienrichtlinie fest.
Schritt 4: Prämienbasis und Verteilung
Die Prämienbasis jedes Mitarbeiters ist Gehalt mal Anteil der gearbeiteten Sollzeit mal Faktor. Der Fonds wird im Verhältnis der Basen verteilt:
Prämie = Fonds × Basis / Summe aller Basen
Ein Rechenbeispiel mit einem Fonds von 10.000 Euro:
| Mitarbeiter | Gehalt | Punkte | Kategorie | Arbeitszeit | Basis | Prämie in EUR |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 3.000 | 92 | A (1,2) | 100 % | 3.600 | 3.934,43 |
| Ben | 3.500 | 80 | B (1,0) | 90 % | 3.150 | 3.442,62 |
| Clara | 4.000 | 65 | C (0,6) | 100 % | 2.400 | 2.622,95 |
| Summe | 9.150 | 10.000,00 |
Bens Basis ist 3.500 × 0,9 × 1,0 = 3.150, weil er 18 von 20 Sollarbeitstagen gearbeitet hat. Der Anteil jedes Mitarbeiters ergibt sich dann etwa für Anna aus 3.600 / 9.150 = 39,3 %, also 3.934,43 Euro. Die Formel in Excel:
=RUNDEN(Fonds*H2/SUMME($H$2:$H$300);2)
Dank der Rundung kann eine Differenz von einem Cent entstehen. Notieren Sie sie in einer Kontrollzelle.
Eine Obergrenze einbauen
Manche Unternehmen begrenzen die Prämie, etwa auf einen Prozentsatz des Gehalts:
=MIN(Prämie;Gehalt*Limit)
Der Überschuss wird in diesem Modell nicht auf andere verteilt, sondern bleibt als Restfonds stehen. Er kann dann in die nächste Runde fließen oder anders verwendet werden.
Häufige Fehler
- Zu viele Kennzahlen. Wer zehn Kriterien hat, bewertet am Ende alle gleich. Sechs sind ein sinnvolles Maximum.
- Subjektive Kriterien ohne Beschreibung. „Einsatz“ ist nicht bewertbar. Schreiben Sie auf, was 50 und was 100 Punkte bedeuten.
- Unvollständige Bewertungen. Fehlt eine Kennzahl, ist die Gesamtpunktzahl verfälscht. Lassen Sie die Zeile erst teilnehmen, wenn alle Punkte vergeben sind.
- Skala nach der Bewertung ändern. Das wirkt wie Willkür. Legen Sie die Regeln vorher fest und teilen Sie sie mit.
- Keine Besprechung. Ein Ergebnis ohne Gespräch bringt Frust statt Motivation.
Die fertige Excel-Vorlage
Die kostenpflichtige Vorlage „Mitarbeiterbewertung und Prämienberechnung“ enthält diese Rechenlogik fertig verknüpft:
- „Parameter“: Zeitraum, Prämienfonds, Soll-Arbeitstage, bis zu 6 KPI mit Gewichten, Skala der Kategorien und Faktoren und die Abteilungsliste.
- „Bewertung“: bis zu 300 Mitarbeiter mit Punkten je KPI, Gesamtpunktzahl, Kategorie, Faktor, Basis und Prämienbetrag.
- „Prämienliste“: Druckformular mit allen Mitarbeitern, die eine Prämie erhalten, der Summe und den Unterschriften.
- „Übersicht“: Durchschnittspunktzahl und Prämie nach Abteilungen, Restfonds, Verteilung auf Kategorien und zwei Diagramme.
Die Summe der Gewichte muss 100 betragen, dafür gibt es eine Prüfung. Fehlen bei einem Mitarbeiter Bewertungen, wird die Zeile mit „nicht alle Bewertungen“ markiert und nimmt nicht an der Verteilung teil. Ein Limit in Prozent des Gehalts ist möglich, der Überschuss wird nicht umverteilt und steht in der Zeile „Restfonds“. Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Sie ist für Abteilungsleiter, Personalreferenten, Buchhalter und Controller gedacht, die einen Prämienfonds anhand von Bewertungsergebnissen verteilen. Die Berechnung ist ein Richtwert, Sätze und Schwellenwerte sind Parameter: Prüfen Sie sie vor der Nutzung.
FAQ
Wie viele Kennzahlen sind sinnvoll?
Vier bis sechs. Weniger sind meist zu grob, mehr verwässern die Gewichte. Jede Kennzahl sollte der Mitarbeiter beeinflussen können und sich nachvollziehbar bewerten lassen.
Wer sollte die Punkte vergeben?
Die direkte Führungskraft, bei sensiblen Bewertungen mit einer zweiten Meinung. Je mehr Kriterien auf Zahlen beruhen, etwa Umsatz oder Termintreue, desto weniger Spielraum für Diskussionen.
Muss ich Mitarbeitende über die Formel informieren?
Es spricht viel dafür. Wer die Regeln kennt, kann sein Ergebnis nachvollziehen und gezielt daran arbeiten. Prüfen Sie außerdem, ob Mitbestimmungsrechte, etwa durch einen Betriebsrat, zu beachten sind.
Was passiert bei Teilzeit oder längerer Abwesenheit?
Über den Anteil der gearbeiteten Sollzeit wird die Basis angepasst. Wer nur 18 von 20 Tagen anwesend war, erhält anteilig weniger.
