KHIZHNYAKOVLiquiditätsplanung in Excel: Mit dem Zahlungskalender Engpässe früh erkennen
Zahlungskalender in Excel – Liquiditätsplanung nach Tagen — Zur Vorlage →
Ein Betrieb kann profitabel sein und trotzdem zahlungsunfähig werden. Die Miete ist am 1. fällig, die Löhne am 28., aber der große Kunde zahlt erst nach 45 Tagen. Dazwischen liegt eine Lücke, und wer sie erst am Tag davor bemerkt, hat kaum noch Handlungsspielraum.
Eine Liquiditätsplanung beantwortet eine einzige Frage: Wie hoch ist mein Kontostand an jedem künftigen Tag? Dafür braucht es keine teure Software, sondern eine saubere Excel-Tabelle. Hier erfahren Sie, wie sie aufgebaut ist.
Das Prinzip: Bestand fortschreiben, Tag für Tag
Die Rechnung ist simpel: Bestand am Ende des Tages = Bestand am Vortag + Einnahmen – Ausgaben. Entscheidend ist, dass Sie nach Zahlungsdatum planen und nicht nach Rechnungsdatum. Eine Rechnung, die Sie am 5. schreiben, bringt erst Geld, wenn der Kunde zahlt.
Sie brauchen zwei Bausteine:
- Eine Liste der Buchungen mit Datum, Betrag (Einnahme positiv, Ausgabe negativ), Kategorie und Status (geplant oder bezahlt).
- Einen Kalender mit einer Zeile pro Tag, der die Summen aus der Liste zieht.
Schritt für Schritt
Schritt 1: Startbestand festlegen. Nehmen Sie den tatsächlichen Kontostand von heute, nicht eine Schätzung.
Schritt 2: Alle bekannten Zahlungen eintragen. Miete, Löhne, Versicherungen, Steuervorauszahlungen, Leasingraten, Lieferantenrechnungen. Vergessen Sie jährliche Posten nicht, die selten auffallen.
Schritt 3: Erwartete Einnahmen realistisch ansetzen. Planen Sie mit dem Tag, an dem der Kunde erfahrungsgemäß zahlt – nicht an dem, den die Rechnung nennt.
Schritt 4: Den Kalender aufbauen. In Spalte A stehen die Tage, in Spalte B die Einnahmen, in C die Ausgaben:
=SUMMEWENN(Buchungen!$A:$A;A2;Buchungen!$C:$C)
Der Bestand in D ergibt sich aus =D1+B2-C2, wobei D1 der Startbestand ist.
Schritt 5: Lücken markieren. Mit =WENN(D2<0;"Liquiditätslücke";"") oder einer bedingten Formatierung färben Sie kritische Tage rot. Setzen Sie besser einen Mindestbestand an, etwa 3.000 €, als erst bei null zu warnen.
Rechenbeispiel
Eine kleine Agentur startet mit 8.000 € auf dem Konto:
| Datum | Vorgang | Betrag | Bestand |
|---|---|---|---|
| 01.03. | Miete | –2.200 € | 5.800 € |
| 10.03. | Kundenzahlung A | +4.500 € | 10.300 € |
| 15.03. | Software, Versicherung | –950 € | 9.350 € |
| 28.03. | Gehälter | –11.400 € | –2.050 € |
| 05.04. | Kundenzahlung B | +9.800 € | 7.750 € |
Am 28.03. fehlen 2.050 €. Sie sehen das Anfang März, nicht erst am 27. Jetzt können Sie handeln: Kundin B zur früheren Zahlung bewegen, eine Anzahlung verlangen oder die Gehaltszahlung planvoll mit der Bank besprechen.
Plan und Ist vergleichen
Eine Prognose ist nur so gut wie ihre Pflege. Tragen Sie bei jeder tatsächlichen Zahlung Datum und Betrag nach. So lernen Sie, wo Ihre Annahmen systematisch danebenliegen – etwa dass Kunden im Schnitt zehn Tage später zahlen als geplant. Ein Vergleich nach Kategorien (Plan, Ist, Abweichung) macht das sichtbar.
Unbezahlte Posten mit Datum in der Vergangenheit schieben Sie auf heute: Sie sind ja noch offen und belasten den Bestand weiterhin.
Häufige Fehler
- Umsatz statt Zahlungsdatum planen. Das beschönigt die Lage um Wochen.
- Nur Einnahmen und Gehälter im Blick. Quartalsweise Steuerzahlungen und Jahresbeiträge reißen die größten Löcher.
- Zu optimistisch bei Kunden. Rechnen Sie bei unsicheren Eingängen lieber mit späterem Datum.
- Nie aktualisieren. Ein Kalender, der drei Wochen alt ist, ist wertlos. Einmal pro Woche prüfen reicht.
Fertige Vorlage: Zahlungskalender
Wenn Sie das nicht selbst bauen wollen: Die Excel-Vorlage „Zahlungskalender“ (kostenpflichtig) enthält alles Beschriebene.
- Parameter: Anfangsbestand, Startdatum, Mindestbestand und Kategorien.
- Buchungen: bis zu 800 geplante und tatsächliche Vorgänge mit Zahlungsstatus.
- Kalender: 120 Tage mit Einnahmen, Ausgaben und Bestand, dem Signal „Liquiditätslücke“ und einem Diagramm.
- Kategorien: Plan, Ist und Abweichung je Kategorie.
Sie tragen Einnahmen und Zahlungen ein, die Tabelle berechnet den Bestand am Ende jedes Tages. Die Vorlage enthält eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Beispiel mit fiktiven Daten, läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Sie ersetzt keine Buchhaltungssoftware, und die Berechnung ist ein Richtwert.
FAQ
Wie weit sollte ich in die Zukunft planen?
Für den Alltag sind drei bis vier Monate sinnvoll, darüber hinaus wird die Prognose unsicher. Für größere Vorhaben brauchen Sie zusätzlich einen Jahresplan.
Was ist der Unterschied zwischen Gewinn und Liquidität?
Gewinn ist Ertrag minus Aufwand in einem Zeitraum, Liquidität ist das Geld, das tatsächlich auf dem Konto liegt. Eine offene Kundenrechnung erhöht den Gewinn, aber nicht den Kontostand.
Was tun, wenn die Tabelle eine Lücke zeigt?
Prüfen Sie der Reihe nach: Zahlungen verschieben, Kunden an offene Rechnungen erinnern, Anzahlungen vereinbaren, Kontokorrentrahmen klären. Sprechen Sie mit der Bank, bevor es eng wird.
Brauche ich das auch als Selbstständiger ohne Mitarbeiter?
Ja, gerade dann. Steuervorauszahlungen, Versicherungen und schwankende Aufträge machen das Einkommen unregelmäßig, und der Kalender zeigt, wie viel Sie zurücklegen müssen.
