KHIZHNYAKOVVertragsverwaltung in Excel: Fristen überwachen und Zahlungen kontrollieren
Vertragsregister mit Fristen- und Zahlungskontrolle — Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Ein Wartungsvertrag verlängert sich stillschweigend um ein Jahr, weil niemand an die Kündigungsfrist gedacht hat. Eine Rechnung wurde zweimal bezahlt, eine andere gar nicht. Solche Fälle entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil Verträge in Ordnern, E-Mails und Köpfen verteilt sind.
Ein Vertragsregister in Excel bringt alles an einen Ort. Es kostet nichts außer dem einmaligen Aufbau und zeigt Ihnen rechtzeitig, was ablaufen wird und was noch offen ist. Hier lesen Sie, welche Spalten es braucht, welche Formeln den Alltag erleichtern und welche Fehler Sie vermeiden sollten.
Welche Spalten ein Vertragsregister braucht
Weniger ist mehr. Diese Felder genügen für die meisten kleinen Unternehmen:
| Spalte | Zweck |
|---|---|
| Vertragsnummer | eindeutige Kennung |
| Vertragspartner | wer ist die Gegenseite |
| Art | z. B. Miete, Wartung, Dienstleistung |
| Beginn / Ende | Laufzeit, bei unbefristeten Verträgen „unbefristet“ |
| Betrag | Vertragswert, mit Angabe ob inkl. oder zzgl. MwSt. |
| Verantwortlicher | wer kümmert sich |
| Verlängerung | automatisch ja/nein |
| Bezahlt / Rest | wird berechnet |
Wichtig: Alle Zahlungen kommen auf ein zweites Blatt mit Vertragsnummer, Datum und Betrag. Das Register selbst enthält nur die Summen. So bleibt es übersichtlich, auch wenn ein Vertrag zwölf Raten hat.
Fristen mit Formeln überwachen
Die Tage bis zum Ende berechnen Sie mit =WENN(ISTZAHL(E2);E2-HEUTE();""). Bei „unbefristet“ steht dann nichts. Eine Warnung nach einer selbst gewählten Vorlaufzeit, zum Beispiel 60 Tage, erzeugen Sie so:
=WENN(F2="";"";WENN(F2<0;"Abgelaufen";WENN(F2<=60;"Bald fällig";"OK")))
Ergänzen Sie eine bedingte Formatierung mit Ampelfarben, dann springen die kritischen Zeilen ins Auge. Wenn Ihre Verträge eine Kündigungsfrist haben, tragen Sie besser den letzten Kündigungstermin ein und überwachen diesen anstatt des Vertragsendes. Das Vertragsende ist nämlich der Tag, an dem es bereits zu spät ist.
Zahlungen kontrollieren
Der Restbetrag ergibt sich aus Vertragsbetrag minus Zahlungen:
=C2-SUMMEWENN(Zahlungen!A:A;A2;Zahlungen!C:C)
Ein Beispiel: Ein Wartungsvertrag über 12.000 € brutto, bisher gezahlt 9.000 €, Rest 3.000 €. Ist die Laufzeit abgelaufen und der Rest noch offen, ist dieser Betrag überfällig:
=WENN(UND(E2<HEUTE();G2>0);G2;0)
Ist der Rest negativ, wurde mehr gezahlt als vereinbart – ein Fall, den Sie prüfen sollten.
Auch die MwSt. gehört dazu: Steht im Vertrag der Nettobetrag, rechnen Sie =C2*(1+Steuersatz), damit Sie mit dem tatsächlich zu zahlenden Betrag vergleichen. Den aktuellen Satz tragen Sie in eine feste Zelle ein.
Auslaufende Verträge als Liste
Statt das ganze Register durchzuscrollen, hilft eine separate Liste der Verträge, die in den nächsten 60 Tagen enden. Mit Filter nach der Warnspalte und Sortierung nach Datum erledigen Sie das in Sekunden. Prüfen Sie die Liste montags – fünf Minuten pro Woche sind genug.
Häufige Fehler
- Mehrere Versionen der Datei. Es gibt genau ein Register, eine Person pflegt es, die anderen lesen.
- Texte statt Daten. „Ende März“ kann Excel nicht rechnen. Tragen Sie immer ein echtes Datum ein.
- Zahlungen im Register überschreiben. Jede Zahlung ist eine neue Zeile auf dem Zahlungsblatt, sonst verlieren Sie die Historie.
- Dokumente nicht verknüpfen. Notieren Sie den Ablageort des unterschriebenen Vertrags, sonst sucht man später doch im Ordner.
Fertige Vorlage: Vertragsregister
Die Excel-Vorlage „Vertragsregister“ (kostenpflichtig) enthält das alles bereits:
- Parameter: MwSt.-Satz und -Modus, Tage bis zur Warnung, Listen der Vertragsarten, Vertragspartner und Verantwortlichen.
- Register: bis zu 300 Verträge mit Laufzeit (Datum oder „unbefristet“), Betrag, MwSt. inkl. oder zzgl., Verlängerung, Verantwortlichem sowie berechnetem Bezahlten, Restbetrag, Überfälligem, Warnungen und Ampel.
- Zahlungen: bis zu 1500 Zahlungen, zugeordnet über die Vertragsnummer.
- Auslaufend: Liste der Verträge, deren Laufzeit zu Ende geht, nach Dringlichkeit sortiert, ohne Makros.
- Übersicht: nach Arten und Vertragspartnern, Top 10 nach Restbetrag und ein Diagramm der Abläufe nach Monaten.
Die Datei kommt ohne Makros und externe Verknüpfungen aus, läuft in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Der MwSt.-Satz ist ein anpassbarer Parameter – prüfen Sie den aktuellen Wert.
FAQ
Was gehört nicht in ein Vertragsregister?
Der Volltext der Verträge und vertrauliche Details. Das Register ist ein Steuerungsinstrument, die Dokumente selbst liegen geschützt an anderer Stelle.
Wie gehe ich mit Verträgen um, die sich automatisch verlängern?
Tragen Sie das Verlängerungsdatum als neues Ende ein und merken Sie den letzten Kündigungstermin. Eine Spalte „Verlängerung: ja/nein“ erinnert Sie daran, dass Handeln nötig ist.
Eignet sich Excel auch für 500 Verträge?
Für einige hundert Verträge ja. Mit Filtern, Dropdown-Listen und klarer Struktur bleibt die Tabelle handhabbar. Darüber hinaus lohnt sich spezialisierte Vertragssoftware.
Wer darf Zugriff haben?
So wenige wie nötig. Speichern Sie die Datei an einem geschützten Ort, setzen Sie bei Bedarf ein Passwort und halten Sie fest, wer Änderungen vornimmt.
