Verkaufsauswertung in Excel: Umsatz, Gewinn und ABC-Analyse für Ihr Geschäft

Die Kasse oder der Shop sagt Ihnen, wie viel verkauft wurde. Was sie selten sagt: Womit verdienen Sie wirklich Geld? Ein Artikel, der viel Umsatz bringt, kann bei knapper Spanne kaum zum Gewinn beitragen, während ein unscheinbarer Artikel die Kasse füllt. Wer das nicht weiß, kauft die falschen Waren nach und gibt Regalplatz an Ladenhüter ab.

In diesem Ratgeber lernen Sie, Ihre Verkäufe in Excel so zu erfassen, dass Umsatz, Wareneinsatz, Gewinn und Aufschlag automatisch herauskommen, und wie Sie mit der ABC-Analyse die Artikel finden, auf die es wirklich ankommt.

Schritt 1: Ein Verkauf – eine Zeile

Das Grundprinzip ist einfach: eine Verkaufszeile mit Datum, Artikel, Menge, Rabatt, Verkäufer und Zahlungsart. Preise stehen nicht in der Verkaufszeile, sondern in einer separaten Artikelliste mit Artikelnummer, Name, Kategorie, Einkaufs- und Verkaufspreis. Die Preise holt sich die Verkaufszeile per SVERWEIS:

=SVERWEIS(B2;Artikel!A:E;5;FALSCH)

Das hat einen großen Vorteil: Ändert sich ein Preis, pflegen Sie ihn nur an einer Stelle. Der Nachteil: Alte Verkäufe rechnen sich dann ebenfalls neu. Wollen Sie die Historie erhalten, legen Sie bei einer Preisänderung einen neuen Artikel an.

Schritt 2: Kennzahlen pro Verkauf

Mit Preis in E2, Menge in C2, Rabatt in F2 (als Prozentwert) und Einkaufspreis in G2 ergibt sich:

• Umsatz: =E2*C2*(1-F2)
• Wareneinsatz: =G2*C2
• Gewinn: =Umsatz-Wareneinsatz, also zum Beispiel =H2-I2
• Aufschlag: =J2/I2

Ein Beispiel: Eine Tasche kostet im Einkauf 24 € und wird für 39 € verkauft. Bei einem Verkauf ohne Rabatt sind das 39 € Umsatz, 24 € Wareneinsatz, 15 € Gewinn und ein Aufschlag von 62,5 %.

Aufschlag oder Marge?

Das wird ständig verwechselt. Der Aufschlag bezieht sich auf den Wareneinsatz (15 € von 24 € = 62,5 %), die Marge auf den Umsatz (15 € von 39 € = 38,5 %). Ein Aufschlag von 50 % entspricht also nur einer Marge von etwa 33 %. Vergleichen Sie nie die beiden Werte miteinander, und sagen Sie bei Gesprächen mit der Bank oder Lieferanten dazu, welche Kennzahl Sie meinen.

Schritt 3: Auswertung nach Zeit und Person

Mit SUMMEWENN und SUMMEWENNS beantworten Sie die wichtigsten Fragen:

• Umsatz je Verkäufer: =SUMMEWENN(E:E;"Anna";H:H)
• Umsatz je Wochentag: Mit einer Hilfsspalte =WOCHENTAG(A2;2) lässt sich der Samstag mit dem Dienstag vergleichen. Das hilft bei der Personalplanung.
• Umsatz je Monat: =SUMMENPRODUKT((MONAT(A2:A3000)=3)*H2:H3000)

Die Zahlen zeigen oft Überraschendes, etwa dass der Donnerstag stärker ist als gedacht – dann lohnt es sich, dort länger geöffnet zu haben.

Schritt 4: Die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse teilt Ihr Sortiment nach dem Beitrag zum Umsatz:

1. Summieren Sie den Umsatz je Artikel (SUMMEWENN).
2. Sortieren Sie die Artikel absteigend nach Umsatz.
3. Berechnen Sie den Anteil jedes Artikels am Gesamtumsatz und den kumulierten Anteil.
4. Weisen Sie zu: Artikel, die die ersten 80 % des Umsatzes bringen, sind A, die nächsten 15 % sind B, der Rest ist C.

Die Zuordnung in Excel: =WENN(K2<=0,8;"A";WENN(K2<=0,95;"B";"C")), wobei K2 der kumulierte Anteil ist. Typischerweise machen wenige A-Artikel den Großteil des Umsatzes aus. Diese dürfen nie ausverkauft sein. C-Artikel prüfen Sie dagegen kritisch: Binden sie Geld und Platz, ohne etwas beizutragen? Die Grenzen 80/15/5 sind Richtwerte und lassen sich anpassen.

Häufige Fehler

• Nur den Umsatz betrachten: Ohne Wareneinsatz sieht man nicht, was übrig bleibt.
• Rabatte nicht erfassen: Dann stimmt der Gewinn nicht.
• Verkäufe nachträglich eintragen: Schätzungen verfälschen die Wochentagsauswertung.
• Zu feine Artikelliste: Zehn Größen eines T-Shirts als zehn Artikel zu führen, macht die ABC-Analyse unübersichtlich.

Fertige Excel-Vorlage für die Verkaufsauswertung

Die Vorlage setzt diese Methode komplett um. Die „Stammdaten“ enthalten Artikel (Artikelnummer, Name, Kategorie, Einkaufs- und Verkaufspreis), Verkäufer, Zahlungsarten und die Grenzen der ABC-Gruppen. In den „Verkäufen“ erfassen Sie bis zu 3000 Zeilen mit Datum, Artikel aus der Liste, Menge, Rabatt, Verkäufer und Zahlung; Preis, Umsatz, Wareneinsatz, Gewinn und Aufschlag berechnet die Tabelle selbst. Die „ABC-Analyse“ ordnet die Artikel nach Umsatz mit Anteil, kumuliertem Anteil und Gruppe A, B oder C. Die „Übersicht“ liefert Summen, die Auswertung nach Wochentag, Monat, Verkäufer und Zahlungsart, die Top 10 der Artikel und vier Diagramme.

Platz ist für 3000 Verkaufszeilen und 200 Artikel; für das nächste Jahr speichern Sie eine Kopie und beginnen neu. Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Die Vorlage ist kostenpflichtig, enthält eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten und ist keine Buchhaltungssoftware. Sie richtet sich an Inhaber kleiner Läden, Verkaufsstellen und Onlineshops sowie Selbstständige.

Häufige Fragen

Reicht Excel für einen kleinen Laden?

Für Auswertungen ja, für die Kassenführung nein. Excel ersetzt weder eine Kasse noch die Buchhaltung, sondern ergänzt sie um eine Analyse, die dort selten vorgesehen ist.

Wie oft sollte ich die ABC-Analyse aktualisieren?

Einmal im Quartal ist sinnvoll, bei Saisonware auch öfter. Vergleichen Sie, welche Artikel zwischen den Gruppen wechseln.

Was mache ich mit C-Artikeln?

Nicht automatisch streichen. Manche ziehen Kunden an oder ergänzen A-Artikel. Prüfen Sie aber, ob Preis, Platzierung oder Bestellmenge noch passen.

Wie finde ich den richtigen Aufschlag?

Der Aufschlag muss Miete, Personal und sonstige Kosten decken, nicht nur den Einkauf. Rechnen Sie Ihre Fixkosten gegen den erwarteten Gewinn pro Monat, bevor Sie Preise festlegen.