Verleih verwalten mit Excel: Ausgabe, Rückgabe, Kaution und Verzug

Wer Werkzeug, Baugeräte, Fahrräder oder Veranstaltungstechnik verleiht, kennt die typischen Fragen: Wer hat gerade den Bohrhammer? Wurde die Kaution schon zurückgegeben? Wie viel schuldet der Kunde, wenn er das Gerät zwei Tage zu spät bringt? Mit einem Notizbuch am Tresen klappt das nur, solange wenig los ist.

Eine gut gebaute Excel-Tabelle beantwortet diese Fragen auf Knopfdruck. Dieser Ratgeber erklärt, welche Daten Sie brauchen, wie Sie Miete und Verzug berechnen und wie Sie die Auslastung Ihres Fuhrparks erkennen.

Katalog und Ausgabejournal trennen

Zwei Listen bilden das Fundament:

Katalog (eine Zeile pro Gerät oder Gerätegruppe): Bezeichnung, Kategorie, Tagestarif, Kaution, Anzahl im Bestand.

Ausgabejournal (eine Zeile pro Ausleihe): Kunde, Telefon, Gerät, Ausgabedatum, Dauer in Tagen, tatsächliche Rückgabe, Menge.

Der Tarif steht nur im Katalog und wird im Journal per SVERWEIS geholt. So ändern Sie Preise an einer Stelle:

=SVERWEIS(C2;Katalog!A:C;3;FALSCH)

Miete berechnen

Die Formel ist einfach: Tagestarif mal Menge mal Dauer. Beispiel: Ein Bohrhammer kostet 18 € pro Tag, ein Kunde leiht zwei Stück für drei Tage:

=Tarif*Menge*Tage, also 18 € × 2 × 3 = 108 €

Die geplante Rückgabe ergibt sich aus Ausgabedatum plus Dauer: =B2+E2. Wenn Sie Wochenenden anders behandeln, zum Beispiel Samstag und Sonntag als ein Tag, hilft die Funktion ARBEITSTAG oder NETTOARBEITSTAGE.

Kaution richtig behandeln

Die Kaution gehört nicht zum Umsatz, sondern ist ein durchlaufender Posten, den der Kunde bei Rückgabe zurückerhält, sofern das Gerät in Ordnung ist. Rechnen Sie sie daher getrennt: Kaution pro Stück aus dem Katalog mal Menge. In der Übersicht ist dann wichtig, wie viel Kaution Sie derzeit für noch nicht zurückgegebene Geräte halten. Mischen Sie sie nie in den Umsatz, sonst verfälschen Sie Ihr Ergebnis.

Verzug und Aufschlag

Viele Verleiher berechnen für verspätete Rückgaben einen erhöhten Satz. Das lässt sich mit zwei Formeln abbilden. Zuerst die Verspätung in Tagen, wobei bei offenen Ausleihen das heutige Datum zählt:

=MAX(0;WENN(H2="";HEUTE();H2)-D2)

D2 ist die geplante, H2 die tatsächliche Rückgabe. Dann der Aufschlag mit einem Faktor, den Sie selbst festlegen, zum Beispiel 1,5:

=Verzug*Tarif*Menge*Faktor

Hat der Kunde den Bohrhammer zwei Tage zu spät zurückgebracht, sind das 2 × 18 € × 2 × 1,5 = 108 € Aufschlag. Wichtig: Der Verzugsaufschlag muss in Ihren Mietbedingungen stehen, damit er durchsetzbar ist. Prüfen Sie die Formulierung im Zweifel mit einer Fachperson.

Freier Bestand und Auslastung

Wie viele Stück sind gerade unterwegs? Nur nicht zurückgegebene Ausleihen zählen:

=SUMMEWENNS(Journal!G:G;Journal!C:C;A2;Journal!H:H;"")

Verfügbar = Bestand minus ausgeliehen. Die Auslastung ist ausgeliehene Stückzahl geteilt durch Bestand. Geräte mit dauerhaft hoher Auslastung sind Kandidaten für einen weiteren Kauf, Geräte mit sehr niedriger für den Verkauf oder die Preissenkung.

Typische Fehler

• Kein Abgleich mit dem Lager: Zählen Sie den Bestand einmal im Quartal und vergleichen Sie ihn mit der Tabelle.
• Rückgabe nicht sofort eintragen: Dann steht das Gerät in der Tabelle noch als verliehen, und der Verzug läuft weiter.
• Telefonnummer vergessen: Ohne sie ist die Mahnung ein Suchspiel.
• Zubehör übersehen: Bohrer, Ladegeräte und Akkus als eigene Zeile oder Hinweis führen.

Fertige Excel-Vorlage für Verleih und Vermietung

Die Vorlage nimmt Ihnen das Aufsetzen ab. Auf dem Blatt „Stammdaten“ stellen Sie den Faktor für den Verzugsaufschlag, die Schwelle „bald fällig“, den ersten Berichtsmonat und die Gerätekategorien ein. Der „Katalog“ umfasst bis zu 40 Positionen mit Tagestarif, Kaution und Anzahl im Fuhrpark; berechnet werden automatisch „ausgeliehen“, „verfügbar“, Auslastung, Zahl der Ausgaben und Umsatz je Position. Im Blatt „Ausgaben“ erfassen Sie bis zu 1000 Ausgaben mit Kunde, Telefon, Gerät aus der Liste, Dauer, geplanter und tatsächlicher Rückgabe, Kaution, Miete, Verzug, Aufschlag, Gesamtbetrag und farbigem Status.

Die „Übersicht“ zeigt, was ausgeliehen ist, die Kaution, den Verzug, den Umsatz nach Monaten und Kategorien, den durchschnittlichen Auftragswert und zwei Diagramme. Es sind bis zu 8 Kategorien möglich. Die Kaution zählt nicht zum Umsatz. Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Die Vorlage ist kostenpflichtig, mit leerer Tabelle und einem Muster mit fiktiven Daten, und keine Buchhaltungssoftware. Sie eignet sich für Verleihstellen für Werkzeug, Bau- und Gartengeräte, Fahrräder, Veranstaltungstechnik sowie kleine Werkstätten und Lager.

Häufige Fragen

Wie hoch sollte die Kaution sein?

Orientieren Sie sich am Wiederbeschaffungswert und dem Risiko. Bei hochwertigen Geräten ist ein Anteil des Neupreises üblich. Wichtig ist, dass sie im Vertrag steht und nachvollziehbar ist.

Wie gehe ich mit beschädigten Geräten um?

Notieren Sie den Schaden im Journal, bevor das Gerät wieder rausgeht, und behalten Sie die Kaution gegebenenfalls ganz oder teilweise ein. Machen Sie Fotos bei der Ausgabe und Rückgabe.

Kann ich auch Stundentarife berechnen?

Mit einer Anpassung ja: Dauer in Stunden und Stundentarif. Die Vorlage selbst rechnet in Tagen.

Ab wann lohnt sich eine Verleihsoftware statt Excel?

Wenn mehrere Standorte oder Online-Buchungen mit Verfügbarkeitsprüfung gebraucht werden. Für eine Verleihstelle mit einem Tresen reicht Excel meist gut.