KHIZHNYAKOVBonusberechnung im Vertrieb mit Excel: Ziel, Staffel und Auszahlung
Vertriebserfassung und Bonusberechnung in Excel: Ziel, Trichter, Bonusstaffel — Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Jeden Monat dieselbe Diskussion: Wie viel hat der Vertriebsmitarbeiter wirklich abgeschlossen, welcher Satz gilt, und warum weicht die eigene Rechnung von der der Buchhaltung ab? Wenn Boni aus Auswertungen verschiedener Quellen von Hand zusammengesucht werden, entstehen Fehler und Misstrauen. Dabei braucht eine nachvollziehbare Bonusberechnung nur drei Dinge: eine saubere Liste der Abschlüsse, ein Ziel pro Person und eine klare Staffel.
Dieser Beitrag zeigt, wie Sie das in Excel aufbauen, mit einem durchgerechneten Beispiel und typischen Stolperfallen.
Die drei Bausteine
1. Abschlussliste. Jeder Abschluss bekommt eine Zeile: Erstellungsdatum, Vertriebsmitarbeiter, Kunde, Produkt, Betrag, Phase (zum Beispiel „Angebot“, „Verhandlung“, „Bezahlt“) und Zahlungsdatum.
2. Ziele. Pro Mitarbeiter und Monat ein Zielumsatz, dazu gegebenenfalls ein Grundgehalt.
3. Staffel. Eine kleine Tabelle, die festlegt, welcher Satz ab welcher Zielerreichung gilt:
| Ab Zielerreichung | Satz |
|---|---|
| 0 % | 0 % |
| 80 % | 2 % |
| 100 % | 4 % |
| 120 % | 6 % |
Die konkreten Werte legen Sie in Ihrer Vergütungsregelung fest; die Tabelle dient nur als Beispiel.
Schritt 1: Das Ist ermitteln
Was zählt zum Ist? Eine saubere Regel verhindert Streit: Nur Abschlüsse, die bezahlt wurden und deren Zahlungsdatum im Abrechnungsmonat liegt. Mit SUMMEWENNS:
=SUMMEWENNS(E:E;B:B;"Anna";F:F;"Bezahlt";G:G;">="&DATUM(2026;10;1);G:G;"<"&DATUM(2026;11;1))
Ein Abschluss ohne Zahlungsdatum zählt nicht. Eine zusätzliche Prüfspalte, die Phase „Bezahlt“ ohne Datum markiert, spart später viel Ärger.
Schritt 2: Zielerreichung
Hat Anna ein Ziel von 40.000 € und 46.000 € bezahlt, beträgt die Zielerreichung 115 %:
=Ist/Ziel, hier =46000/40000
Praktisch ist eine Ampel: unter 80 % rot, bis 100 % gelb, darüber grün. Das zeigt dem Team sofort, wo es steht.
Schritt 3: Satz aus der Staffel wählen
Die Staffel wird mit SVERWEIS im Modus „ungefähre Übereinstimmung“ ausgelesen. Dazu muss die Tabelle aufsteigend sortiert sein:
=SVERWEIS(Zielerreichung;Staffel!A:B;2;WAHR)
Bei 115 % liefert die Formel 4 %, denn die Schwelle 120 % ist noch nicht erreicht. Genau das ist der Vorteil der Staffel: Sie müssen keine verschachtelten WENN-Formeln pflegen, die irgendwann niemand mehr versteht.
Schritt 4: Bonus und Auszahlung
Bonus = Ist × Satz, also 46.000 € × 4 % = 1.840 €. Mit einem Grundgehalt von 2.500 € ergibt sich ein Auszahlungsbetrag von 4.340 €. In Excel: =Ist*Satz und =Grundgehalt+Bonus. Ob der Bonus auf den gesamten Umsatz oder nur auf den Teil über dem Ziel gezahlt wird, ist Sache Ihrer Regelung – schreiben Sie das aber in die Tabelle, damit es dokumentiert ist.
Den Trichter nicht vergessen
Eine Bonusrechnung zeigt nur, was bereits bezahlt wurde. Wer wissen will, ob nächsten Monat genug nachkommt, braucht den Blick auf die Pipeline: Wie viele Abschlüsse stehen in welcher Phase, mit welcher Summe? Mit ZÄHLENWENN und SUMMEWENN je Phase bekommen Sie das ohne CRM. Die Konversion ist die Zahl der bezahlten Abschlüsse geteilt durch die Zahl der erstellten Abschlüsse, also zum Beispiel 12 von 30 = 40 %.
Typische Fehler
- Mehrere Zeitpunkte vermischen: Erstellungsdatum und Zahlungsdatum sind etwas anderes. Entscheiden Sie sich für eines als Maßstab.
- Staffel unsortiert: SVERWEIS mit WAHR liefert nur bei aufsteigender Sortierung richtige Ergebnisse.
- Korrekturen nachträglich ohne Spur: Stornos als eigene Zeile mit negativem Betrag erfassen, nicht überschreiben.
- Steuern und Abgaben vermischen: Eine Bonusberechnung ersetzt keine Lohnabrechnung. Abgaben klären Sie mit Ihrer Lohnbuchhaltung.
Fertige Excel-Vorlage für Vertriebsboni
Die Vorlage bildet diesen Ablauf komplett ab. In den „Stammdaten“ pflegen Sie die Vertriebsmitarbeiter mit Ziel und Grundgehalt, die Bonusstaffel, die Produkte und den Abrechnungsmonat. Die „Verkäufe“ erfassen bis zu 1000 Abschlüsse mit Erstellungsdatum, Mitarbeiter, Kunde, Produkt, Betrag, Pipeline-Phase und Zahlungsdatum, inklusive Vollständigkeitsprüfung. Die „Abrechnung“ zeigt je Vertriebsmitarbeiter Ziel, Ist, Zielerreichung, Ampel, Satz laut Staffel, Bonus, Grundgehalt, Auszahlung, Portfolio in Bearbeitung und Konversion. Die „Übersicht“ stellt den Trichter nach Phasen und die bezahlten Verkäufe nach Monaten dar, mit drei Diagrammen.
Zum Ist zählen Abschlüsse in der Phase „Bezahlt“ mit Zahlungsdatum im Abrechnungsmonat. Die Tabelle nimmt den höchsten Satz, dessen Schwelle erreicht ist. Steuern und Abgaben berechnet sie nicht. Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Die Vorlage ist kostenpflichtig; im Paket sind eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten. Sie passt für Vertriebsleiter, kaufmännische Leitungen, Inhaber kleiner Unternehmen und Buchhaltung.
Häufige Fragen
Sollte der Bonus auf den gesamten Umsatz oder nur auf den Mehrumsatz gezahlt werden?
Beides ist üblich. Eine Zahlung auf den gesamten Umsatz motiviert früh, ein Bonus nur auf Mehrumsatz ist günstiger für das Unternehmen. Entscheidend ist, dass die Regel schriftlich festgelegt ist.
Wie setze ich realistische Ziele?
Orientieren Sie sich an den bezahlten Umsätzen der letzten zwölf Monate und an der Saison. Ein Ziel, das fast niemand erreicht, motiviert nicht.
Was passiert bei Stornos nach der Auszahlung?
Das regelt Ihre Vergütungsvereinbarung. Praktisch ist, den Storno im Folgemonat als negativen Betrag zu verbuchen.
Kann ich auch Teams statt Einzelpersonen abbilden?
Ja, indem Sie das Team als eigenen Eintrag mit Teamziel anlegen. Die Aufteilung auf Personen regeln Sie dann separat.
