KHIZHNYAKOVCómo hacer el presupuesto de un evento en Excel
Presupuesto y plan de un evento en Excel: partidas, pagos y lista de tareas — Plantilla Excel — Ver la plantilla →
Organizar un evento es, sobre todo, controlar muchas cosas pequeñas: el salón, el catering, la música, la decoración, el transporte, los regalos. Cada una tiene su proveedor, su señal, su fecha de pago y su plazo. Si todo vive en correos y notas sueltas, lo normal es descubrir el desvío del presupuesto cuando ya está pagado.
Una hoja de Excel resuelve esto con poco esfuerzo. En este artículo verá cómo estructurar el presupuesto por categorías, cómo separar lo previsto de lo pagado, cómo calcular el coste por invitado y cómo llevar una lista de tareas con plazos que avise de lo que se retrasa.
El método: presupuesto por partidas, pagos y tareas
Paso 1: datos generales
Antes de las partidas, fije en una zona de parámetros cuatro datos: nombre del evento, fecha, número de invitados y presupuesto total. Todo lo demás se calcula contra ellos. Si el número de invitados cambia, solo debe tocar una celda.
Paso 2: partidas con cantidad, precio y pagado
Cada gasto es una fila. Las columnas útiles son:
| Concepto | Categoría | Cantidad | Precio unitario | Previsto | Pagado | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Menú por persona | Catering | 60 | 38,00 € | 2.280,00 € | 684,00 € | 1.596,00 € |
| Alquiler del salón | Local | 1 | 900,00 € | 900,00 € | 300,00 € | 600,00 € |
| DJ y sonido | Música | 1 | 650,00 € | 650,00 € | 0,00 € | 650,00 € |
El importe previsto es cantidad por precio (=C2*D2) y el saldo es previsto menos pagado (=E2-F2). Mantener las dos columnas separadas es lo que le permite saber, en cualquier momento, cuánto está comprometido y cuánto dinero tiene que salir todavía.
Paso 3: total por categoría con SUMAR.SI
Para saber en qué se va el dinero, sume por categoría:
=SUMAR.SI($B$2:$B$61;"Catering";$E$2:$E$61)
Haga lo mismo con la columna de pagado. Una tabla pequeña con categorías en filas y «Previsto», «Pagado» y «Saldo» en columnas es el resumen que querrá enseñar a quien aprueba el gasto. Un gráfico de barras o de sectores sobre esa tabla ayuda a ver qué pesa más.
Paso 4: comprobar el presupuesto total
El control básico es una resta y un condicional:
=SI(SUMA(E2:E61)>$B$1;"Exceso de "&TEXTO(SUMA(E2:E61)-$B$1;"#.##0,00 €");"Dentro del presupuesto")
Si el presupuesto es de 4.500 € y lo previsto suma 4.830 €, la celda mostrará «Exceso de 330,00 €». Es mejor verlo mientras aún se pueden renegociar partidas.
Paso 5: coste por invitado
Divida el total previsto entre los invitados: =SUMA(E2:E61)/B3. Con 4.830 € y 60 invitados, el coste es de 80,50 € por persona. Este dato es oro para comparar con eventos anteriores o para decidir si merece la pena invitar a 10 personas más: añadir invitados sube el catering, pero reparte mejor el alquiler del salón.
Paso 6: lista de tareas con semáforo de plazos
Los eventos fallan menos por dinero que por tareas olvidadas. Cree una segunda tabla con tarea, responsable, plazo y estado. Con una fórmula simple, avise de lo que se acerca o ya venció:
=SI(D2="Hecha";"Hecha";SI(C2<HOY();"Vencida";SI(C2-HOY()<=7;"Plazo próximo";"En curso")))
Un formato condicional que pinte de rojo «Vencida» y de amarillo «Plazo próximo» convierte la lista en un panel de control.
Errores frecuentes al presupuestar un evento
- Olvidar el imprevisto. Reserve un 5 o 10 % como partida propia; casi siempre se usa.
- Mezclar previsto y pagado en una sola columna. Entonces no se sabe cuánto falta por pagar.
- No actualizar el número de invitados. El coste por persona deja de ser fiable.
- Categorías demasiado detalladas. Con diez o doce categorías basta; más solo complica el resumen.
- Tareas sin responsable. Una tarea sin nombre al lado no la hace nadie.
Plantilla de Excel: presupuesto y plan de un evento
Si quiere ahorrarse el montaje, la plantilla de presupuesto y plan de un evento reúne todo lo anterior. Es una plantilla de pago.
- «Parámetros»: evento, fecha, número de invitados, presupuesto total y lista de categorías (se puede ajustar antes de empezar).
- «Presupuesto»: hasta 60 partidas con categoría, cantidad, precio y pagado; el importe previsto, el saldo y el estado se calculan solos.
- «Lista de tareas»: hasta 40 tareas con responsable, plazo y estado, con los avisos «Plazo próximo» y «Vencida».
- «Resumen»: previsto y pagado por categoría, saldo del presupuesto, coste por invitado, avance y gráfico.
Está pensada para organizadores de fiestas de empresa, aniversarios, conferencias y celebraciones, office managers, administradores y asociaciones de padres. Funciona en Excel 2007 y posteriores y en LibreOffice, sin macros, y el archivo está en español.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debo reservar para imprevistos?
Una referencia práctica es entre el 5 y el 10 % del presupuesto. Si el evento tiene muchos proveedores o es la primera vez que lo organiza, acérquese al 10 %.
¿Cuándo conviene pagar las señales?
Anote la fecha de cada pago en la hoja y revise el saldo semanalmente. Lo importante no es pagar antes o después, sino que ningún vencimiento le sorprenda.
¿Cómo comparo dos presupuestos de proveedores?
Cree dos filas con el mismo concepto y compare el importe previsto. Compare también lo que incluye cada oferta (servicio, transporte, montaje), no solo el precio base.
¿Cómo lo hago con varios organizadores?
Deje una columna de responsable en la lista de tareas y revise la hoja en una reunión corta cada semana. Un solo archivo compartido evita versiones contradictorias.
