KHIZHNYAKOVCómo hacer un CRM en Excel paso a paso
CRM en Excel: clientes, oportunidades y embudo de ventas — Plantilla de Excel — Ver la plantilla →
Para un equipo pequeño, un sistema CRM completo suele ser demasiado: cuesta dinero, exige formación y se acaba usando una décima parte de sus funciones. Aun así, el problema es real. Sin un registro, nadie recuerda a quién hay que llamar esta semana, cuánto se espera vender o por qué se perdió un cliente.
Una hoja de Excel cubre lo esencial: quién es el cliente, qué oportunidad tiene abierta, en qué etapa está, cuándo toca el próximo contacto y cuánto se espera ganar. A continuación le muestro cómo estructurarla para que sea útil de verdad.
Cómo construir un CRM sencillo en Excel
1. Tres tablas, no una
El error más común es meterlo todo en una sola hoja. Un cliente puede tener varias oportunidades y cada oportunidad varios contactos. Por eso conviene separar:
- Clientes: nombre, empresa, teléfono, correo, fuente, responsable, fecha del último contacto.
- Oportunidades: cliente, descripción, etapa, importe, fecha de cierre prevista, responsable.
- Contactos: fecha, cliente, tipo (llamada, correo, reunión) y resumen.
2. Defina las etapas y su probabilidad
El embudo de ventas es una lista ordenada de etapas con una probabilidad de cierre. Un ejemplo razonable:
| Etapa | Probabilidad |
|---|---|
| Contacto inicial | 10 % |
| Necesidad confirmada | 30 % |
| Propuesta enviada | 50 % |
| Negociación | 75 % |
| Ganada | 100 % |
| Perdida | 0 % |
Estas cifras son solo un ejemplo: ajústelas con su propia experiencia. Lo importante es que sean pocas y que todos las entiendan igual.
3. Ingresos esperados con BUSCARV
El ingreso esperado de una oportunidad es su importe por la probabilidad de la etapa. Con una tabla de etapas en otra hoja:
=D2*BUSCARV(C2;Parámetros!$A$2:$B$7;2;FALSO)
Si una oportunidad de 6.000 € está en «Propuesta enviada» (50 %), el ingreso esperado es de 3.000 €. Sumando esa columna sabrá qué volumen puede esperar razonablemente, en lugar de contar todas las oportunidades como si fueran seguras.
4. Contactos que vencen
Un CRM sirve si le recuerda a quién llamar. Añada una columna «Próximo contacto» y otra de estado:
=SI(F2="";"";SI(F2<HOY();"Vencido";SI(F2-HOY()<=3;"Esta semana";"En plazo")))
Con un formato condicional que ponga en rojo los vencidos, empezar el día revisando esa columna ordenada por fecha es suficiente para que nadie quede sin atender.
5. El embudo: cuántas y cuánto por etapa
Con CONTAR.SI y SUMAR.SI saca la foto del embudo:
=CONTAR.SI(Oportunidades!$C$2:$C$500;A2) y =SUMAR.SI(Oportunidades!$C$2:$C$500;A2;Oportunidades!$D$2:$D$500)
Imagine 40 oportunidades de contacto inicial, 18 con propuesta enviada y 6 ganadas. La conversión entre etapas (por ejemplo, 6 de 18 = 33 %) le dice dónde se atasca el proceso. El ticket medio es la suma de los importes ganados dividida entre el número de ganadas.
6. Resultados por vendedor
Para repartir el trabajo y detectar quién necesita apoyo, repita SUMAR.SI y CONTAR.SI por responsable. No lo use para castigar, sino para ver qué fuentes y qué personas aportan más.
Errores frecuentes
- Datos duplicados. Si «Gómez SL» y «Gomez S.L.» son dos clientes, sus estadísticas se reparten. Use una lista desplegable.
- Oportunidades eternas. Revise las que llevan meses en la misma etapa; o se cierran o se descartan.
- No anotar los contactos. Un CRM sin historial es solo una agenda.
- Demasiadas columnas. Cada campo extra es un campo que alguien dejará vacío.
- Fechas como texto. Rompe todas las fórmulas de vencimiento.
Plantilla de CRM en Excel: clientes, oportunidades y embudo
Si prefiere partir de algo ya hecho, la plantilla de CRM en Excel incluye lo descrito y es de pago.
- «Parámetros»: vendedores, fuentes, etapas del embudo y probabilidad.
- «Clientes»: hasta 300, con la fecha del último contacto.
- «Oportunidades»: hasta 500, con etapa, importe, ingresos esperados y estado del contacto (los contactos vencidos aparecen resaltados).
- «Contactos»: registro de llamadas, correos y reuniones.
- «Embudo»: oportunidades e importes por etapa, conversión y ticket medio.
- «Vendedores»: resultados por empleado (hasta 10).
Es útil para dueños de pequeños negocios, vendedores, consultores y freelancers que quieren orden sin una suscripción cara. Funciona en Excel 2007 y posteriores y en LibreOffice, sin macros; el archivo está en español.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo se me queda pequeño Excel como CRM?
Cuando varias personas necesitan editar a la vez, cuando quiere automatizar correos o cuando maneja miles de contactos. Hasta entonces, una hoja ordenada es más que suficiente.
¿Qué datos de cliente debo guardar?
Solo los que va a usar: contacto, fuente, responsable y fecha del último contacto. Si guarda datos personales, consulte la normativa de protección de datos que le aplique.
¿Cómo defino la probabilidad de cada etapa?
Empiece con valores estimados y, tras unos meses, compárelos con sus resultados reales: de cada diez propuestas enviadas, ¿cuántas se cierran? Ajuste la cifra.
¿Con qué frecuencia debo revisar el CRM?
Cada mañana, los contactos vencidos; cada semana, el embudo; cada mes, la conversión por etapas y por fuente.
