KHIZHNYAKOVCómo controlar tus ingresos y pedidos como freelance en Excel
Control de pedidos y horas para freelancers — Plantilla de Excel — Ver la plantilla →
Los ingresos de un freelance tienen una particularidad incómoda: llegan mezclados y desordenados. Un cliente paga por horas, otro por un proyecto cerrado, un tercero paga a 60 días y otro se olvidó de la última factura. Al final del mes, la pregunta «¿cuánto he ganado?» tiene tres respuestas distintas según a qué cuenta mires.
En esta guía verás cómo organizar en Excel los dos tipos de trabajo —por horas y de precio fijo—, cómo saber en todo momento cuánto te deben y cómo calcular tu tarifa real por hora, que casi nunca coincide con la que crees cobrar. Al final te presentamos una plantilla diseñada para este caso.
Paso 1: la lista de clientes con su tarifa
Una tabla con cada cliente y su tarifa por hora. Así no tendrás que recordarla ni escribirla en cada registro. Si un trabajo concreto se cobra a otra tarifa (por ejemplo, un encargo urgente con recargo), podrás indicarlo en la propia fila.
Paso 2: el registro de tiempo
Una fila por bloque de trabajo con fecha, cliente, tarea, hora de inicio y hora de fin (o directamente las horas, si no cronometras). Las horas se calculan con:
=SI(Y(C2<>"";D2<>"");(D2-C2)*24;E2)
El importe usa la tarifa propia de la fila si existe y, si no, la del cliente:
=F2*SI(G2<>"";G2;BUSCARV(B2;Clientes!$A:$B;2;FALSO))
Una columna «Cobrado» (sí/no) te permite saber qué horas ya están pagadas.
Paso 3: los pedidos de precio fijo
Los proyectos cerrados funcionan distinto: tienen un importe pactado, una fecha de entrega y, a menudo, un anticipo. En una tabla aparte anota importe, fecha de entrega, estado (en curso, entregado), lo cobrado y el saldo:
=C2-F2
Un semáforo que avise de las entregas cercanas evita sorpresas:
=SI(E2="Entregado";"";SI(D2<HOY();"Retrasado";SI(D2-HOY()<=3;"Urgente";"")))
Paso 4: tus ingresos del mes y lo pendiente
Para el mes, suma el importe de las horas de ese mes y el de los pedidos entregados en ese mes. Lo pendiente de cobro es la suma de las horas no cobradas más los saldos de los pedidos. Esa cifra, revisada cada semana, es la que te dice a quién enviar un recordatorio.
Paso 5: la tarifa real por hora
Aquí está la cifra que más sorprende. Supón un mes así:
| Concepto | Horas | Importe |
|---|---|---|
| Trabajo por horas, cliente A | 38 | 1330 € (35 €/h) |
| Trabajo por horas, cliente B | 24 | 960 € (40 €/h) |
| Total por horas | 62 | 2290 € |
| Proyecto de precio fijo (logo y manual) | 40 | 1200 € |
En el trabajo por horas, tu tarifa promedio es 2290 / 62 ≈ 36,9 €/h. Pero si mides también las horas del proyecto de precio fijo, descubres que te salió a 1200 / 40 = 30 €/h, bastante por debajo. Para el siguiente presupuesto de precio cerrado, ya sabes que debes estimar más horas o subir el precio.
Paso 6: una referencia de «después de impuestos»
Una línea que multiplique los ingresos por (1 − porcentaje de impuestos) da una idea de lo que realmente te queda. Es solo una referencia: los impuestos de un autónomo dependen del país, del régimen y de los gastos deducibles, así que el porcentaje debes revisarlo con tu asesor o con la normativa vigente.
Errores frecuentes
- Confundir facturado con cobrado. Lo facturado no está en tu cuenta hasta que el cliente paga.
- No registrar las horas en proyectos de precio fijo. Sin ellas, no sabrás si un proyecto fue rentable.
- Olvidar las horas no facturables. Correos, reuniones y presupuestos también consumen tu jornada.
- Tratar todos los ingresos como disponibles. Una parte es de los impuestos. Apártala cada mes.
Plantilla de pago: control de pedidos y horas para freelancers
La plantilla Control de pedidos y horas para freelancers es de pago y reúne los dos tipos de trabajo en un archivo. En «Clientes» registras la lista de clientes con su tarifa por hora, junto con los parámetros: fecha de «hoy», impuesto en porcentaje como referencia, primer mes del informe y plazo «urgente».
En «Tiempo» caben hasta 1000 registros con fecha, cliente, tarea, inicio y fin u horas manuales, tarifa propia para trabajos urgentes, importe y marca «Cobrado». En «Pedidos» llevas hasta 500 pedidos de precio fijo con importe, fecha de entrega, estado, cobrado, saldo y semáforo de plazos. El «Resumen» muestra los ingresos por mes y por cliente, las horas de la semana y del mes, la tarifa promedio por hora, lo pendiente de cobro, la referencia «después de impuestos» y dos gráficos.
Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros. El cálculo es orientativo.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo cuento como ingreso un proyecto de precio fijo?
Lo más práctico es contarlo en el mes de entrega. Si cobras un anticipo, el saldo pendiente te dirá cuánto falta. Para fines fiscales, sigue los criterios que te indique tu asesor.
¿Cómo subo mi tarifa sin perder clientes?
Empieza por los clientes nuevos y por los proyectos donde tu tarifa real ha salido más baja. Con datos de horas en la mano, es más fácil justificar un ajuste a los clientes actuales.
¿Debo cobrar los encargos urgentes más caros?
Es habitual aplicar un recargo, porque implican reorganizar tu agenda o trabajar fuera de horario. Registrar esa tarifa en la fila te permite ver cuánto aportan realmente.
¿Cada cuánto debería revisar mis números?
Una revisión rápida semanal (qué está pendiente de cobro, qué entregas se acercan) y un repaso mensual de ingresos y tarifa real es una rutina sencilla que evita la mayoría de sustos.
