KHIZHNYAKOVCómo organizar el presupuesto de boda y la lista de invitados en Excel
Presupuesto de boda y lista de invitados con distribución de mesas — Plantilla de Excel — Ver la plantilla →
Organizar una boda se parece mucho a gestionar un pequeño proyecto: decenas de proveedores, contratos con anticipos, fechas límite de pago y una lista de invitados que cambia cada semana. Y, como en cualquier proyecto, el presupuesto tiende a crecer sin que nadie sepa exactamente en qué momento se pasó.
En esta guía verás cómo estructurar el presupuesto de boda en Excel para distinguir lo previsto, lo contratado y lo pagado, cómo no olvidar ningún pago y cómo llevar la lista de invitados con confirmaciones y mesas. Al final te presentamos una plantilla que reúne todo en un solo archivo. Sirve igual para un aniversario o cualquier gran celebración.
Paso 1: fija el presupuesto total y una reserva
Antes de pedir presupuestos a proveedores, fija cuánto se puede gastar en total. Después, aparta una reserva para imprevistos, normalmente entre el 5 % y el 10 %. Siempre aparece algo: horas extra del fotógrafo, transporte de invitados, un arreglo del vestido.
Con un presupuesto de 18 000 € y una reserva del 8 %, el dinero realmente disponible para planificar es 18 000 × 0,92 = 16 560 €.
Paso 2: los conceptos de gasto con tres columnas
Para cada concepto (finca, catering, fotografía, música, flores, vestido, traje, invitaciones, alianzas…) lleva tres importes distintos:
- Previsto: lo que estimas al principio.
- Real según contrato: lo que acordaste con el proveedor.
- Pagado: lo que ya has abonado (anticipos y pagos).
El saldo pendiente es real − pagado. Y para calcular el gasto comprometido, toma el real si existe y, si no, el previsto:
=SI(D5<>"";D5;C5)
| Concepto | Previsto | Real | Pagado | Saldo | Fecha límite |
|---|---|---|---|---|---|
| Finca y catering | 9000 € | 9450 € | 2000 € | 7450 € | 15/05 |
| Fotografía | 1500 € | 1400 € | 400 € | 1000 € | 30/05 |
| Música | 1200 € | ||||
| Flores | 800 € | 950 € | 0 € | 950 € | 01/06 |
Paso 3: el saldo disponible
Saldo disponible = presupuesto total − reserva − gasto comprometido
=B1-B1*B2-SUMA(G5:G60)
Si el resultado es negativo, ya te has pasado, aunque todavía no hayas pagado ese dinero. Es la cifra que conviene mirar antes de contratar cada nuevo proveedor.
Paso 4: no olvides ningún pago
Añade la fecha límite de pago de cada saldo y un estado calculado:
=SI(F5<=0;"Pagado";SI(H5<HOY();"Vencido";SI(H5-HOY()<=14;"Vence pronto";"Pendiente")))
Con un formato condicional en rojo y naranja, sabrás cada semana qué pagos se acercan.
Paso 5: la lista de invitados
Una fila por invitación (familia o pareja), con columnas para número de adultos, número de niños, si se envió la invitación, respuesta («Asistirá», «No asistirá», «Sin respuesta»), mesa y tipo de menú. Para saber cuántas personas vienen:
=SUMAR.SI(F:F;"Asistirá";C:C)+SUMAR.SI(F:F;"Asistirá";D:D)
Y para comprobar la ocupación de cada mesa, suma las personas asignadas con SUMAR.SI sobre la columna de mesa y compáralo con los lugares disponibles. También conviene contar cuántos menús de cada tipo (adulto, infantil, vegetariano) hay que pedir al restaurante con SUMAR.SI.CONJUNTO.
Errores frecuentes
- Mirar solo lo pagado. Lo que importa es lo comprometido: un contrato firmado ya es un gasto, aunque se pague después.
- Olvidar el IVA o las propinas en los presupuestos de proveedores. Pregunta siempre si el precio es final.
- No actualizar la lista de invitados. Cada confirmación cambia el número de menús y, por tanto, el presupuesto del catering.
- Asignar mesas antes de tener las respuestas. Hazlo cuando la mayoría haya confirmado.
Plantilla de pago: presupuesto de boda y lista de invitados
La plantilla Presupuesto de boda y lista de invitados con distribución de mesas es de pago y reúne todo lo anterior. En «Parámetros» defines el nombre y la fecha de la celebración, el presupuesto total, la reserva, las mesas y lugares, las categorías de gastos, los grupos de invitados y los tipos de menú.
En «Gastos» registras hasta 300 conceptos con previsto, real según contrato, pagado y fecha límite de pago; la plantilla calcula el saldo y la desviación y muestra un semáforo del estado del pago. En «Invitados» caben hasta 500 filas con número de personas y niños, invitación, respuesta, mesa y menú, y una columna «Revisión» detecta invitados sin mesa y mesas sobrecupo. El «Resumen» muestra el presupuesto por categoría, el saldo disponible, cuánto falta pagar, los invitados por respuesta, el pedido de menús para el restaurante y dos gráficos.
Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros. El cálculo es orientativo.
Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje del presupuesto se va en el banquete?
Suele ser la partida más grande con diferencia, a menudo la mitad o más del total, porque depende directamente del número de invitados. Por eso cada persona más o menos en la lista tiene un efecto real en el presupuesto.
¿Cómo reparto el presupuesto si pagan varias familias?
Añade una columna con quién paga cada concepto y suma por pagador con SUMAR.SI. Así cada parte sabe exactamente qué ha asumido y qué le queda por pagar.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para tener la lista cerrada?
Lo habitual es enviarlas con dos o tres meses de antelación y pedir respuesta unas semanas antes de la fecha en que el restaurante necesita el número final.
¿Sirve para una fiesta de empresa o una graduación?
Sí. Basta con cambiar el nombre del evento, las categorías de gasto y los grupos de invitados. La lógica de previsto, real, pagado y confirmaciones es la misma.
