KHIZHNYAKOVCómo llevar un registro de contratos en Excel con control de vencimientos y pagos
Registro de contratos con control de plazos y pagos — Plantilla de Excel — Ver la plantilla →
Un contrato de alquiler que se prorroga sin querer, un servicio que se sigue pagando tras terminar la necesidad o una factura que supera el importe pactado: los problemas con contratos rara vez vienen de un gran error, sino de un seguimiento disperso en correos y carpetas.
Un registro de contratos en Excel reúne todo en una tabla: quién, qué, por cuánto, hasta cuándo y cuánto se ha pagado. En este artículo verá qué campos incluir, qué fórmulas usar para vencimientos y saldos y cómo evitar los fallos más habituales.
Qué campos necesita el registro
Una fila por contrato, con estas columnas:
- Número o referencia única.
- Tipo: servicios, suministro, alquiler, mantenimiento.
- Contraparte (cliente o proveedor) y responsable interno.
- Fecha de inicio y fecha de fin, o la palabra «indefinido».
- Importe y si incluye IVA o va aparte.
- Pagado, saldo y estado.
Los pagos conviene llevarlos en una segunda hoja, una fila por pago, vinculada con el número de contrato. Así un mismo contrato puede tener muchos pagos sin ensuciar el registro.
Fórmulas clave
Importe con IVA
Con el importe en E2, el tipo de IVA en un parámetro y un modo en F2 («IVA aparte» o «IVA incl.»):
=SI(F2="IVA aparte";E2*(1+Parametros!$B$1);E2)
El tipo de IVA es un dato que depende de la operación y puede cambiar: guárdelo en una celda de parámetros y revise el valor vigente.
Pagado y saldo
=SUMAR.SI(Pagos!A:A;A2;Pagos!C:C) suma los pagos del contrato A2.
El saldo es el importe con IVA menos lo pagado: =G2-H2.
Aviso de vencimiento
=SI(D2="indefinido";"Indefinido";SI(D2<HOY();"Vencido";SI(D2-HOY()<=60;"Vence pronto";"Vigente")))
El número 60 es la antelación en días; guárdelo también en un parámetro.
Ejemplo con números
| Contrato | Importe | IVA | Con IVA | Pagado | Saldo | Fin |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mantenimiento web | 3.600,00 € | aparte | 4.356,00 € | 2.178,00 € | 2.178,00 € | 30/06 |
| Limpieza oficina | 5.000,00 € | incl. | 5.000,00 € | 5.400,00 € | −400,00 € | 31/03 |
| Alquiler local | 14.400,00 € | aparte | 17.424,00 € | 8.712,00 € | 8.712,00 € | indefinido |
Aquí, con un IVA del 21 % como ejemplo, el segundo contrato muestra un saldo negativo: se pagó más de lo acordado. Es justo el tipo de detalle que pasa desapercibido sin una fórmula que lo señale. En un contrato vencido con saldo positivo, ese saldo es deuda pendiente.
Un semáforo para mirar cada lunes
Aplique formato condicional a la columna de estado: rojo para vencidos, naranja para los que vencen pronto, verde para los vigentes. Después ordene por fecha o filtre «Vence pronto» y tendrá la lista de contratos que hay que renegociar, renovar o cancelar con tiempo.
Errores frecuentes
- No registrar las prórrogas. Si un contrato se renueva sin más, el registro debe reflejarlo o el aviso será falso.
- Escribir fechas como texto, lo que rompe las comparaciones. Use siempre formato de fecha.
- Un contrato sin responsable. Si nadie es dueño del contrato, nadie lo revisa.
- No distinguir importe con y sin IVA al comparar con los pagos.
- Guardar solo la hoja y no el documento firmado. Indique en el registro dónde está el original.
Plantilla de registro de contratos en Excel
Si prefiere no construirlo desde cero, hay una plantilla de pago que reúne este método. Excel calcula lo pagado, el saldo y la deuda a partir de los pagos, y marca con semáforo los plazos.
- «Parámetros»: tasa de IVA, modo de IVA, días de anticipación para los avisos y listas de tipos, contrapartes y responsables.
- «Registro»: hasta 300 contratos con vigencia (fecha o «indefinido»), importe, IVA incluido o aparte, prórroga, responsable, pagado, saldo, deuda, avisos y semáforo.
- «Pagos»: hasta 1500 pagos vinculados por número de contrato.
- «Por vencer»: lista de contratos próximos a vencer, ordenada por urgencia, sin macros.
- «Resumen»: por tipo y por contraparte, los 10 con mayor saldo y un gráfico de vencimientos por mes.
Sirve para abogados, responsables de compras, contables, gerentes de pequeñas empresas y autónomos. Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros ni vínculos externos, y está en español. La tasa de IVA es editable: verifique el valor vigente.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos días de antelación conviene fijar para los avisos?
Depende del plazo de preaviso de cada contrato. Una buena práctica es avisar con tiempo suficiente para renegociar: 60 días para contratos anuales y más para los de mayor importe.
¿Cómo registro un contrato sin fecha de fin?
Escriba «indefinido» en la columna de fin y haga que la fórmula de aviso lo trate aparte, para que no intente compararlo con una fecha.
¿Qué hago con los contratos ya terminados?
No los borre: márquelos como cerrados o muévalos a una hoja de archivo. Pueden hacer falta para consultas o revisiones posteriores.
¿Es un sistema de gestión legal?
No. Es una herramienta de seguimiento; el asesoramiento sobre cláusulas y plazos legales corresponde a un profesional.
