Prévision de trésorerie sur Excel : un calendrier des paiements jour par jour

Le manque d'argent ne vient pas toujours d'un manque de bénéfice. Il vient du décalage : le loyer et les salaires partent le 1er, le gros client paie le 20. Entre les deux, le compte est dans le rouge, alors que l'année sera bonne. Pour s'en protéger, il faut regarder la trésorerie jour par jour, et non seulement mois par mois.

Cet article explique comment bâtir un calendrier des paiements dans Excel : saisir les encaissements et les décaissements attendus, calculer le solde de chaque journée, repérer les jours critiques et comparer ensuite le prévu au réel.

Le principe : un journal et un calendrier

Il faut deux tableaux. Le premier est le journal des opérations : une ligne par encaissement ou paiement attendu. Le second est le calendrier : une ligne par jour, avec le solde calculé.

Le journal des opérations

Utilisez un signe positif pour les entrées et négatif pour les sorties, ou deux colonnes séparées. Choisissez la méthode et tenez-vous-y.

Le calendrier des soldes

Dans la première colonne, la date : le jour de départ, puis =A2+1 en dessous. Ajoutez :

• entrées du jour : =SOMME.SI(Opérations!$A:$A;A2;Opérations!$D:$D) appliqué aux montants positifs (ou SOMME.SI.ENS avec la condition « >0 ») ;
• sorties du jour : même formule avec la condition « <0 » ;
• solde de fin de journée : =B2+C2+D2, où B2 est le solde de la veille, ou le solde de départ pour la première ligne.

Pour voir le danger, ajoutez une alerte avec un seuil minimum que vous choisissez, par exemple 2 000 € :

=SI(E2<0;"Déficit de trésorerie";SI(E2<2000;"Solde bas";""))

Une mise en forme conditionnelle en rouge sur ces lignes saute aux yeux.

Exemple chiffré

Solde de départ : 3 500 €. Le 5 mars, vous encaissez 4 800 € et payez 1 200 € : solde 7 100 €. Le 10, les salaires de 6 500 € laissent 600 €. Entre le 10 et le 20, une facture fournisseur de 1 800 € tombe : le solde passe à −1 200 €. Le client Morel ne règle que le 20, soit 9 000 € : retour à 7 800 €. Le déficit dure dix jours. Vu le 1er mars, il se règle en demandant un acompte, en négociant un délai fournisseur ou en relançant le client plus tôt. Constaté le 12, il se règle par un découvert.

Les erreurs classiques

• Prévoir à la date de facture et non à la date de règlement : seule compte la date à laquelle l'argent entre ou sort.
• Oublier les paiements récurrents : abonnements, assurances, échéances de prêt, cotisations.
• Laisser des paiements en retard dans le passé : une facture prévue il y a trois semaines et toujours impayée n'est pas annulée. Reportez-la à aujourd'hui, car l'argent n'est toujours pas rentré.
• Ne jamais comparer au réel : si vos clients paient en moyenne dix jours après l'échéance, intégrez ce délai dans vos prévisions.

Modèle de calendrier des paiements prêt à l'emploi

Le modèle Calendrier des paiements est un fichier Excel payant, fourni avec un tableau vide et un exemple rempli de données fictives. Il fonctionne sans macros sous Excel 2007 et versions ultérieures et sous LibreOffice, et il est en français.

• Paramètres : solde de départ, date de début, solde minimal et rubriques.
• Opérations : jusqu'à 800 opérations prévues et réelles, avec statut de règlement.
• Calendrier : 120 jours avec entrées, sorties, solde, alerte « Déficit de trésorerie » et graphique.
• Rubriques : prévu, réel et écart par rubrique.

Les paiements non réglés dont la date est passée sont reportés à aujourd'hui. Pour le réel, vous saisissez la date et le montant effectifs à côté du prévu et la prévision en tient compte. C'est un outil de pilotage, pas un logiciel de comptabilité : le calcul est indicatif. Il s'adresse aux dirigeants de petites entreprises, aux comptables et aux indépendants qui doivent payer des salaires et un loyer.

FAQ

Quelle durée de prévision choisir ?

Trois mois glissants suffisent pour piloter une petite structure. Au-delà, les incertitudes sur les ventes deviennent trop grandes pour que la précision au jour près ait du sens.

Que faire en cas de déficit annoncé ?

Plusieurs leviers : avancer une facturation, relancer un client, décaler un règlement fournisseur avec son accord, ou prévoir une ligne de financement à court terme. L'essentiel est d'agir avant.

Prévision de trésorerie ou compte de résultat ?

Le compte de résultat dit si l'activité est rentable ; la trésorerie dit si vous pouvez payer vos échéances. Les deux sont utiles, mais seule la seconde évite le découvert.

À quelle fréquence mettre à jour ?

Une fois par semaine, en saisissant le réel et en ajustant les dates des paiements qui ont glissé.