Tenir un carnet d'entretien de voiture sous Excel

La courroie de distribution qu'on repousse, la vidange dont on ne se souvient plus de la date, les factures éparpillées dans la boîte à gants : un entretien oublié coûte presque toujours plus cher que l'entretien lui-même. Un carnet papier aide, mais il ne vous prévient de rien et ne calcule rien.

Un simple tableau Excel peut faire les deux. Voici comment le construire : un journal des travaux, un plan d'entretien, et quelques formules qui transforment tout cela en échéances claires, avec des couleurs.

Les trois tables de base

1. Les véhicules : immatriculation, marque, année, kilométrage au début du suivi, kilométrage actuel.
2. Le plan d'entretien : pour chaque opération (huile, filtres, bougies, distribution, plaquettes, liquide de frein), un intervalle en kilomètres et/ou en mois. Prenez les valeurs dans le manuel ou le carnet de votre véhicule : elles varient d'un modèle à l'autre.
3. Le journal : une ligne par intervention, avec la date, le kilométrage, le type de travaux, la catégorie, le coût des pièces, le coût de la main-d'œuvre et l'atelier.

Calculer la prochaine échéance

Pour chaque opération, on part de la dernière fois où elle a été faite. Deux échéances sont possibles et la plus proche l'emporte.

• Au kilométrage : kilométrage du dernier remplacement + intervalle en km.
• À la date : date du dernier remplacement + intervalle en mois.

Exemple chiffré

Vidange : intervalle 15 000 km ou 12 mois. Dernière vidange le 10 janvier 2025 à 82 400 km. Kilométrage actuel : 95 100 km.

Selon la date du jour, c'est l'une ou l'autre qui sera atteinte en premier ; le statut suit la plus urgente.

Les formules

• Dernier kilométrage de l'opération : =MAX.SI.ENS(Journal[Km];Journal[Véhicule];A2;Journal[Type];B2) (si votre version d'Excel ne propose pas MAX.SI.ENS, utilisez AGREGAT).
• Prochaine échéance en km : =dernier_km+intervalle_km.
• Prochaine date : =MOIS.DECALER(dernière_date;intervalle_mois).
• Reste en jours : =prochaine_date-AUJOURDHUI().
• Statut : =SI(OU(reste_km<0;reste_jours<0);"En retard";SI(OU(reste_km<1000;reste_jours<30);"Bientôt";"OK")).

Une mise en forme conditionnelle colore ensuite le statut : rouge pour « En retard », jaune pour « Bientôt », vert pour « OK ».

Certaines opérations n'ont qu'une durée (liquide de frein), d'autres que des kilomètres (plaquettes) : laissez simplement vide l'intervalle qui ne s'applique pas, et testez les cellules vides avec SI(ESTVIDE(...);...).

Mesurer le coût réel

Le coût aux 1 000 km se calcule ainsi : =SOMME(coûts)/(km_parcourus/1000). Avec 640 € de dépenses sur 8 000 km, on obtient 80 € aux 1 000 km. Suivez-le sur 12 mois glissants : il permet de comparer deux véhicules ou de décider si une réparation de plus se justifie.

Erreurs fréquentes

• Kilométrage non mis à jour. Sans compteur actuel, toutes les échéances en km sont fausses. Relevez-le à chaque plein.
• Un seul intervalle pour tous les modèles. Respectez les préconisations du constructeur.
• Mélanger pièces et main-d'œuvre : séparez-les pour savoir ce que coûte un atelier.
• Ne pas contrôler la cohérence : un kilométrage inférieur à celui de la ligne précédente trahit presque toujours une faute de frappe.

Modèle Excel prêt à l'emploi

Le modèle « Suivi de l'entretien et des réparations d'un véhicule » met tout cela en place. La feuille « Véhicules » gère jusqu'à 20 véhicules ; le « Plan d'entretien » jusqu'à 20 opérations avec intervalle en kilomètres et/ou en mois et paramètres d'alerte ; le « Journal » jusqu'à 500 entrées, avec pièces et main-d'œuvre séparées et contrôle du kilométrage.

Les feuilles « Plan d'entretien prévu » et « Feux tricolores » calculent le prochain remplacement au kilométrage et à la date, le reste en km et en jours, et le statut de chaque opération de chaque véhicule : rouge en retard, jaune bientôt, vert normal. La feuille « Dépenses » présente les coûts par véhicule sur 12 mois, par catégorie, par type de travaux et par mois, le coût de 1 000 km et un graphique.

Le fichier contient un tableau vide et un exemple fictif ; il fonctionne sous Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice, sans macros. Il est payant. Les intervalles proposés sont des exemples : remplacez-les par ceux de votre constructeur.

FAQ

À quelle fréquence mettre à jour le kilométrage ?

À chaque plein ou, au minimum, une fois par mois. Plus il est à jour, plus le reste en kilomètres est fiable.

Que faire avec un véhicule d'occasion sans historique ?

Démarrez le suivi au kilométrage d'achat et faites passer les opérations critiques (distribution, liquides) pour « à faire » tant que vous n'avez pas de facture prouvant la dernière intervention.

Est-ce utile pour un seul véhicule ?

Oui : les échéances et le coût aux 1 000 km restent précieux, par exemple pour décider de garder ou de remplacer la voiture.

Peut-on suivre des véhicules professionnels ?

Oui, pour un petit parc : un véhicule par ligne et le même journal pour tous, avec le filtre par immatriculation.