KHIZHNYAKOVFaire un inventaire dans Excel : rapprochement et écarts
Inventaire sous Excel — modèle de procès-verbal et de rapprochement — Voir le modèle →
Compter les articles n'est pas ce qui épuise dans un inventaire. Ce qui prend des heures, c'est ce qui suit : rapprocher chaque quantité comptée de la quantité en comptabilité, repérer les écarts, les valoriser, les expliquer, puis tout mettre au propre pour signature. Une erreur de recopie sur la ligne 237, et le total ne tombe plus juste.
Excel est idéal pour ce travail, à condition de structurer le fichier une fois pour toutes. Voici la méthode pour un inventaire de magasin, d'entrepôt, de bureau ou d'atelier, avec un exemple chiffré.
Préparer l'état d'inventaire
Une ligne par article, avec les colonnes suivantes :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Code | Référence de l'article |
| Désignation | Nom |
| Prix unitaire | Prix de revient ou valeur retenue |
| Quantité comptable | Ce que la comptabilité ou le logiciel de stock indique |
| Quantité réelle | Ce que vous avez compté |
Les deux premières quantités viennent de sources différentes : c'est tout l'intérêt de la comparaison. La colonne « Quantité réelle » reste vide tant que l'article n'a pas été compté.
Calculer les écarts
Pour chaque article compté, l'écart en quantité est la quantité réelle moins la quantité comptable :
=SI(E2="";"";E2-D2)
Un résultat positif est un excédent (plus en rayon que dans les livres), un résultat négatif est un manquant. La valeur de l'écart est l'écart multiplié par le prix :
=SI(F2="";"";F2*C2)
Les articles non encore comptés doivent rester hors des calculs : la formule affiche une cellule vide plutôt que 0, sinon un article oublié apparaîtrait comme un manquant complet.
Un exemple chiffré
| Article | Prix | Comptable | Réel | Écart | Valeur de l'écart |
|---|---|---|---|---|---|
| Cartouche A | 12 € | 40 | 38 | −2 | −24 € |
| Rame de papier | 4 € | 120 | 125 | +5 | +20 € |
| Clavier | 25 € | 15 | 15 | 0 | 0 € |
| Écran 24" | 140 € | 8 | 7 | −1 | −140 € |
Le total des manquants est de 164 €, celui des excédents de 20 €, soit un écart net de −144 €. Calculez aussi la part des écarts : =SOMME(valeurs absolues)/valeur totale du stock. Si le stock vaut 18 000 €, 184 € d'écarts représentent un peu plus de 1 % : c'est un indicateur simple pour juger la fiabilité de vos stocks.
Extraire les écarts dans l'état de rapprochement
Le document que l'on signe ne doit contenir que les lignes avec un écart, pas les 500 articles. Avec Excel 365, la fonction FILTRE le fait seule : =FILTRE(A2:G501;F2:F501<>0) (en version antérieure, une colonne d'aide qui numérote les écarts et une INDEX/EQUIV font le même travail). Ajoutez en bas les totaux, puis les zones de signature de la commission.
Bien organiser l'inventaire
- Figer la date et l'heure du comptage : les mouvements pendant l'inventaire faussent les écarts.
- Compter à deux : un compteur, un vérificateur.
- Procéder par zones : étagère par étagère, pour ne rien oublier.
- Recompter les gros écarts avant de les valider : une erreur de saisie est plus fréquente qu'un vol.
- Conserver la feuille signée : elle justifie les ajustements de stock en comptabilité.
Les erreurs fréquentes
- Mélanger les unités (cartons et pièces) : définissez l'unité de compte dès le départ.
- Oublier un article : les lignes sans quantité réelle doivent être comptées et signalées.
- Valoriser au mauvais prix : utilisez la règle de valorisation de votre entreprise.
- Écraser les quantités comptables : gardez-les intactes pour pouvoir recalculer.
Un modèle d'inventaire prêt à l'emploi
Le modèle « Inventaire sous Excel » est un fichier payant, sans macros, compatible Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice, en français. Il contient un tableau vierge et un exemple rempli avec des données fictives. Les corrections et nouvelles versions sont gratuites.
- « Coordonnées » : organisation, décision, dates, commission, responsable du matériel.
- « Inventaire » : jusqu'à 500 articles avec quantité comptable et quantité réelle.
- « Rapprochement » : uniquement les articles avec écarts, jusqu'à 100 lignes, prêt à imprimer.
- « Totaux » : montants selon la comptabilité et le réel, excédents et manquants, part des écarts, signatures.
Les articles non vérifiés (sans quantité réelle) n'entrent pas dans les écarts, et la feuille « Totaux » indique combien il en reste : on peut donc inventorier par étapes. Il s'agit de formulaires de travail construits sur un modèle courant, pas d'imprimés officiels : si un document approuvé est exigé, reportez-y les totaux. Il s'adresse aux responsables des services généraux, magasiniers, comptables et présidents de commission.
FAQ
À quelle fréquence faire un inventaire ?
Au minimum une fois par an, à la clôture. Dans le commerce ou l'entrepôt, des inventaires tournants (une zone ou une famille d'articles par semaine) évitent de bloquer l'activité et détectent les problèmes plus tôt.
Comment traiter un écart important ?
Recomptez l'article, vérifiez les entrées et sorties récentes, puis cherchez une erreur d'unité ou de référence. Si l'écart persiste, documentez-le et faites-le valider avant d'ajuster le stock.
Peut-on faire l'inventaire à plusieurs en même temps ?
Oui, en attribuant à chacun une zone et en consolidant ensuite les quantités dans un seul fichier. Évitez la saisie simultanée dans le même classeur.
Que faire des articles non comptés à la fin ?
Listez-les, comptez-les lors d'un second passage et ne clôturez pas tant qu'ils ne sont pas traités. Un indicateur « articles restants » aide à suivre l'avancement.
