Gestion de la location de matériel et d'outils sous Excel : sorties, retards et cautions

Dans la location de matériel, de petits oublis coûtent cher : une visseuse qui ne revient pas, une caution rendue deux fois, un client qui garde la remorque une journée de plus sans que personne ne facture. Quand on gère les sorties sur un carnet ou dans sa mémoire, ces pertes passent inaperçues.

Un tableau Excel bien conçu règle ces points : il sait ce qui est sorti, ce qui est disponible, ce qui est en retard et ce que le client doit. Voici comment le construire.

Deux tables : le catalogue et les sorties

Première règle : ne mélangez pas la description du matériel et l'historique des locations.

Le catalogue contient une ligne par article : nom, catégorie, tarif journalier, caution, quantité en parc. Exemple : perceuse à percussion, 18 € par jour, caution 150 €, 2 exemplaires.

Le journal des sorties contient une ligne par location : client, téléphone, article (choisi dans une liste déroulante pour éviter les fautes), quantité, date de sortie, durée prévue en jours, date de retour effective (vide tant que le matériel n'est pas revenu).

Les calculs de base

Avec la date de sortie en E2 et la durée prévue en F2, le retour prévu est simplement : =E2+F2.

Le montant de la location est tarif × quantité × durée :

=RECHERCHEV(C2;Catalogue!A:D;3;FAUX)*D2*F2

La caution, elle, se lit dans le catalogue et se multiplie par la quantité. Elle ne fait pas partie du chiffre d'affaires, car elle est rendue au client : mélanger les deux est une erreur classique.

Retards et suppléments

Le retard est la différence entre la date de retour réelle et la date prévue. Tant que le matériel n'est pas rentré, on compare à la date du jour :

=MAX(0;SI(H2<>"";H2;AUJOURDHUI())-G2)

avec G2 pour le retour prévu et H2 pour le retour effectif. Le supplément se calcule ensuite avec un coefficient que vous choisissez, par exemple 1,5 pour majorer le tarif journalier :

Supplément = retard × tarif × quantité × coefficient.

Exemple. Une perceuse à 18 € par jour est louée 3 jours, soit 54 €. Elle revient avec 2 jours de retard : 2 × 18 × 1 × 1,5 = 54 € de supplément. Le client doit donc 108 € au total, et la caution de 150 € est restituée. Ce coefficient et les conditions de retard doivent figurer dans votre contrat de location : le tableau ne fait qu'appliquer ce que vous avez prévu.

Pour visualiser, ajoutez un statut en couleur : « En cours » (vert), « À rendre bientôt » (orange, par exemple à moins de 1 jour de l'échéance) et « En retard » (rouge).

Disponibilité du parc

Pour savoir ce qui est disponible, comptez ce qui est sorti et soustrayez de la quantité en parc :

=D2-SOMME.SI.ENS(Sorties!E:E;Sorties!C:C;A2;Sorties!H:H;"")

La condition "" sur la date de retour effective sélectionne uniquement les articles qui ne sont pas rentrés. Si le résultat est zéro, vous savez avant de décrocher le téléphone qu'il faudra proposer une autre date.

Mesurer ce qui rapporte

Deux indicateurs suffisent pour décider quoi acheter ou revendre :

• Le taux d'utilisation : jours loués divisés par jours disponibles sur la période. Une bétonnière louée 90 jours sur 365 a un taux de 24,7 %.
• Le chiffre d'affaires par article : SOMME.SI sur le journal. Un article très demandé mais peu utilisé en pratique peut être en surnombre, un article toujours sorti mérite peut-être un deuxième exemplaire.

Comparez aussi le chiffre d'affaires cumulé au prix d'achat pour savoir quand l'achat est amorti.

Erreurs fréquentes

• Facturer le week-end comme deux jours pleins sans l'avoir prévu au contrat : définissez clairement ce qu'est un jour de location.
• Oublier d'enregistrer le retour : le matériel apparaît « en retard » indéfiniment et fausse les statistiques.
• Compter la caution dans les revenus.
• Saisir le nom de l'article à la main : une faute de frappe casse la recherche. Utilisez une liste déroulante.

Un modèle de gestion de location

Le modèle de suivi de la location de matériel et d'outils, payant, applique cette organisation. La feuille « Référentiels » contient le coefficient de majoration de retard, le seuil « à rendre bientôt », le premier mois du rapport et les catégories (jusqu'à 8). Le « Catalogue » gère jusqu'à 40 articles avec tarif journalier, caution et quantité du parc, et calcule « sorti », « disponible », taux d'utilisation, nombre de sorties et chiffre d'affaires par article.

Le journal « Sorties » accepte jusqu'à 1 000 sorties avec client, téléphone, matériel choisi dans la liste, durée, retour prévu et effectif, caution, location, retard, supplément, total et statut en couleur. La « Synthèse » présente ce qui est sorti, les cautions, les retards, le chiffre d'affaires par mois et par catégorie, le panier moyen et deux graphiques. Le fichier est en français, sans macros, compatible Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice, avec un tableau vierge et un exemple rempli. Il convient aux loueurs d'outils, de matériel de chantier et de jardin, de vélos, de matériel événementiel, ainsi qu'aux petits ateliers qui prêtent du matériel contre caution.

FAQ

Faut-il toujours demander une caution ?

Ce n'est pas obligatoire, mais c'est courant pour le matériel de valeur. Fixez le montant en fonction du prix de remplacement et indiquez-le dans le contrat.

Comment gérer une prolongation de location ?

Modifiez la durée prévue dans la ligne de sortie ou ajoutez une seconde ligne. L'essentiel est que le client soit d'accord sur le nouveau tarif avant l'échéance.

Que faire si le matériel revient abîmé ?

Le tableau ne gère pas les dommages. Notez le constat dans une colonne de remarques et traitez le dossier selon votre contrat et votre assurance.

Comment éviter les doubles réservations ?

Avant de confirmer, regardez la disponibilité de l'article pour la période. Si un article est sorti pour toute la période demandée, proposez une autre date ou un autre modèle.