KHIZHNYAKOVPlanning de postes dans Excel : cycles 2/2, 5/2 et 6/1
Planning de postes Excel : 2/2, 24 h sur 4, 5/2, 6/1 — Modèle Excel — Voir le modèle →
Quand une équipe travaille en postes, le planning devient un casse-tête : qui est de jour, qui est de nuit, qui est de repos, et combien de personnes sont présentes chaque jour. Le placer à la main pour trente salariés prend des heures, et un seul congé oblige à tout réajuster.
La clé est de ne plus écrire le planning, mais de le calculer : on indique pour chaque salarié un cycle et une date de départ, et Excel remplit le calendrier. Les congés et remplacements se saisissent à part. Voici la méthode.
Décrire un cycle avec des lettres
Un cycle est une séquence qui se répète. On le note avec des symboles : J pour un poste de jour, N pour un poste de nuit, un tiret pour le repos. Quelques exemples :
| Modèle | Séquence répétée | Longueur |
|---|---|---|
| 2/2 | J J - - | 4 jours |
| 2/2 jour et nuit | J J N N - - - - | 8 jours |
| 24 h sur 4 | G - - - | 4 jours |
| 5/2 | J J J J J - - | 7 jours |
| 6/1 | J J J J J J - | 7 jours |
Ici, G représente un poste de 24 heures. Stockez ces séquences dans une feuille de paramètres : on peut ainsi ajouter son propre modèle sans toucher aux formules.
Remplir le calendrier par formule
Pour un salarié dont le cycle a une longueur L et dont le premier jour de cycle est la date D, le jour d'index (date − D) modulo L donne la position dans la séquence :
=STXT(Cycle;MOD(E$4-$C5;NBCAR(Cycle))+1;1)
E4 contient la date du jour du calendrier, C5 la date de départ du cycle, et « Cycle » la chaîne de caractères du modèle (« JJ-- » par exemple). Cette formule renvoie J, N, G ou un tiret, et vous n'avez plus rien à placer à la main.
Calculer les heures
Chaque lettre correspond à une durée : un poste J de 12 heures, N de 12 heures, G de 24 heures. Le total d'heures d'un salarié est :
=NB.SI(E5:AI5;"J")*HJ+NB.SI(E5:AI5;"N")*HN
Pour les heures de nuit, on calcule l'intersection entre le poste et la plage nocturne, par exemple de 22 h à 6 h. Un poste de 20 h à 8 h comprend 8 heures de nuit (22 h à 6 h). La norme mensuelle se compare ensuite au total : un mois de 21 jours ouvrés à 7 heures donne 147 heures ; un salarié à 168 heures présente un écart de +21 heures.
Saisir uniquement les écarts
Congé, arrêt maladie, déplacement, remplacement d'un collègue : ne modifiez pas le calendrier calculé. Gardez une feuille « Modifications » où l'on saisit seulement l'écart (date, salarié, nature). Le calendrier final lit d'abord cette feuille, puis retombe sur le cycle si rien n'est saisi. Vous conservez ainsi le modèle de base et vous voyez très vite ce qui a été changé.
Contrôler la couverture
Un planning juste pour chaque individu peut quand même laisser un poste vide. Pour chaque jour, comptez les personnes présentes :
=NB.SI(E$5:E$104;"J")
Comparez avec le minimum requis (par exemple 3 personnes de jour) et colorez en rouge les jours en sous-effectif. Ajoutez aussi des alertes : trop de postes d'affilée, deux postes qui se chevauchent, un repos continu insuffisant dans la semaine.
Les erreurs à éviter
- Mélanger des cycles de longueurs différentes sans date de départ : chaque salarié a besoin de la sienne.
- Écrire le planning en dur : dès qu'un cycle change, tout est à refaire.
- Oublier les jours fériés : pour le modèle 5/2 « selon le calendrier », la norme d'heures en dépend.
- Ne pas contrôler les chevauchements : un remplacement mal posé peut créer deux postes le même jour.
- Négliger le repos : un contrôle approximatif vaut mieux qu'aucun contrôle.
Un modèle de planning de postes prêt à l'emploi
Le modèle « Planning de postes Excel » est un fichier payant, sans macros, compatible Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice, en français.
- « Paramètres » : mois et année, heures par poste, horaire de nuit, heures de début des postes J/N/G, modèles de cycles modifiables, minimum de personnes par poste.
- « Jours fériés » : jours non travaillés 2026 et 2027, pour le modèle « 5/2 selon le calendrier » et le calcul de la norme.
- « Planning » : jusqu'à 100 employés, calendrier sur 31 jours, totaux (postes, heures, heures de nuit, jours de repos, absences), norme d'heures, écart et colonne « Contrôle ».
- « Modifications » : remplacement de poste, congé (CP), arrêt maladie (M), déplacement (D), annulation de poste.
- « Couverture » : nombre de personnes en poste par jour, avec surlignage des jours en sous-effectif.
Le contrôle du repos est approximatif, et les samedis travaillés ainsi que les veilles de fête raccourcies ne sont pas pris en compte dans la norme d'heures. Le fichier s'adresse aux responsables de sécurité, régulateurs, responsables de permanences et gestionnaires RH.
FAQ
Peut-on créer son propre cycle ?
Oui. Dans la feuille des paramètres, le cycle s'écrit avec des symboles (J, N, G pour les postes, tiret pour le repos) : un cycle de 6 jours « J J N N - - » s'ajoute en une ligne.
Comment compter les heures de nuit pour un poste à cheval sur deux jours ?
On calcule l'intersection du poste avec la plage de nuit, en séparant la partie avant minuit de la partie après minuit. Il faut donc que les limites de la nuit soient des paramètres, pas des constantes dans la formule.
Combien de personnes peut gérer un tel tableau ?
Quelques dizaines sans problème, jusqu'à une centaine en étendant les formules. Au-delà, un logiciel de planification dédié devient plus adapté.
Comment imprimer le planning du mois ?
Passez en mode paysage, ajustez à une page en largeur, répétez la colonne des noms et la ligne des dates sur chaque page.
