Suivi des abonnements et des visites sur Excel pour un club ou un studio

Dans un petit club, la même scène se répète : un adhérent arrive et demande « il me reste combien de séances ? ». Si la réponse se cherche dans un cahier, on perd du temps, on se trompe parfois et on rate surtout le moment où il aurait fallu proposer un renouvellement.

Un tableur bien construit répond à ces questions sans effort, à condition de séparer les données : les types d'abonnements, les ventes d'abonnements et le journal des visites.

Structurer les données

Les types d'abonnements

Une table avec le nom, le nombre de séances, la durée de validité en jours et le prix.

Les ventes d'abonnements

Une ligne par vente : client, type, date de début. La date de fin se calcule :

=B2+RECHERCHEV(C2;Types;3;FAUX)+F2

Où F2 est un nombre de jours supplémentaires (pause, cadeau commercial). Ajouter des jours à cette colonne repousse la fin sans toucher au reste.

Le journal des visites

Une ligne par passage : date et client. C'est la seule chose à saisir au quotidien.

Compter les séances utilisées

Les séances utilisées sont les visites du client faites pendant la validité de l'abonnement :

=NB.SI.ENS(Visites!$B:$B;A2;Visites!$A:$A;">="&D2;Visites!$A:$A;"<="&E2)

Les séances restantes sont la différence avec le total, et le statut se déduit des dates :

=SI(E2<AUJOURDHUI();"Terminé";SI(G2=0;"Épuisé";SI(OU(E2-AUJOURDHUI()<=7;G2<=1);"Se termine bientôt";"Actif")))

Exemple chiffré

Léa achète 10 séances le 1er mars, valables 90 jours : fin le 30 mai. Elle vient 6 fois en mars et en avril. Utilisées : 6, restantes : 4. Au 20 mai, il reste 10 jours et 4 séances. Un rappel à ce moment-là est utile : elle risque de perdre ses séances, et vous de perdre une cliente. Pour un abonnement illimité, seule la durée compte, il n'y a pas de solde à calculer.

Aller plus loin avec les statistiques

• Chiffre d'affaires : SOMME.SI sur les ventes par mois.
• Abonnements actifs : NB.SI sur le statut « Actif ».
• Fréquentation : NB.SI.ENS sur les visites par mois ou par groupe.
• Clients inactifs : jours depuis la dernière visite avec AUJOURDHUI()-MAX.SI.ENS(...) (selon votre version d'Excel).

Les erreurs à éviter

• Compter les visites antérieures au début de l'abonnement.
• Gérer les pauses en modifiant les dates à la main au lieu d'une colonne dédiée.
• Ne pas enregistrer les visites le jour même : en fin de mois, personne ne se souvient.
• Laisser un client avec deux abonnements actifs sans règle claire sur celui à décompter.

Modèle de suivi des abonnements prêt à l'emploi

Le modèle Suivi des abonnements et des visites est un fichier Excel payant avec un tableau vierge et un exemple rempli de données fictives. Il fonctionne sans macros sous Excel 2007 et versions ultérieures et sous LibreOffice, et il est en français.

• Types : types d'abonnements avec séances, durée et prix.
• Clients : contacts, total des visites et jours sans visite.
• Abonnements : jusqu'à 1 500 ventes, avec date de fin, séances utilisées, restantes et statut.
• Visites : jusqu'à 8 000 lignes, avec vérification de l'abonnement en cours.
• Synthèse : chiffre d'affaires, abonnements actifs, fréquentation par groupe et par mois.

Le statut « Se termine bientôt » est mis en évidence et pris en compte dans la synthèse, ce qui permet de repérer ceux qui doivent renouveler. Pour les abonnements illimités, seule la durée est contrôlée, et pour une pause il suffit d'ajouter les jours dans la colonne « Jours en plus ». Il s'adresse aux responsables de clubs de sport, de studios de yoga ou de danse, de clubs pour enfants et aux coachs indépendants.

FAQ

Faut-il un logiciel de caisse pour cela ?

Non. Pour un petit club, un tableur suffit. Il ne remplace pas un logiciel de comptabilité ni de paiement en ligne.

Comment gérer une séance d'essai ?

Créez un type d'abonnement « Essai » à une séance et au prix de 0 € ou du tarif d'essai. Elle apparaîtra dans la fréquentation sans fausser le chiffre d'affaires.

Que faire des séances non utilisées à l'échéance ?

C'est une question de politique commerciale à fixer dans vos conditions générales : report, perte ou prolongation. Le tableau enregistre la décision via les jours supplémentaires.

Comment relancer les adhérents ?

Filtrez le statut « Se termine bientôt », copiez la liste des contacts et envoyez un message groupé chaque semaine.