Gestion locative sur Excel : suivre les loyers, les baux et les impayés

Vous louez un appartement, deux garages ou un local professionnel ? Au bout de quelques locataires, les questions s'accumulent : qui a payé ce mois-ci, depuis combien de temps tel loyer est en retard, quel bien est vacant, quel bail se termine bientôt. Un tableur structuré y répond sans abonnement à un logiciel.

Voici comment organiser la gestion locative dans Excel : quatre tables liées, quelques formules et un tableau de bord.

Quatre tables, pas une seule

Mélanger tout dans un seul tableau est la cause numéro un des erreurs. Séparez :

1. Biens : adresse ou référence, type, loyer de référence.
2. Locataires : nom, téléphone, e-mail.
3. Baux : un bail relie un locataire à un bien, avec des dates, un loyer, un jour de paiement, un dépôt de garantie.
4. Paiements : un journal des encaissements, avec la date, le montant et le numéro du bail.

Cette séparation permet de gérer un locataire qui change de bien, ou un bien qui accueille successivement plusieurs locataires, sans tout ressaisir.

Calculer ce qui est dû

Le montant dû à une date donnée est le loyer multiplié par le nombre de mois commencés depuis le début du bail, limité à la fin du bail :

=Loyer*(DATEDIF(Début;MIN(AUJOURDHUI();Fin);"m")+1)

Le payé est la somme des encaissements du bail :

=SOMME.SI(Paiements!$A:$A;A2;Paiements!$C:$C)

L'impayé est la différence : =Dû-Payé. Un nombre négatif signale un trop-perçu.

Exemple chiffré

Bail n° 4 : un appartement à 750 € par mois, début le 1er janvier. Au 15 avril, quatre mois ont commencé (janvier à avril) : dû 3 000 €. Le locataire a réglé 2 250 € : impayé de 750 €, soit un mois. Le dépôt de garantie, par exemple 750 €, se note dans le bail mais ne s'ajoute pas aux loyers perçus.

Savoir quels biens sont libres

Un bien est loué s'il existe, pour ce bien, un bail en cours à la date du jour :

=SI(NB.SI.ENS(Baux!$B:$B;A2;Baux!$D:$D;"<="&AUJOURDHUI();Baux!$E:$E;">="&AUJOURDHUI())>0;"Loué";"Libre")

Le taux d'occupation est ensuite =NB.SI(Statut;"Loué")/NB(Statut), et le revenu mensuel potentiel la somme des loyers des biens loués.

Anticiper les fins de baux

Fixez un seuil, par exemple 60 jours, et affichez « Fin proche » quand la date de fin est dans ce délai :

=SI(ET(E2>=AUJOURDHUI();E2-AUJOURDHUI()<=60);"Fin proche";"")

Les erreurs à éviter

• Enregistrer les loyers sans le numéro de bail : impossible ensuite de savoir à quoi ils correspondent.
• Effacer un bail terminé : archivez-le avec son statut pour garder l'historique.
• Mélanger loyer, charges et dépôt de garantie dans la même colonne.
• Ne pas relancer à temps : un impayé d'un mois se règle plus facilement que celui de six mois.

Modèle de gestion locative prêt à l'emploi

Le modèle Gestion locative est un fichier Excel payant avec un tableau vierge et un exemple rempli de données fictives. Il fonctionne sans macros sous Excel 2007 et versions ultérieures et sous LibreOffice, et il est en français.

• Biens : jusqu'à 100 biens avec statut « Loué » ou « Libre », locataire et loyer.
• Locataires : coordonnées.
• Baux : jusqu'à 300 baux avec dates, loyer, jour de paiement, dépôt de garantie, dû, payé, impayé et statut.
• Paiements : journal des encaissements par numéro de bail.
• Synthèse : taux d'occupation, revenu mensuel, impayés, fins de baux et graphique.

Un bail passe en « Fin proche » quand il reste au plus le nombre de jours défini, 60 par défaut. Le calcul est indicatif et le tableau ne remplace pas un logiciel de comptabilité. Il s'adresse aux propriétaires, aux gestionnaires de biens, aux bailleurs d'appartements, de bureaux, de garages ou d'entrepôts et aux petites sociétés de gestion.

FAQ

Comment suivre la révision annuelle d'un loyer ?

Créez une nouvelle ligne de bail ou un avenant à la date de révision, avec le nouveau loyer. Vérifiez les règles de révision applicables à votre contrat.

Les charges se suivent-elles dans le même tableau ?

Vous pouvez les saisir à part, dans un journal dédié, pour ne pas fausser le calcul du loyer dû.

Excel est-il adapté à plus de 100 biens ?

C'est possible, mais la maintenance devient lourde. Au-delà de cent lots, un logiciel de gestion dédié est plus adapté.

Que faire en cas de trop-perçu ?

Il apparaît avec un signe moins dans l'impayé. Il se compense sur le mois suivant ou se rembourse, selon l'accord avec le locataire.