KHIZHNYAKOVSuivi des garanties et des tickets de caisse sur Excel
Suivi des garanties et tickets de caisse dans Excel — Voir le modèle →
Le scénario est classique : l'écran s'éteint ou le lave-vaisselle fuit, on cherche la facture, on ne la retrouve pas, et quand on la retrouve, la garantie est terminée depuis un mois. Le problème n'est pas la garantie elle-même, c'est qu'on n'y pense qu'au moment de la panne.
Un tableau Excel de quelques colonnes suffit à garder la main : il calcule la date de fin, vous prévient avant l'échéance et vous dit où se trouve le justificatif.
Les colonnes utiles
| Colonne | Exemple |
|---|---|
| Produit | Lave-linge |
| Catégorie | Électroménager |
| Magasin | Enseigne locale |
| Date d'achat | 14/03/2024 |
| Prix | 520 € |
| Garantie (mois) | 24 |
| N° de série | à copier sur l'étiquette |
| Emplacement du ticket | Classeur « Maison », pochette 2 |
| Fin de garantie | calculée |
| Statut | calculé |
Deux colonnes sont souvent oubliées et très utiles : le numéro de série, que le service après-vente demande presque toujours, et l'emplacement du ticket (classeur, dossier numérique, boîte à chaussures).
Calculer la fin de garantie
Excel sait ajouter des mois à une date :
=MOIS.DECALER(D2;F2)
Pour une date d'achat le 14 mars 2024 et 24 mois de garantie, la fin tombe le 14 mars 2026. Si vous préférez la veille, retirez un jour : =MOIS.DECALER(D2;F2)-1. Reportez-vous toujours à la carte de garantie du fabricant : la durée peut se compter différemment selon les produits et selon les conditions du vendeur.
Un statut qui prévient
Fixez un nombre de jours d'alerte dans une cellule, par exemple 60 en H1 :
=SI(I2<AUJOURDHUI();"Expirée";SI(I2-AUJOURDHUI()<=$H$1;"Se termine bientôt";"Sous garantie"))
Ajoutez une mise en forme conditionnelle : rouge pour « Expirée », orange pour « Se termine bientôt ». Une fois par mois, filtrez sur l'orange : c'est le moment de tester l'appareil et de signaler un défaut éventuel tant que vous êtes encore couvert.
Exemple chiffré
Cinq achats : un lave-linge à 520 €, un téléviseur à 650 €, un aspirateur à 280 €, un réfrigérateur à 700 € et une perceuse à 120 €. Si le lave-linge, le téléviseur et le réfrigérateur sont encore sous garantie, la valeur des biens couverts est 520 + 650 + 700 = 1 870 €, avec la formule :
=SOMME.SI(Statut;"Sous garantie";Prix)
En ajoutant SOMME.SI pour « Se termine bientôt », vous mesurez aussi ce qu'il faut vérifier au plus vite.
Conserver les justificatifs
Un tableau ne remplace pas le justificatif. Quelques habitudes à prendre :
- photographier le ticket dès l'achat, car les tickets thermiques s'effacent avec le temps ;
- nommer le fichier de manière cohérente (produit, date) et le ranger dans un dossier par année ;
- noter dans le tableau où se trouve l'original et la copie numérique ;
- conserver la notice et la carte de garantie avec le produit.
Les erreurs fréquentes
- Ne saisir que les gros achats : un petit appareil à 150 € mérite aussi sa ligne.
- Oublier les extensions de garantie : ajoutez-les comme une durée en mois supplémentaire.
- Ne pas mettre à jour le statut : il se calcule seul, tant que la date du jour est automatique.
- Garder le fichier sur un seul appareil.
Modèle de suivi des garanties prêt à l'emploi
Le modèle Suivi des garanties et des tickets est un fichier Excel payant, avec un tableau vierge et un exemple rempli de données fictives. Il fonctionne sans macros sous Excel 2007 et versions ultérieures et sous LibreOffice, et il est en français.
- Paramètres : date du rapport, nombre de jours d'alerte (60 par défaut, modifiable) et catégories.
- Achats : jusqu'à 300 achats avec magasin, prix, durée de garantie, numéro de série et lieu du ticket ; la date de fin et le statut se calculent seuls.
- Synthèse : nombre d'achats sous garantie, de garanties qui se terminent et expirées, et valeur des biens sous garantie.
La date de fin correspond à la date d'achat plus la durée en mois : vérifiez-la d'après votre carte de garantie. Le modèle s'adresse à tous ceux qui achètent de l'électroménager et des meubles, aux propriétaires de logements et de véhicules, et aux petites entreprises équipées de matériel.
FAQ
Que faire si le ticket est effacé ?
Un relevé bancaire ou une confirmation de commande par e-mail peut servir de preuve d'achat. Demandez au vendeur ce qu'il accepte.
Faut-il suivre aussi les produits alimentaires ou les consommables ?
Non. Réservez le tableau aux biens durables, ceux dont une panne coûterait cher.
Comment gérer un produit remplacé sous garantie ?
Ajoutez une nouvelle ligne pour le produit de remplacement, avec sa propre date et sa durée, et indiquez dans une note qu'il remplace l'ancien.
Peut-on utiliser ce tableau pour une entreprise ?
Oui, pour du matériel de bureau ou des outils. Ajoutez simplement l'emplacement de l'appareil ou la personne qui l'utilise.
