KHIZHNYAKOVSuivi des charges et des factures d'eau et d'électricité sur Excel
Suivi des charges et factures de services dans Excel — Voir le modèle →
Eau, électricité, gaz, chauffage, charges de copropriété : on reçoit des factures de natures différentes, à des rythmes différents, parfois estimées et parfois réelles. Au bout de quelques mois, impossible de dire si l'on a trop payé, s'il manque un règlement ou pourquoi la facture d'hiver a bondi.
Un petit tableau Excel règle cela. Vous saisissez les relevés de compteurs et vos paiements, il calcule la consommation, le montant dû et le solde.
Calculer la consommation à partir des relevés
La consommation d'un compteur est la différence entre le relevé actuel et le relevé précédent :
=B3-B2
Le montant est ensuite la consommation multipliée par le tarif :
=C3*Tarif
Exemple chiffré
Compteur d'eau : 1 245 m³ en mars, 1 253 m³ en avril. Consommation : 8 m³. Avec un prix de 4,50 € le m³ (valeur d'exemple, reprenez celle de votre facture), la facture est de 36 €. Électricité : 14 820 kWh en mars et 15 110 kWh en avril, soit 290 kWh à 0,25 € le kWh, donc 72,50 €.
Les services qui ne se mesurent pas au compteur
Tout n'est pas relevé au compteur. Trois logiques de calcul couvrent la plupart des cas :
| Mode | Principe | Exemple |
|---|---|---|
| Au compteur | consommation × tarif | eau, électricité, gaz |
| À la surface | surface × tarif au m² | entretien, charges de copropriété |
| Forfaitaire | montant fixe par mois | internet, ordures ménagères |
Pour le calcul à la surface, avec 65 m² et 1,40 € par m² et par mois : =65*1,4, soit 91 € par mois.
Gérer un changement de tarif
Les tarifs évoluent en cours d'année. Ne modifiez pas l'ancien tarif : vous fausseriez les mois passés. Gardez deux tarifs et la date de changement, puis choisissez celui qui s'applique :
=SI(MOIS_COURANT<MoisChangement;AncienTarif;NouveauTarif)
Ainsi, le mois de la bascule et les suivants utilisent le nouveau prix, les précédents restent inchangés.
Facturé, payé, solde
Construisez une matrice : les services en lignes, les mois en colonnes, le montant facturé dans chaque case. Ajoutez une ligne « Total du mois », une ligne « Payé » (le total des paiements enregistrés ce mois-là) et le solde cumulé :
=SoldePrécédent+Payé-Total
Un solde négatif signale une dette, un solde positif un trop-perçu. Sur douze mois, vous verrez aussi quel mois pèse le plus et lequel se compense.
Les erreurs à éviter
- Oublier un relevé : la consommation du mois suivant double, puis semble anormale.
- Mélanger factures estimées et réelles sans le noter : les régularisations réservent des surprises.
- Écraser l'ancien tarif au lieu de gérer la date de bascule.
- Ne pas conserver les justificatifs de paiement.
- Saisir les montants TTC pour certains services et HT pour d'autres.
Modèle de suivi des charges prêt à l'emploi
Le modèle Suivi des charges et factures de services est un fichier Excel payant. Il fonctionne sans macros sous Excel 2007 et versions ultérieures et sous LibreOffice, et il est en français.
- Paramètres : adresse, surface, année, services avec leurs tarifs et le mois de changement des tarifs.
- Relevés : la consommation des compteurs est calculée à partir du relevé précédent.
- Paiements : les paiements par mois.
- Facturation : matrice des services par mois, avec total, payé et solde.
- Synthèse : totaux annuels par service et graphique.
Vous pouvez ajouter vos propres services, jusqu'à 12, avec un mode de calcul au compteur, à la surface ou forfaitaire. Dans la dernière ligne de la feuille « Facturation », le solde cumulé est négatif en cas de dette et positif en cas de trop-perçu. Les tarifs sont des paramètres modifiables : saisissez ceux de votre facture. Le calcul est indicatif. Le modèle s'adresse aux propriétaires, aux locataires, aux syndics de copropriété et aux petits bureaux.
FAQ
À quelle fréquence relever les compteurs ?
Une fois par mois, à date fixe, idéalement le même jour. Plus la période est régulière, plus la comparaison d'un mois à l'autre est parlante.
Comment repérer une fuite d'eau ?
Une consommation qui bondit sans changement dans votre usage est un signal. Comparez avec le même mois de l'an dernier et, au besoin, relevez le compteur le soir puis le matin, robinets fermés.
Que faire d'un trop-perçu ?
Il se compense généralement sur les échéances suivantes ou fait l'objet d'un remboursement lors de la régularisation. Vérifiez les conditions de votre fournisseur.
Le tableau est-il utile en colocation ?
Oui : chacun voit la consommation et les paiements. Pour la répartition des montants entre colocataires, ajoutez une colonne de partage.
