Tableau de suivi d'agent immobilier sous Excel : biens, visites et commission

Un agent immobilier indépendant jongle avec des dizaines de choses : des mandats, des propriétaires qui rappellent, des acquéreurs qui visitent trois biens dans la semaine, et des promesses de rappel faites au détour d'un couloir. Sans outil, on oublie un client chaud ou on rappelle quelqu'un qui a déjà acheté ailleurs.

Un CRM complet coûte cher et demande du temps de prise en main. Un tableau Excel bien pensé suffit largement pour démarrer ou pour une petite agence. Voici comment le construire, avec les formules qui font vraiment gagner du temps.

La structure de base : trois tables liées

Évitez le fichier unique où tout est mélangé. Séparez les informations en trois feuilles qui se parlent entre elles.

1. Les biens

Une ligne par bien : adresse, type (appartement, maison, local), prix de vente, statut (à vendre, sous compromis, vendu), nom du propriétaire et taux de commission convenu au mandat.

2. Les visites

Une ligne par visite : date, nom du client, bien visité, résultat (intéressé, à rappeler, pas intéressé, offre). C'est ici que la vie du dossier se raconte. Ajoutez une colonne « Date du prochain contact », elle est la clé de tout le suivi.

3. Les ventes

Quand une offre est acceptée, une ligne dans cette feuille : bien, acquéreur, prix final, commission. Cette table sert à mesurer votre activité réelle.

Calculer la commission attendue

La commission est le prix multiplié par le taux. Prenons un exemple : un appartement à 240 000 € avec un taux de 4 % à la charge de l'acquéreur donne 240 000 × 0,04 = 9 600 €.

Avec le prix en C2 et le taux en F2 :

=C2*F2

Pour estimer votre chiffre d'affaires potentiel, additionnez les commissions des seuls biens encore actifs :

=SOMME.SI(D2:D100;"Sous compromis";G2:G100)

Vous obtenez ce qui est probable à court terme. Avec SOMME.SI.ENS, vous pouvez croiser plusieurs critères, par exemple le type de bien et le statut. Pensez aussi à vérifier les barèmes et la répartition de la commission dans vos propres mandats : les chiffres ci-dessus ne sont qu'une illustration.

La liste « À rappeler aujourd'hui »

C'est la fonction qui change vraiment le quotidien. L'idée : tout client dont la date de prochain contact est arrivée ou dépassée doit remonter automatiquement.

Dans la feuille des visites, avec la date de prochain contact en F2 :

=SI(ET(F2<>"";F2<=AUJOURDHUI());"À rappeler";"")

Il ne reste qu'à filtrer cette colonne chaque matin. Avec une version récente d'Excel, la fonction FILTRE fait la liste à votre place :

=FILTRE(B2:F500;(F2:F500<>"")*(F2:F500<=AUJOURDHUI()))

Prenez l'habitude de remplir la date de prochain contact à la fin de chaque appel. Sans cette discipline, aucun tableau ne peut vous sauver.

Mesurer son entonnoir

Comptez, par mois, le nombre de visites, le nombre d'offres et le nombre de ventes. Exemple : 40 visites, 6 offres, 2 ventes. Votre taux de transformation visite vers offre est de 6 / 40 = 15 %, et offre vers vente de 2 / 6 = 33 %. Ces ratios se suivent avec NB.SI.ENS :

=NB.SI.ENS(B2:B500;"Offre";A2:A500;">="&DATE(2026;10;1))

Ils vous disent où vous perdez du temps : trop de visites pour peu d'offres signifie souvent un prix de présentation à revoir ou un mauvais ciblage des acquéreurs.

Erreurs fréquentes

• Écrire le nom du bien différemment d'une feuille à l'autre : utilisez une liste déroulante (validation de données) plutôt que la saisie libre.
• Mélanger prix affiché et prix final : gardez les deux colonnes.
• Ne pas dater les contacts : sans date, pas de relance.
• Stocker des coordonnées de clients dans un fichier sans protection : conservez le fichier en lieu sûr et respectez les règles de protection des données personnelles qui s'appliquent à votre activité.

Un modèle Excel d'agent immobilier

Le modèle de suivi des biens et des visites est un fichier payant qui applique cette organisation. Il contient quatre feuilles : « Biens » (adresse, type, prix, statut, propriétaire, commission), « Visites » (date, client, bien, résultat), « Ventes » (ventes conclues et commission) et « À rappeler », qui liste les clients à contacter et propose une synthèse de l'entonnoir.

Vous recevez un tableau vide et un exemple rempli avec des données fictives, pratique pour comprendre le fonctionnement des formules et des contrôles. Les taux, seuils et valeurs de référence se règlent dans la feuille « Paramètres ». Le fichier peut suivre jusqu'à 100 biens et 400 visites, fonctionne sans macros sous Excel 2007 et versions ultérieures ou LibreOffice, et reste en français. Il s'adresse aux agents indépendants, aux petites agences et aux responsables de la vente de biens. Ce n'est pas un logiciel de comptabilité, et le calcul de commission reste indicatif. Les corrections et nouvelles versions sont gratuites.

FAQ

Excel suffit-il face à un vrai CRM immobilier ?

Pour un agent seul ou une petite équipe avec quelques dizaines de biens, oui. Un CRM devient utile quand plusieurs personnes saisissent en même temps, quand vous avez besoin de diffusion automatique d'annonces ou d'envoi d'e-mails en masse.

Comment éviter d'oublier de rappeler un client ?

Créez la règle d'or : aucun appel ne se termine sans une date de prochain contact inscrite. Chaque matin, ouvrez la liste des rappels du jour et traitez-la avant toute autre chose.

Faut-il séparer acquéreurs et propriétaires ?

C'est plus propre. Les propriétaires sont liés aux biens, les acquéreurs aux visites. Vous pouvez ajouter une colonne « Rôle » si une même personne est parfois vendeur puis acheteur.

Comment protéger les données de mes clients ?

Placez le fichier sur un disque protégé par mot de passe, évitez de l'envoyer par messagerie non chiffrée et ne gardez pas de coordonnées de personnes qui ne souhaitent plus être contactées.