KHIZHNYAKOVSuivre les périodes d'essai, CDD et échéances RH sous Excel
Suivi des échéances RH : période d’essai, CDD, visites médicales — modèle Excel — Voir le modèle →
Un CDD qui arrive à terme sans que personne n'ait décidé de la suite. Une période d'essai qui se termine un vendredi sans entretien. Une visite médicale en retard de trois mois. Ces oublis se produisent quand les dates vivent dans des têtes et des fichiers différents. Ils ne sont pas graves tant qu'ils restent rares, mais deviennent coûteux dès qu'ils touchent un contrat.
La méthode tient en deux idées : un registre unique, et des alertes calculées. Voici comment les monter dans Excel.
Un registre, une ligne par salarié
Colonnes utiles :
- nom, service, poste ;
- date d'embauche ;
- durée de la période d'essai, en mois ;
- date de fin du CDD (si le contrat est à durée déterminée) ;
- date de la prochaine visite médicale ;
- date de la prochaine formation ou habilitation à renouveler.
Les durées et délais légaux ou conventionnels varient d'un pays à l'autre : vérifiez-les dans le droit du travail et les règles locales applicables, sans vous fier à une valeur universelle.
Calculer la fin de la période d'essai
Fin de la période d'essai = date d'embauche + durée en mois − 1 jour.
En Excel : =MOIS.DECALER(C2;D2)-1.
Exemple : embauche le 15 janvier 2025, période d'essai de 3 mois : MOIS.DECALER(15/01/2025;3) donne le 15 avril 2025, moins un jour : fin le 14 avril 2025.
Une fois cette date passée, la période d'essai ne doit plus générer d'alerte : testez-le avec SI(fin<AUJOURDHUI();"";...) ou un statut « terminée ».
Un compte à rebours pour chaque échéance
Pour chaque colonne de dates :
- Jours restants :
=SI(E2="";"";E2-AUJOURDHUI()) - Statut :
=SI(F2="";"";SI(F2<0;"En retard";SI(F2<=30;"Bientôt";"OK")))
La date la plus proche parmi plusieurs échéances se trouve avec MIN, et la ligne de statut général reprend la plus urgente : =SI(MIN(jours)<0;"En retard";SI(MIN(jours)<=30;"Bientôt";"OK")).
Exemple chiffré
Date du jour : 10 mars 2025. Alerte à 30 jours.
| Salarié | Échéance | Date | Jours restants | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Martin | Fin de période d'essai | 14/04/2025 | 35 | OK |
| Bernard | Fin de CDD | 28/03/2025 | 18 | Bientôt |
| Petit | Visite médicale | 01/03/2025 | −9 | En retard |
La couleur apparaît avec une mise en forme conditionnelle : rouge pour les valeurs négatives, jaune pour les valeurs de 0 à 30.
La liste « à faire »
Plutôt que de parcourir le registre en entier, bâtissez une liste qui ne contient que les salariés « En retard » ou « Bientôt », classés par urgence. Avec une colonne technique =SI(statut<>"OK";jours+LIGNE()/100000;"") et les fonctions PETITE.VALEUR et EQUIV, la liste se construit sans macros et se met à jour toute seule. Ce rapport d'une page est celui qu'on regarde chaque lundi.
Erreurs fréquentes
- Compter un jour de trop ou de moins : fixez la règle (« − 1 jour ») une fois pour toutes.
- Alerte trop tardive : 30 jours est un minimum pour décider d'un renouvellement ; allongez-le si la décision est longue à prendre.
- Date du jour figée : dans un fichier de travail,
AUJOURDHUI()se met à jour à chaque ouverture ; pour une démonstration, saisissez une date fixe. - Prolongation non reportée : quand un CDD est prolongé, remplacez la date dans la même cellule et la couleur disparaît.
Modèle Excel prêt à l'emploi
Le modèle « Suivi des échéances RH » met en place ce registre. La feuille « Paramètres » contient l'organisation, la date du rapport (mise à jour automatiquement) et le délai d'alerte en jours. Dans « Registre », jusqu'à 60 salariés : embauche, période d'essai, CDD, visite médicale, formation ou habilitation, avec les jours avant les échéances, l'échéance la plus proche et le statut.
La feuille « À faire » liste automatiquement les salariés au statut « En retard » ou « Bientôt », les plus urgents en haut. La « Synthèse » compte les échéances en retard et à venir par type et par service, avec un graphique. Le fichier contient un tableau vide et un exemple fictif ; il est en français, sans macros, compatible Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice. Il est payant. Délais et seuils se règlent dans les paramètres : vérifiez-les d'après le droit du travail et les règles locales.
FAQ
Qui doit suivre ces échéances ?
Souvent un responsable RH ou un office manager. Dans une petite entreprise, le dirigeant peut le faire lui-même, à condition d'un point hebdomadaire de cinq minutes.
Combien de jours avant faut-il être alerté ?
Pour la fin d'une période d'essai ou d'un CDD, 30 jours laissent le temps d'un entretien et d'une décision. Pour une visite médicale, prévoyez plus si la prise de rendez-vous est longue.
Que faire si la période d'essai est renouvelée ?
Mettez à jour la durée (ou la date de fin) dans le registre : le statut et la couleur sont recalculés.
Ce fichier remplace-t-il un logiciel RH ?
Non. C'est un outil de suivi simple pour petites équipes, utile tant que le nombre de salariés reste modeste.
