KHIZHNYAKOVSuivre ses biens et établir une mise au rebut sous Excel
Suivi des biens et procès-verbaux de mise au rebut — modèle Excel — Voir le modèle →
Dans un service administratif, une école ou un petit entrepôt, les biens se comptent en mémoire : on sait qu'il restait des cartouches d'encre, mais pas combien, ni où. Le jour de l'inventaire, l'écart entre ce que disent les papiers et ce qu'il y a sur l'étagère se découvre trop tard. Et pour mettre un équipement au rebut, il faut encore retrouver les références, les valeurs et les signataires.
Excel suffit pour tenir ce suivi, à condition de respecter une règle : on ne saisit jamais le stock, on saisit des mouvements, et le stock se calcule. Voici la méthode, avec formules et exemple.
Le principe : un journal et un calcul
Deux tables suffisent.
- La liste des articles : code unique, désignation, unité, catégorie, prix comptable, stock minimum, stock initial.
- Le journal des mouvements : une ligne par opération (date, code article, type, quantité, entrepôt, motif éventuel). Les types sont limités à quelques valeurs : entrée, sortie, mise au rebut, transfert.
Le stock actuel d'un article est alors : stock initial + entrées − sorties − mises au rebut.
Exemple chiffré
L'article « Ramette A4 » : stock initial 40, entrées 120, sorties 135, mise au rebut 0, minimum 30.
| Calcul | Résultat |
|---|---|
| 40 + 120 − 135 − 0 | 25 ramettes en stock |
| Comparaison avec le minimum de 30 | Sous le minimum : à recommander |
| Valeur à 3,20 € l'unité | 80,00 € |
Les formules utiles
Avec un tableau « Journal » (colonnes Code, Type, Quantité) :
- Total des entrées d'un article :
=SOMME.SI.ENS(Quantité;Code;A2;Type;"Entrée") - Stock actuel :
=stock_initial+entrées-sorties-rebuts - Alerte de réapprovisionnement :
=SI(stock<minimum;"À commander";"OK") - Valeur du stock :
=stock*prix - Éviter les codes inconnus :
=SIERREUR(RECHERCHEV(B2;Articles;2;FAUX);"Code inconnu")
Ajoutez une colonne de contrôle dans le journal : une sortie supérieure au stock disponible, un prix absent ou un motif de mise au rebut oublié doivent s'afficher en rouge. Ces contrôles font gagner plus de temps que n'importe quelle formule sophistiquée.
Préparer une mise au rebut
Le procès-verbal de mise au rebut regroupe plusieurs lignes sous un même numéro. La bonne pratique : dans le journal, chaque ligne de mise au rebut porte un numéro de procès-verbal et un motif (usure, casse, obsolescence, perte). Il suffit ensuite de filtrer sur ce numéro pour obtenir la liste des biens, leur quantité, leur valeur et le total. Les signatures de la commission et la mention d'approbation se placent en pied de page.
Les règles de mise au rebut (qui décide, quels seuils, quelle commission) relèvent de la politique comptable de votre organisation et de la réglementation locale : vérifiez-les avant d'utiliser un document.
Pour les immobilisations : l'amortissement linéaire
Un bien durable se suit à part. Principe linéaire : valeur d'origine ÷ durée d'utilisation en mois = dotation mensuelle. Pour un ordinateur à 1 200 € amorti sur 48 mois, la dotation est de 25 € par mois ; au bout de 20 mois, la valeur nette est de 1 200 − 500 = 700 €.
Erreurs fréquentes
- Taper le stock à la main : au premier oubli, plus rien ne concorde.
- Des codes articles non uniques : deux « cable-hdmi » et vos totaux sont faux.
- Pas de motif de mise au rebut : impossible de justifier ensuite.
- Trier le journal sans précaution : sélectionnez toujours toutes les colonnes avant de trier.
- Sauter l'inventaire : comparez au moins une fois par an quantité comptable et quantité réelle.
Modèle Excel prêt à l'emploi
Le modèle « Suivi des biens et procès-verbaux de mise au rebut » reprend cette architecture. La feuille « Paramètres » regroupe l'organisation, les entrepôts, les responsables du matériel, les motifs de mise au rebut, les catégories et la commission. « Articles » accepte jusqu'à 300 articles avec contrôle des doublons et des oublis, et le « Journal » jusqu'à 1 500 lignes : entrées, sorties, mises au rebut et transferts entre entrepôts, avec le stock après chaque opération et les contrôles décrits plus haut.
La feuille « Stocks » affiche entrées, sorties, stock actuel et valeur, met en évidence les stocks sous le minimum ou négatifs, et propose une quantité à recommander. Dans « Mise au rebut », vous choisissez un numéro de procès-verbal : les lignes sont reprises du journal, avec totaux et signatures. Le registre « Immobilisations » (200 biens maximum) calcule l'amortissement linéaire et la valeur nette à la date choisie, la « Fiche immobilisation » s'imprime par numéro d'inventaire, et l'« Inventaire » compare quantités comptables et réelles. Une « Synthèse » complète le tout.
Le fichier est en français, fonctionne sous Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice, sans macros. Il est payant. Les formulaires imprimables sont des modèles de travail, pas des formulaires officiels.
FAQ
À quelle fréquence faire l'inventaire ?
Au moins une fois par an, et plus souvent pour les articles de valeur ou à forte rotation. Un petit inventaire tournant (un rayon par mois) est plus facile à tenir qu'un grand comptage annuel.
Comment fixer le stock minimum ?
Multipliez la consommation moyenne par le délai de réapprovisionnement, puis ajoutez une marge. Si vous consommez 10 ramettes par semaine et que la livraison prend 2 semaines, un minimum de 25 à 30 est raisonnable.
Faut-il un code pour chaque article ?
Oui. Un code court et unique évite les doublons et permet les recherches avec RECHERCHEV, bien plus fiables qu'une recherche sur le nom.
Peut-on suivre plusieurs entrepôts ?
Oui, à condition d'indiquer l'entrepôt dans chaque ligne du journal et de traiter un transfert comme une sortie d'un lieu et une entrée dans un autre.
