KHIZHNYAKOVSuivre les absences et les congés d'une équipe sous Excel
Suivi des absences des employés dans Excel — congés, arrêts maladie, calendrier du service — Voir le modèle →
Qui est en congé cette semaine ? Qui est en arrêt maladie ? Combien de jours restent-ils à Karine ? Et que se passera-t-il si cinq personnes du même service posent leurs congés la même semaine ? Dans beaucoup de petites équipes, la réponse tient dans les messages, les mémos et les souvenirs.
Excel permet de centraliser tout cela sur un seul registre, à condition de garder une idée simple : on ne saisit que les absences, et tout le reste (soldes, calendrier, alertes) se calcule.
Le registre des absences
Une ligne par absence, avec :
- l'employé ;
- le type : congé, maladie, récupération, déplacement... ;
- la date de début et la date de fin ;
- éventuellement un justificatif.
Un congé fractionné se saisit sur plusieurs lignes, chacune avec ses dates. Le total se fait ensuite par employé.
Calculer le nombre de jours
Deux compteurs sont utiles : les jours calendaires (tous les jours du début à la fin) et les jours ouvrés (sans week-ends ni jours fériés).
- Calendaires :
=D2-C2+1 - Ouvrés :
=NB.JOURS.OUVRES(C2;D2;Fériés), où « Fériés » est la plage de vos jours fériés.
Selon vos règles, un congé se décompte en jours ouvrés ou calendaires, hors jours fériés ou non : vérifiez votre règlement et la réglementation locale et appliquez la même règle à tous.
Le solde de congés
Solde = droit annuel + report − jours pris − jours planifiés.
Exemple : un salarié a droit à 25 jours, avec 3 jours de report. Il a pris 14 jours et planifié 8 jours pour l'été.
| Élément | Jours |
|---|---|
| Droit annuel | 25 |
| Report de l'an dernier | 3 |
| Pris | 14 |
| Planifié | 8 |
| Solde | 25 + 3 − 14 − 8 = 6 |
Formule : =droit+report-SOMME.SI.ENS(Jours;Employé;A2;Type;"Congé";Date;"<="&AUJOURDHUI())-SOMME.SI.ENS(Jours;Employé;A2;Type;"Congé";Date;">"&AUJOURDHUI()). Pour plus de lisibilité, séparez « pris » et « planifié » dans deux colonnes.
Un calendrier d'équipe qui se dessine tout seul
Placez les jours du mois en colonnes et les employés en lignes. Dans chaque cellule, une formule teste si la date tombe dans une absence de la personne et renvoie un code (C pour congé, M pour maladie, R pour récupération, D pour déplacement) :
=SI(NB.SI.ENS(Employé;$A5;Début;"<="&E$4;Fin;">="&E$4;Type;"Congé")>0;"C";"")
On répète la formule pour chaque type. Pour le nombre d'absents par jour, NB.SI compte les cellules non vides de la colonne : =NB.SI(E5:E64;"?*"). Une mise en forme conditionnelle colore la cellule en rouge dès que le compteur dépasse le nombre d'absents simultanés admis.
Les contrôles qui évitent les surprises
- Chevauchements : deux absences de la même personne sur les mêmes dates doivent déclencher une alerte.
- Date de fin avant la date de début : une erreur de saisie fréquente.
- Jours fériés à jour : sans eux, les jours ouvrés sont faux.
- Absences simultanées : choisissez un plafond par service (par exemple 2 personnes sur 8).
Erreurs fréquentes
- Saisir le solde à la main : il se désynchronise au premier oubli. Calculez-le.
- Écraser une absence annulée : mieux vaut changer le type ou la supprimer proprement, pas la modifier en silence.
- Mélanger années : le droit et le report se rattachent à une année précise.
- Données sensibles : les motifs médicaux ne doivent pas figurer. Limitez-vous au type « maladie ».
Modèle Excel prêt à l'emploi
Le modèle « Suivi des absences des employés » met tout cela en place. La feuille « Paramètres » regroupe l'année, le droit à congé, le nombre d'absents simultanés admis, le seuil de solde élevé, les jours fériés et les services. « Employés » gère jusqu'à 60 personnes : report, pris, planifié, solde, arrêts maladie, récupérations, déplacements, statut du jour et contrôle.
« Absences » accepte jusqu'à 800 enregistrements, avec jours calendaires et ouvrés, statut et contrôle des chevauchements. Le « Calendrier » montre la présence du service pour n'importe quel mois avec les codes C, M, R, D, le nombre d'absents par jour et les totaux par employé, et la « Synthèse » présente les absences par mois et par type, avec contrôle par service et deux graphiques.
Le fichier est en français, fonctionne sous Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice, sans macros, et il est payant. Droits à congé et seuils se règlent dans les paramètres : comparez-les à votre réglementation locale et à vos règles internes. Le calcul est indicatif.
FAQ
Jours ouvrés ou calendaires : lequel choisir ?
Le choix dépend de vos règles internes et de la réglementation locale. L'important est d'utiliser la même méthode pour toute l'équipe et de l'écrire dans le fichier.
Comment gérer le report de congés ?
Saisissez le solde restant de l'année précédente dans une colonne « Report » et ajoutez-le au droit annuel. Vérifiez les règles de report applicables.
Faut-il consigner la raison d'un arrêt maladie ?
Non. Le type « maladie » et les dates suffisent pour le suivi. Évitez de stocker des informations médicales dans un tableur partagé.
Comment partager le fichier avec les chefs de service ?
Enregistrez-le sur un dossier partagé avec droits limités, et prévoyez une personne seule chargée de la saisie pour éviter les versions concurrentes.
