Cara Membuat CRM Agen Properti Sederhana di Excel

Seorang agen properti jarang kehilangan klien karena harga. Lebih sering klien hilang karena tidak dihubungi tepat waktu: janji melihat rumah tercatat di chat, nomor pemilik ada di buku catatan, dan perkiraan komisi hanya ada di kepala.

Anda tidak perlu langsung berlangganan aplikasi CRM yang mahal. Dengan Excel, tiga tabel kecil sudah cukup: daftar properti, catatan kunjungan, dan daftar transaksi. Artikel ini menunjukkan cara menyusunnya, rumus untuk komisi dan pengingat kontak, serta kesalahan yang sebaiknya dihindari.

Tiga tabel dasar

1. Properti. Satu baris per listing: alamat, jenis (rumah, ruko, tanah, apartemen), harga, status (tersedia, dalam negosiasi, terjual), nama dan telepon pemilik, serta persentase komisi.

2. Kunjungan. Satu baris per kunjungan: tanggal, nama klien, properti yang dilihat, hasil (tertarik, ragu, tidak cocok), dan tanggal kontak berikutnya.

3. Transaksi. Properti yang sudah terjual atau tersewa, tanggal, harga akhir, dan komisi.

Hubungkan ketiganya dengan kode atau alamat properti yang selalu ditulis sama. Pilihan dari daftar (Data Validation) mencegah salah ketik, karena satu huruf berbeda membuat rumus tidak mengenali properti.

Menghitung perkiraan komisi

Misalnya sebuah rumah dijual Rp1.250.000.000 dengan komisi 2%. Rumusnya:

=Harga*Persen_komisi

Hasilnya Rp25.000.000. Bila Anda menaruh persentase komisi di satu sel parameter, ubah angka itu sekali dan semua perhitungan ikut berubah. Untuk total komisi dari transaksi yang sudah selesai, pakai:

=SUMIF(Transaksi!D:D,"Terjual",Transaksi!F:F)

Ingat bahwa angka ini perkiraan. Pembagian komisi dengan agen lain, biaya pemasaran, dan pajak harus Anda cocokkan sendiri dengan perjanjian dan ketentuan yang berlaku.

Daftar "hubungi hari ini"

Fungsi CRM yang paling berharga adalah pengingat. Di tabel kunjungan, tambah kolom "Tanggal kontak berikutnya", lalu kolom status:

=IF(AND(F2<>"",F2<=TODAY()),"Hubungi","")

Saring kolom ini setiap pagi. Klien yang tanggal kontaknya sudah tiba muncul sebagai daftar kerja Anda. Setelah menghubungi, perbarui tanggal berikutnya. Kebiasaan ini lebih penting daripada rumus apa pun.

Corong penjualan sederhana

Hitung berapa klien di setiap tahap dengan COUNTIF. Contoh bulan ini:

Dari 24 kunjungan Anda mendapat 1 transaksi, sekitar 4%. Angka ini membantu menjawab pertanyaan penting: perlu lebih banyak kunjungan, atau perlu tindak lanjut yang lebih baik di tahap negosiasi?

Kesalahan yang sering terjadi

• Satu tabel untuk segalanya. Properti, klien, dan kunjungan dicampur dalam satu lembar membuat data berulang dan sulit disaring.
• Status yang diketik bebas. "Terjual", "terjual ", dan "sold" dianggap tiga hal berbeda oleh rumus.
• Tidak ada tanggal kontak berikutnya. Tanpa tanggal, tidak ada pengingat.
• Data klien tersebar. Simpan file di tempat yang aman dan cadangkan secara berkala, karena berisi nomor telepon orang lain.

Kebiasaan harian yang membuat CRM berguna

Sistem sebaik apa pun gagal bila datanya basi. Sediakan sepuluh menit setiap sore untuk tiga hal: perbarui hasil kunjungan hari itu, isi tanggal kontak berikutnya untuk setiap klien yang Anda temui, dan ubah status properti yang berubah. Di awal minggu, tinjau properti yang sudah lama berstatus "tersedia" tanpa kunjungan; mungkin harganya perlu dibicarakan lagi dengan pemilik. Pola ini membuat Excel terasa seperti asisten, bukan beban administrasi.

Template Excel untuk agen properti

Template ini berbayar dan menyatukan semua di atas dalam satu file. Lembar «Properti» menyimpan alamat, jenis, harga, status, pemilik, dan komisi. «Kunjungan» mencatat tanggal, klien, properti, dan hasil. «Transaksi» merangkum transaksi selesai dan komisinya, sementara «Hubungi» menampilkan klien yang perlu dihubungi, lengkap dengan ringkasan corong penjualan.

Komisi dihitung dari persentase di «Parameter» dikalikan harga properti, dan klien otomatis masuk daftar «Hubungi» ketika tanggal kontak berikutnya sudah tiba. Kapasitasnya hingga 100 properti dan 400 kunjungan. Tersedia tabel kosong dan contoh terisi dengan data fiktif, jadi Anda bisa melihat cara kerja rumusnya dulu. Berjalan di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice tanpa makro, dan semua perbaikan serta versi baru Anda dapatkan gratis. Cocok untuk agen perorangan, agensi kecil, dan manajer penjualan properti.

FAQ

Apakah Excel cukup untuk agen properti pemula?

Untuk puluhan listing dan beberapa ratus kunjungan, cukup. Yang menentukan adalah disiplin mengisi, bukan alatnya. Bila nanti klien mencapai ribuan, barulah masuk akal beralih ke CRM berbayar.

Bagaimana mencatat listing yang dipegang dua agen?

Tambahkan kolom "Agen" dan "Bagian komisi". Hitung komisi Anda sebagai harga dikali persentase komisi dikali bagian Anda.

Seberapa sering data kunjungan perlu diperbarui?

Sebaiknya di hari yang sama. Hasil kunjungan paling akurat sehari setelahnya, saat kesan klien masih segar, dan itu menentukan kapan Anda menghubunginya lagi.

Bolehkah menyimpan file di cloud?

Boleh, selama akses dibatasi. Data pribadi klien perlu dijaga, jadi gunakan kata sandi dan jangan bagikan file ke orang yang tidak berkepentingan.