Cara Mencatat dan Mengontrol Langganan Bulanan di Excel

Satu langganan film Rp54.000, satu musik Rp55.000, satu penyimpanan cloud Rp15.000. Masing-masing terasa kecil. Tetapi bila ditambah aplikasi kebugaran, alat desain, dan layanan yang lupa dibatalkan setelah masa percobaan, jumlahnya bisa ratusan ribu rupiah setiap bulan, dan sering tidak ada yang menghitungnya.

Tabel Excel sederhana memperlihatkan semuanya dalam satu layar. Artikel ini menunjukkan kolom yang diperlukan, rumus untuk mengubah semua periode tagihan menjadi angka bulanan, dan cara menyorot tagihan yang akan datang.

Kolom yang diperlukan

Buat satu baris per langganan:

Status memakai tiga nilai saja: Aktif, Jeda, Dibatalkan. Jangan menghapus langganan yang dibatalkan; ubah statusnya. Dari riwayat itu Anda bisa belajar langganan mana yang sering Anda pasang lalu tinggalkan.

Menyeragamkan biaya ke bulanan

Langganan tahunan Rp600.000 tidak bisa dibandingkan langsung dengan langganan bulanan Rp55.000. Ubah semuanya menjadi biaya per bulan dengan membagi biaya dengan jumlah bulan dalam periode:

Taruh tabel kecil ini di lembar parameter, lalu rumus per bulan menjadi:

=IF(F2="Aktif",C2/VLOOKUP(D2,Parameter!A:B,2,FALSE),0)

Contoh: langganan tahunan Rp600.000 menjadi Rp50.000 per bulan. Total per tahun cukup dikalikan 12. Kalau ada lima langganan aktif dengan jumlah bulanan Rp55.000, Rp54.000, Rp50.000, Rp15.000, dan Rp25.000, totalnya Rp199.000 per bulan atau Rp2.388.000 per tahun. Angka tahunan inilah yang biasanya membuat orang menimbang ulang.

Pengingat tagihan

Tambahkan kolom sisa hari:

=E2-TODAY()

dan beri warna bila sisa hari kurang dari batas yang Anda tentukan, misalnya 7. Dengan pemformatan bersyarat, tagihan yang dekat berubah kuning dan Anda punya waktu membatalkan sebelum ditagih. Setelah tagihan lewat, perbarui tanggal dengan EDATE:

=EDATE(E2,12) untuk langganan tahunan, atau angka 1 untuk bulanan.

Melihat ke mana uang mengalir

Gunakan SUMIF untuk menjumlahkan biaya bulanan per kategori:

=SUMIF(B:B,"Hiburan",G:G)

Lalu bandingkan dengan total. Bila hiburan memakan 60% dari semua langganan, ada ruang untuk berhemat tanpa mengorbankan layanan yang benar-benar dipakai.

Kesalahan yang sering terjadi

• Melupakan masa percobaan gratis. Catat tanggal berakhirnya sebagai tagihan terdekat.
• Mencampur biaya bulanan dan tahunan dalam satu kolom tanpa dikonversi.
• Tidak mencatat langganan bersama. Jika Anda berbagi paket keluarga, catat bagian Anda saja atau tandai terpisah.
• Mengira tabel membatalkan langganan. Tabel hanya mengingatkan; pembatalan tetap Anda lakukan di layanan terkait.

Mengubah angka menjadi keputusan

Setelah total tahunan terlihat, ajukan tiga pertanyaan pada tiap langganan: kapan terakhir saya memakainya, apa yang akan hilang jika berhenti, dan adakah alternatif gratis atau paket yang lebih murah. Langganan yang tidak dipakai dalam sebulan terakhir adalah kandidat pertama untuk dibatalkan. Mengubah status menjadi "Jeda" atau "Dibatalkan" langsung memperbarui total, sehingga Anda bisa melihat penghematan nyata setiap kali merapikan daftar.

Template Excel pencatatan langganan

Template ini berbayar dan sudah berisi semua yang dijelaskan. «Parameter» menyimpan tanggal laporan, jumlah hari peringatan, kategori, dan periode pembayaran (bulan, kuartal, semester, tahun). «Langganan» menampung hingga 60 langganan dengan biaya, periode, tanggal tagihan terdekat, dan status aktif, jeda, atau dibatalkan. «Ringkasan» menampilkan pengeluaran per bulan dan per tahun, tagihan terdekat, porsi per kategori, dan diagram.

Hanya langganan berstatus «Aktif» yang dihitung, sehingga angka total selalu mencerminkan kondisi sekarang. File berisi tabel kosong dan contoh terisi dengan data fiktif, berjalan di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice tanpa makro, serta mendapat pembaruan gratis. Cocok untuk keluarga, mahasiswa, pekerja lepas, dan usaha kecil dengan layanan untuk tim.

FAQ

Apakah tabel ini memotong uang dari rekening?

Tidak. Tabel hanya mencatat dan mengingatkan sesuai tanggal yang Anda isi. Pemotongan dilakukan oleh layanan atau bank Anda.

Bagaimana mencatat langganan dalam dolar?

Konversi ke rupiah dengan kurs yang Anda pakai, atau buat kolom mata uang dan kolom kurs. Cukup perbarui kurs tiap beberapa bulan, karena yang dicari adalah gambaran besarnya.

Seberapa sering sebaiknya meninjau daftar langganan?

Sebulan sekali, bertepatan dengan hari gajian. Tanyakan satu hal pada tiap baris: apakah bulan ini benar-benar dipakai?

Apakah layanan gratis juga perlu dicatat?

Hanya jika akan berubah menjadi berbayar. Catat dengan biaya 0 dan tanggal berakhir masa gratis di kolom tagihan.