KHIZHNYAKOVCara Mencatat Piutang Usaha dan Umur Piutang di Excel
Pencatatan Piutang Usaha — Template Excel Buku Piutang Pelanggan — Lihat template →
Memberi tempo pembayaran membantu penjualan, tetapi membawa masalah baru: uang Anda ada di tangan pelanggan. Selama pelanggannya sedikit, semua bisa diingat. Begitu ada puluhan faktur dengan tempo 14, 30, dan 45 hari, pembayaran sebagian, dan janji «minggu depan ditransfer», catatan di buku tulis atau riwayat chat tidak lagi cukup.
Di artikel ini Anda akan menyusun buku piutang pelanggan di Excel: daftar faktur, pembayaran yang dicatat per nomor faktur, perhitungan sisa piutang, hari keterlambatan, umur piutang, dan pengingat siapa yang perlu dihubungi.
Struktur: tiga tabel
- Pelanggan — nama, tempo pembayaran standar dalam hari, penanggung jawab.
- Faktur — satu baris per faktur.
- Pembayaran — satu baris per pembayaran, dengan nomor faktur.
Pemisahan faktur dan pembayaran penting. Jika pembayaran dicatat langsung di baris faktur, pembayaran sebagian (cicilan, transfer dua kali) sulit dilacak.
Langkah 1. Daftar faktur
| No. faktur | Pelanggan | Tgl kirim | Jumlah | Jatuh tempo | Dibayar | Sisa | Terlambat, hari |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| F-101 | Toko Maju | 01.09 | Rp12.000.000 | 01.10 | Rp12.000.000 | Rp0 | 0 |
| F-102 | CV Sinar | 05.09 | Rp8.500.000 | 19.09 | Rp4.000.000 | Rp4.500.000 | 42 |
| F-103 | Toko Maju | 20.09 | Rp6.000.000 | 20.10 | Rp0 | Rp6.000.000 | 11 |
| F-104 | UD Berkah | 15.10 | Rp9.000.000 | 14.11 | Rp0 | Rp9.000.000 | 0 |
(Contoh dihitung untuk tanggal 31 Oktober.)
Langkah 2. Rumus utama
Catatan: di Excel dengan pengaturan regional Indonesia argumen dipisahkan titik koma (;); di format Inggris, koma.
Jatuh tempo = tanggal kirim + tempo pelanggan:
=C2+VLOOKUP(B2;Pelanggan!$A:$B;2;FALSE)
Jika untuk faktur tertentu disepakati tenggat lain, tambahkan kolom «jatuh tempo khusus» dan pakai =IF(I2<>"";I2;C2+VLOOKUP(...)).
Dibayar — jumlah semua pembayaran untuk nomor faktur ini:
=SUMIF(Pembayaran!$B:$B;A2;Pembayaran!$C:$C)
Sisa = jumlah − dibayar.
Hari keterlambatan — hanya jika masih ada sisa:
=IF(AND(G2>0;TODAY()>E2);TODAY()-E2;0)
Langkah 3. Umur piutang
Umur piutang (aging) membagi piutang menurut lamanya keterlambatan. Ini indikator terpenting: semakin lama piutang terlambat, semakin kecil peluang tertagih.
| Kelompok | Rumus kelompok |
|---|---|
| Belum jatuh tempo | terlambat = 0 |
| 1–30 hari | 1–30 |
| 31–60 hari | 31–60 |
| 61–90 hari | 61–90 |
| Lebih dari 90 hari | > 90 |
=IF(G2=0;"Lunas";IF(H2=0;"Belum jatuh tempo";IF(H2<=30;"1–30";IF(H2<=60;"31–60";IF(H2<=90;"61–90";">90")))))
Ringkasan per kelompok: =SUMIF(J:J;"31–60";G:G).
Dari contoh: total piutang Rp19.500.000. Belum jatuh tempo Rp9.000.000, 1–30 hari Rp6.000.000, 31–60 hari Rp4.500.000. Porsi terlambat = 10.500.000 / 19.500.000 ≈ 54%. Lebih dari separuh uang di pelanggan sudah lewat tempo — sinyal untuk mulai menagih lebih aktif.
Langkah 4. Kapan menghubungi pelanggan
Tambahkan kolom «tanggal kontak berikutnya». Setiap kali menelepon atau mengirim pesan, catat tanggal janji pelanggan. Lalu kolom pengingat:
=IF(AND(G2>0;K2<>"";K2<=TODAY());"Telepon";IF(AND(H2>0;K2="");"belum ada kontak";""))
Setiap pagi, filter kolom ini — dan Anda punya daftar telepon hari ini.
Kesalahan yang sering terjadi
- Pembayaran tanpa nomor faktur. Pelanggan mentransfer «untuk tagihan bulan lalu», dan sisa piutang tidak bisa dicocokkan. Minta nomor faktur di berita transfer.
- Menghitung keterlambatan dari tanggal kirim. Keterlambatan dihitung dari jatuh tempo, bukan dari tanggal pengiriman.
- Hanya melihat total piutang. Total Rp50 juta yang semuanya belum jatuh tempo jauh lebih sehat daripada Rp20 juta yang sudah lewat 90 hari.
- Terus mengirim barang ke pelanggan yang menunggak. Tetapkan batas: misalnya tidak ada pengiriman baru jika ada faktur lewat 60 hari.
Template siap pakai: pencatatan piutang usaha
Template berbayar «Pencatatan Piutang Usaha» menyusun buku piutang ini lengkap dengan ringkasan. Sheet «Pelanggan» memuat daftar pembeli, tempo pembayaran dalam hari, dan penanggung jawab. Sheet «Faktur» menampung hingga 800 faktur: pelanggan, tanggal kirim, jumlah, jatuh tempo (termasuk «Jatuh tempo khusus»), sisa piutang, hari keterlambatan, kelompok umur, lampu status, dan tanggal kontak berikutnya dengan pengingat «Telepon».
Sheet «Pembayaran» menampung hingga 1500 pembayaran menurut nomor faktur, dan pembayaran sebagian dijumlahkan otomatis. Di «Ringkasan» Anda melihat total piutang, porsi terlambat, umur piutang 1–30, 31–60, 61–90, dan lebih dari 90 hari, piutang per pelanggan, dan diagram.
File berjalan di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice, dengan rumus biasa tanpa makro.
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa tempo pembayaran yang sebaiknya diberikan?
Tergantung kebiasaan di industri Anda dan arus kas sendiri. Tempo yang lebih panjang dari perputaran kas Anda berarti Anda membiayai pelanggan dengan uang sendiri.
Bagaimana mencatat retur atau potongan harga?
Catat sebagai baris di sheet pembayaran dengan nomor faktur yang sama dan keterangan «retur» atau «potongan». Sisa piutang akan berkurang dengan benar.
Bagaimana dengan piutang yang hampir pasti tidak tertagih?
Tandai di keterangan dan tinjau bersama pembukuan Anda. Di tabel piutang sebaiknya tetap terlihat sampai ada keputusan, agar tidak hilang dari perhatian.
Bagaimana jika pelanggan membayar beberapa faktur dengan satu transfer?
Pecah transfer tersebut menjadi beberapa baris di sheet pembayaran — satu baris per nomor faktur, dengan jumlah yang dialokasikan. Biasanya faktur tertua dilunasi lebih dulu. Dengan begitu sisa setiap faktur dan umur piutang tetap akurat, dan Anda bisa mengirim rincian alokasi ke pelanggan jika ada pertanyaan.
Apakah perlu mengirim pengingat sebelum jatuh tempo?
Sering kali membantu. Pesan singkat beberapa hari sebelum jatuh tempo terasa sopan dan mengurangi jumlah faktur yang «terlupa» oleh pelanggan.
