KHIZHNYAKOVBudget di un evento in Excel: preventivo, pagamenti e checklist
Budget e piano dell'evento in Excel: preventivo, pagamenti e checklist — Modello Excel — Vedi il modello →
Una festa aziendale, un anniversario o una piccola conferenza sembrano semplici finché non si comincia a contare: sala, catering, musica, allestimento, trasporti, regali, imprevisti. A pochi giorni dall'evento ci si accorge che un acconto non è stato versato, che il budget è già sforato e che nessuno ricorda chi doveva chiamare il fotografo.
La soluzione non è un software complicato, ma un foglio Excel con due parti ben separate: un preventivo che confronta ciò che avete previsto con ciò che avete pagato, e una checklist con scadenze. Qui vedete come costruirli, con un esempio numerico e le formule essenziali.
Il preventivo, passo per passo
1. Fissare i parametri
Prima di tutto servono quattro dati: il budget totale, il numero di ospiti, la data dell'evento e l'elenco delle categorie di spesa (location, catering, intrattenimento, allestimento, trasporti, varie). Metteteli in un foglio a parte, così le formule li richiamano sempre dallo stesso posto.
2. Una riga per ogni voce
Nel foglio del preventivo ogni riga è una spesa, con queste colonne: voce, categoria, quantità, prezzo unitario, importo pagato. Le altre colonne si calcolano:
- Previsto = quantità × prezzo
- Saldo da pagare = previsto − pagato
- Stato = «Pagato» se il saldo è zero, «Acconto» se è stato pagato qualcosa, «Da pagare» negli altri casi
La formula dello stato può essere: =SE(E2>=D2*C2;"Pagato";SE(E2>0;"Acconto";"Da pagare")).
3. Un esempio con i numeri
Immaginate una cena aziendale per 40 persone con un budget di 6.000 euro.
| Voce | Categoria | Qtà | Prezzo | Pagato |
|---|---|---|---|---|
| Menu cena | Catering | 40 | 55 € | 800 € |
| Affitto sala | Location | 1 | 1.200 € | 1.200 € |
| DJ | Intrattenimento | 1 | 700 € | 0 € |
| Fiori e luci | Allestimento | 1 | 650 € | 200 € |
| Navetta | Trasporti | 2 | 300 € | 0 € |
Il previsto totale è 2.200 + 1.200 + 700 + 650 + 600 = 5.350 euro, già pagati 2.200, da saldare 3.150. Il costo per ospite è 5.350 / 40 = 133,75 euro. Il budget residuo è 6.000 − 5.350 = 650 euro: poco, se si considera che conviene tenere una riserva del 5-10% per gli imprevisti.
4. Totali per categoria
Con SOMMA.SE sommate il previsto di ogni categoria: =SOMMA.SE(B:B;"Catering";F:F). Un confronto per categoria mostra subito dove va la maggior parte dei soldi e dove avete margine per tagliare. Un grafico a barre rende il quadro leggibile anche a chi non ama i numeri.
5. L'avviso di superamento
Una cella di controllo basta: =SE(totale_previsto>budget;"Superamento di "&TESTO(totale_previsto-budget;"#.##0")&" €";"Nel budget"). Colorate la cella di rosso con la formattazione condizionale.
La checklist con scadenze
Il preventivo dice quanto spendere, la checklist dice cosa fare e quando. Colonne consigliate: attività, responsabile, scadenza, stato. Per evidenziare i ritardi usate due regole di formattazione condizionale:
- Scaduto: scadenza minore di OGGI() e stato diverso da «Fatto»;
- In scadenza: scadenza entro i prossimi 7 giorni (
=E(B2>=OGGI();B2<=OGGI()+7)).
Una buona abitudine è lavorare a ritroso dalla data dell'evento: confermare la location otto settimane prima, il catering sei, gli inviti quattro, i dettagli finali una settimana prima.
Errori da evitare
- Dimenticare le voci piccole: mance, parcheggi, SIAE, assicurazione, stampe. Sommate possono pesare il 5-10% del totale.
- Non registrare gli acconti: senza la colonna «pagato» non sapete quanto avete già impegnato.
- Cambiare il numero di ospiti senza aggiornare il costo per ospite: collegate la formula alla cella dei parametri.
- Nessuna riserva: inserite una voce «Imprevisti» fin dall'inizio.
- Una checklist senza responsabile: un compito di tutti non è di nessuno.
Modello Excel per il budget dell'evento
Il modello raccoglie tutto ciò che abbiamo descritto in un unico file pensato per organizzatori di feste aziendali, anniversari, conferenze e ricorrenze, office manager, addetti all'accoglienza e comitati di genitori.
- «Parametri»: evento, data, numero di ospiti, budget totale ed elenco delle categorie, che potete modificare.
- «Preventivo»: fino a 60 voci con categoria, quantità, prezzo e importo pagato; previsto, saldo e stato si calcolano da soli.
- «Checklist»: fino a 40 attività con responsabile, scadenza e stato, con i segnali «In scadenza» e «Scaduto».
- «Riepilogo»: previsto e pagato per categoria, budget residuo, costo per ospite, avanzamento e grafico. Se superate il budget, lo stato indica «Superamento» con l'importo eccedente.
Il pacchetto comprende una tabella vuota e un esempio compilato con dati fittizi. Funziona con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice, senza macro, ed è in italiano. Il calcolo è indicativo. Il modello è a pagamento; correzioni e nuove versioni sono gratuite.
FAQ
Quanto budget tenere per gli imprevisti?
Una riserva tra il 5 e il 10% del totale è prudente. Inseritela come voce di spesa vera e propria, così non la considerate «soldi disponibili».
Come si divide il costo tra più persone?
Dividete il totale previsto per il numero dei partecipanti paganti: =totale/numero_paganti. Se qualcuno non paga (ospiti, relatori), toglieteli dal denominatore ma non dal numero dei coperti.
Meglio un preventivo unico o uno per fornitore?
Un unico foglio con una riga per voce e una colonna «fornitore» è più semplice: potete filtrare per fornitore quando serve confrontare le offerte.
Quando conviene chiedere più preventivi?
Per le voci più grandi, di solito location e catering. Registrate le offerte in colonne separate e portate nel budget soltanto quella scelta.
