Business plan in Excel: come costruire un modello finanziario per una piccola impresa

Che tu stia chiedendo un finanziamento in banca o decidendo se aprire un secondo punto vendita, prima o poi il progetto va tradotto in numeri. Quanto devo investire? Quando inizierò a guadagnare? I soldi in cassa basteranno nei mesi difficili?

Un modello finanziario in Excel risponde a queste domande partendo da poche ipotesi. In questa guida vediamo come strutturarlo, quali formule usare per ricavi, costi, prestito e flusso di cassa, e quali errori rendono un business plan bello sulla carta ma inutile nella realtà.

La struttura: ipotesi separate dai calcoli

La regola d'oro: tutte le ipotesi in un unico foglio, i calcoli in un altro. Prezzi, volumi, crescita, costi fissi, investimenti, tasso del prestito, aliquote. Le celle di input si colorano, per esempio di giallo, e nel foglio dei calcoli non si scrivono mai numeri a mano, solo riferimenti alle ipotesi. Così, se il prezzo cambia, cambi una cella e il modello si aggiorna tutto.

Passo 1: i ricavi

Per ogni prodotto o servizio servono prezzo, volume iniziale e crescita mensile. Esempio: un laboratorio vende un prodotto a 25 €, parte da 400 pezzi al mese e prevede una crescita del 3% al mese. Il volume del mese n è:

=Ipotesi!$B$4*(1+Ipotesi!$B$5)^(C$1-1)

dove la riga 1 contiene il numero del mese. Ma attenzione: nessuna attività cresce all'infinito. Aggiungi una capacità massima e limita il volume con MIN:

=MIN(Ipotesi!$B$4*(1+Ipotesi!$B$5)^(C$1-1);Ipotesi!$B$6)

Se l'attività è stagionale, moltiplica ancora per un coefficiente del mese (per esempio 0,6 ad agosto, 1,3 a dicembre).

Passo 2: costi e margine

I costi variabili seguono le vendite: materie prime, imballaggi, commissioni. Nell'esempio 10 € al pezzo, quindi il margine di contribuzione è 15 € a pezzo. I costi fissi non cambiano con i volumi: affitto, utenze, stipendi, software, commercialista. Diciamo 4.500 € al mese.

Primo mese: ricavi 10.000 €, costi variabili 4.000 €, margine 6.000 €, costi fissi 4.500 €, EBITDA 1.500 €.

Il punto di pareggio in pezzi è costi fissi / margine unitario: 4.500 / 15 = 300 pezzi al mese. Sotto questa soglia l'attività perde.

Passo 3: investimenti e prestito

Supponiamo un investimento iniziale di 30.000 €: 10.000 € di mezzi propri e un prestito di 20.000 € in 5 anni al 6%. La rata mensile si calcola con RATA:

=RATA(6%/12;60;-20000)

Risultato: circa 386,66 € al mese. Per separare la quota interessi (che è un costo) dalla quota capitale (che non lo è, ma esce comunque dalla cassa) usa INTERESSI e P.RATA, indicando il numero della rata.

Passo 4: imposte e conto economico

Il conto economico mensile segue sempre lo stesso ordine: ricavi − costi variabili − costi fissi = EBITDA; − ammortamenti − interessi = utile prima delle imposte; − imposte = utile netto. Le regole fiscali dipendono dal regime e dalla forma dell'impresa: in un modello preliminare basta un'aliquota indicativa, da verificare con il commercialista.

Passo 5: il flusso di cassa

Qui si vede la differenza tra un business plan serio e uno decorativo. L'utile dice se l'attività guadagna; la cassa dice se sopravvive. Il saldo di cassa di ogni mese è:

=B20+C15-C16-C17

cioè saldo del mese precedente + incassi − pagamenti − rata del prestito. Il flusso cumulato del progetto (EBITDA meno imposte meno investimenti, senza il prestito) dice quando l'investimento rientra. Nel nostro esempio, senza stagionalità e senza imposte, torna positivo intorno al dodicesimo mese.

Ma se ad agosto le vendite calano del 40%, il margine scende sotto i costi fissi proprio mentre la rata continua a uscire. Se la cassa era vicina allo zero, ecco la carenza di liquidità: un mese in cui mancano soldi anche se l'anno, nel complesso, chiude in utile. Saperlo prima permette di chiedere qualche migliaio di euro in più o di tenere più mezzi propri.

Errori comuni

• Crescita senza limiti. Il 3% al mese per tre anni significa quasi triplicare: è realistico con le stesse persone e lo stesso spazio?
• Confondere utile e cassa. Un cliente che paga a 60 giorni ti fa avere utile oggi e soldi fra due mesi.
• Dimenticare la stagionalità, che è proprio ciò che crea i buchi di liquidità.
• Un solo scenario ottimistico. Prova prezzi più bassi del 10% e volumi più lenti: se il progetto regge, è solido.

Il modello pronto

Il nostro modello finanziario per piccole imprese è a pagamento e fa tutto questo su 36 mesi. Nel foglio «Ipotesi» inserisci nelle celle gialle i parametri e il regime fiscale, i prodotti (prezzo, costi, volume, crescita, capacità), gli investimenti iniziali, i costi fissi, il prestito e la stagionalità. Puoi scegliere un'imposta sui ricavi, su ricavi meno costi oppure sugli utili, con aliquote impostate da te.

Il foglio «Modello» costruisce mese per mese volumi, fatturato, conto economico, piano del prestito, rendiconto finanziario, punto di pareggio e flusso di cassa cumulato. Il «Riepilogo» mostra il periodo di rientro, il primo mese in utile, l'eventuale carenza di liquidità con l'importo mancante, i totali dei tre anni, il fatturato per prodotto e due grafici.

Funziona in Excel 2007 e successivi e in LibreOffice, senza macro. Il calcolo fiscale è semplificato: verifica le aliquote con la normativa in vigore.

Domande frequenti

Su quanti anni va fatto un business plan?

Per una piccola impresa tre anni sono lo standard più diffuso: il primo mese per mese è indispensabile, gli altri due danno l'idea della traiettoria. Oltre, le stime diventano troppo incerte.

Da dove prendo le ipotesi sui volumi?

Da dati concreti: vendite di un'attività simile, preventivi ricevuti, capacità produttiva, numero di clienti che puoi servire in un giorno. Scrivi accanto a ogni ipotesi da dove viene: la banca te lo chiederà.

La banca accetta un modello in Excel?

In genere un modello finanziario chiaro e coerente è ciò che serve per discutere un finanziamento; i requisiti precisi però variano da banca a banca, quindi chiedi in anticipo cosa vogliono vedere.

Cosa faccio se il modello mostra una carenza di liquidità?

Hai tre leve: aumentare i mezzi propri o il prestito, ridurre o rinviare gli investimenti iniziali, oppure accorciare i tempi di incasso. Il riepilogo ti dice quanto manca, così sai di quanto intervenire.