Gestione abbonamenti e presenze in Excel per palestre e studi

In uno studio di yoga o in una piccola palestra la domanda arriva ogni giorno: "Quante lezioni mi restano?" e "Quando scade il mio abbonamento?". Se la risposta sta in un quaderno o nella memoria dell'istruttore, prima o poi sbaglia qualcuno, e sbagliare con i clienti costa.

Non serve un gestionale costoso: bastano tre elenchi collegati in Excel. Vediamo come strutturarli, con un esempio, per sapere sempre chi ha lezioni, chi sta per finirle e chi non si vede da settimane.

Gli elenchi di base

1. Tipi di abbonamento

Ogni formula ha lezioni, durata e prezzo:

2. Abbonamenti venduti

Una riga per vendita: cliente, tipo, data di inizio, eventuali giorni extra (per sospensioni o proroghe) e prezzo pagato.

La scadenza si calcola con la durata del tipo più i giorni extra:

=C2+CERCA.VERT(B2; Tipi!$A$2:$D$20; 3; FALSO)+F2

3. Presenze

Una riga per ogni ingresso: data, cliente, eventualmente il corso o il gruppo.

Lezioni usate e rimaste

Le lezioni usate sono le presenze del cliente nel periodo di validità dell'abbonamento:

=CONTA.PIÙ.SE(Presenze!$B:$B; A2; Presenze!$A:$A; ">="&C2; Presenze!$A:$A; "<="&G2)

dove A2 è il cliente, C2 la data di inizio e G2 la scadenza. Le rimaste sono le lezioni del tipo meno le usate. Per gli abbonamenti illimitati non ha senso calcolare le rimaste: conta solo la scadenza.

Gli stati che servono davvero

Una colonna "Stato" con una logica semplice:

=SE(G2<OGGI(); "Scaduto"; SE(O(G2-OGGI()<=7; H2<=1); "Sta per terminare"; "Attivo"))

Qui O scatta se mancano al massimo 7 giorni alla scadenza oppure resta al massimo una lezione. Con una formattazione condizionale colori di arancione chi sta per finire: è la lista di persone a cui proporre il rinnovo, il momento in cui la vendita è più facile.

Chi non si vede più

Un indicatore prezioso è "giorni dall'ultima visita": =OGGI()-MAX.PIÙ.SE(...), oppure più semplicemente =OGGI()-MAX(...) su una colonna con l'ultima presenza per cliente. Chi non viene da 30 giorni, pur avendo un abbonamento valido, merita un messaggio: spesso basta quello per non perderlo.

Esempio con numeri

Marta compra l'abbonamento da 12 lezioni il 1° marzo (validità 90 giorni, scadenza 30 maggio). Fino al 20 aprile ha 7 presenze: lezioni rimaste 5, scadenza tra 40 giorni. Se a fine aprile non si è più vista, il foglio mostra "Attivo" ma con un contatore di giorni dall'ultima visita che sale: il segnale per chiamarla.

I ricavi del mese sono la somma dei prezzi delle vendite con data nel mese, con SOMMA.PIÙ.SE.

Errori da evitare

• Contare le presenze a mano: l'unico dato che inserisci è l'ingresso, il resto si calcola.
• Sospensioni gestite spostando la data di inizio: usa i giorni extra, così la storia resta leggibile.
• Un cliente con due abbonamenti sovrapposti senza regole: decidi a quale si scala la lezione.
• Nomi scritti in modo diverso ("Anna Rossi", "Rossi Anna"): usa un elenco clienti e scegli da lì.
• Nessun controllo all'ingresso: verifica che esista un abbonamento valido prima di registrare la presenza.

Il modello Excel già pronto

Il modello "Gestione abbonamenti e presenze" è a pagamento ed elimina il lavoro di impostazione. Usa formule normali, senza macro.

• Tipi: tipi di abbonamento con lezioni, durata e prezzo.
• Clienti: contatti, presenze totali e giorni senza visite.
• Abbonamenti: fino a 1500 vendite con scadenza, lezioni usate e rimaste e stato.
• Presenze: fino a 8000 voci con verifica dell'abbonamento valido.
• Riepilogo: ricavi, abbonamenti attivi, presenze per gruppo e mese.

Le presenze del cliente nel periodo di validità sono considerate usate; per gli abbonamenti illimitati si controlla solo la scadenza; la sospensione si gestisce con i «Giorni extra». Lo stato «Sta per terminare» è evidenziato e considerato nel riepilogo. Il file include un modello vuoto e un esempio con dati fittizi. Compatibile con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice. Il calcolo è indicativo.

Domande frequenti

Come gestisco una prova gratuita o una lezione singola?

Crea un tipo dedicato, ad esempio "Lezione di prova" con una lezione e prezzo zero. Così compare nelle presenze e nei contatti.

Cosa succede se un cliente perde una lezione?

Dipende dalle tue regole. Il foglio scala solo le presenze registrate; recuperi e proroghe si gestiscono con una nota o con i giorni extra.

Posso vedere quali corsi sono più frequentati?

Sì: se registri il gruppo o il corso nelle presenze, un riepilogo con CONTA.SE per gruppo e per mese mostra l'affluenza.

Il foglio gestisce anche i pagamenti rateali?

Questo è un tema da gestire a parte. Il foglio registra la vendita e il prezzo; se rateizzi, conviene tenere un elenco di incassi separato.