Gestione degli affitti in Excel: inquilini, canoni e scadenze

Con un solo appartamento in affitto basta un promemoria. Con tre, cinque o dieci immobili le cose si complicano: canoni in giorni diversi, depositi, contratti che scadono in mesi diversi, un inquilino che paga sempre con qualche giorno di ritardo. Senza un quadro chiaro è facile accorgersi dei problemi troppo tardi.

Un foglio Excel ben organizzato dà quel quadro. Ecco la struttura, le formule principali e un esempio.

Quattro elenchi collegati

Immobili

Una riga per immobile: indirizzo, tipo (appartamento, ufficio, box), canone di riferimento, stato ("Affittato" o "Libero").

Inquilini

Nome, telefono, email. Un elenco separato evita di ripetere i dati ad ogni contratto.

Contratti

Una riga per contratto: numero, immobile, inquilino, data di inizio, data di fine, canone mensile, giorno di pagamento, deposito.

Pagamenti

Un registro degli incassi: data, numero di contratto, importo.

Quanto è maturato e quanto è stato pagato

Il maturato è il numero di mesi trascorsi moltiplicato per il canone. I mesi iniziati dalla data di inizio contratto fino a oggi si contano con:

=DATA.DIFF(D2; MIN(OGGI(); E2); "M")+1

Il maturato sarà =mesi*F2. Il pagato si somma dal registro:

=SOMMA.SE(Pagamenti!$B:$B; A2; Pagamenti!$C:$C)

e il debito è la differenza. Un risultato negativo significa che l'inquilino ha pagato in anticipo o in eccesso.

Esempio: contratto iniziato il 1° gennaio con canone di 650 €. A fine aprile i mesi iniziati sono 4, il maturato è 2.600 €. Pagamenti registrati: 1.950 €. Debito: 650 €.

Contratti in scadenza

Per non farti sorprendere, calcola i giorni alla scadenza e definisci una soglia, per esempio 60 giorni:

=SE(E2-OGGI()<0; "Scaduto"; SE(E2-OGGI()<=60; "In scadenza"; "Attivo"))

Una formattazione condizionale giallo/rosso fa il resto. 60 giorni sono un buon anticipo per decidere se rinnovare, adeguare il canone o cercare un nuovo inquilino.

Immobili liberi e occupati

Un immobile è occupato se esiste un contratto attivo oggi. Con CONTA.PIÙ.SE:

=SE(CONTA.PIÙ.SE(Contratti!$B:$B; A2; Contratti!$D:$D; "<="&OGGI(); Contratti!$E:$E; ">="&OGGI())>0; "Affittato"; "Libero")

Il tasso di occupazione è affittati diviso totale immobili. Il reddito mensile atteso è la somma dei canoni dei contratti attivi, con SOMMA.PIÙ.SE.

Il deposito

Segna l'importo del deposito nel contratto, ma non sommarlo ai canoni: è una somma da restituire, non un ricavo. Tenerlo in una colonna separata ti ricorda quanto devi restituire alla fine.

Errori da evitare

• Mischiare depositi e canoni nei pagamenti.
• Non registrare gli incassi parziali: se l'inquilino paga metà canone, scrivi metà canone.
• Date di fine contratto lasciate vuote: la formula delle scadenze non funziona.
• Un foglio unico per tutto: separare immobili, inquilini, contratti e pagamenti evita ripetizioni e errori.
• Dimenticare di aggiornare lo stato quando un contratto finisce: calcolalo con una formula.

Il modello Excel già pronto

Il modello "Gestione degli affitti immobiliari" è a pagamento. Ha già le quattro tabelle e le formule collegate. Usa formule normali, senza macro.

• Immobili: fino a 100 immobili, con stato «Affittato» o «Libero», inquilino e canone.
• Inquilini: i contatti.
• Contratti: fino a 300 contratti con date, canone, giorno di pagamento, deposito, maturato, pagato, debito e stato.
• Pagamenti: il registro degli incassi per numero di contratto.
• Riepilogo: occupazione, reddito mensile, debiti, scadenze e un grafico.

Il debito è calcolato sui mesi iniziati dalla data di inizio del contratto meno il pagato; un pagamento in eccesso compare con segno meno. Un contratto è «In scadenza» quando mancano non più dei giorni impostati (60 per impostazione predefinita). Il modello include un foglio vuoto e un esempio con dati fittizi. Correzioni e nuove versioni sono gratuite. Compatibile con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice. Il calcolo è indicativo.

Domande frequenti

Il foglio sostituisce la registrazione del contratto o gli adempimenti fiscali?

No. È uno strumento di gestione e controllo. Registrazione, imposte e obblighi di legge vanno gestiti secondo le norme in vigore, con l'aiuto di un professionista.

Come tratto un adeguamento del canone?

Il modo più pulito è chiudere il contratto o la riga precedente e aprirne una nuova con il nuovo canone dalla data dell'adeguamento.

Posso gestire anche le spese condominiali?

Meglio in un registro separato, per non confondere il canone con le somme a carico dell'inquilino.

Ogni quanto devo aggiornare il foglio?

Registra gli incassi appena arrivano e controlla le scadenze una volta al mese.