KHIZHNYAKOVInventario di magazzino in Excel: come calcolare eccedenze e ammanchi
Inventario di magazzino e beni — Modello Excel — Vedi il modello →
Contare gli articoli non è la parte difficile dell'inventario. Quello che stanca sono le carte: gli elenchi, il confronto con le giacenze contabili, le differenze da calcolare una per una, il verbale da firmare. Se si lavora a mano, un errore su una riga si ripercuote sui totali e si scopre quando la commissione è già andata via.
Con Excel il confronto diventa automatico. Basta una tabella impostata bene: per ogni articolo la quantità risultante dai libri e quella contata, e due formule che trovano eccedenze e ammanchi. Vediamo come si fa, con un esempio.
Come impostare l'elenco di inventario
Le colonne
Per ogni articolo servono: codice, descrizione, unità di misura, prezzo unitario, quantità contabile, quantità effettiva. Le altre colonne si calcolano:
- Differenza = effettiva − contabile
- Eccedenza (pezzi) = se la differenza è positiva, la differenza
- Ammanco (pezzi) = se è negativa, la differenza in valore assoluto
- Valore eccedenza / ammanco = pezzi × prezzo unitario
Le formule
Supponendo contabile in E, effettiva in F e prezzo in D:
=SE(F2="";"";F2-E2) per la differenza (la cella vuota significa «non ancora contato»);
=SE(G2>0;G2;0) per l'eccedenza; =SE(G2<0;-G2;0) per l'ammanco;
=H2*D2 e =I2*D2 per i rispettivi valori.
Il controllo «se la cella è vuota» è importante: un articolo non ancora contato non deve diventare un ammanco pari a tutta la giacenza.
Un esempio
| Articolo | Prezzo | Contabile | Effettiva | Differenza | Valore |
|---|---|---|---|---|---|
| Vite M6 (scatola) | 4,50 € | 120 | 118 | −2 | −9,00 € |
| Guanti da lavoro (paio) | 3,20 € | 80 | 85 | +5 | +16,00 € |
| Nastro adesivo | 1,80 € | 200 | 200 | 0 | 0 € |
| Cartucce toner | 62,00 € | 10 | 8 | −2 | −124,00 € |
Totale eccedenze: 16 €. Totale ammanchi: 133 €. Differenza netta: −117 €. La quota di differenze sul valore totale a libro (per esempio 1.500 €) è il 7,8%, un dato che la commissione guarda per prima.
Il prospetto di confronto e i totali
Non serve stampare 500 righe se solo 12 hanno differenze. Con un filtro, o con una formula che elenca soltanto le righe con differenza diversa da zero, preparate un prospetto di confronto breve. Nei totali mostrate:
- somma dei valori a libro e dei valori effettivi (
MATR.SOMMA.PRODOTTOdi quantità e prezzi); - totale delle eccedenze e degli ammanchi;
- percentuale di differenza sul totale;
- quanti articoli non sono stati ancora contati:
=CONTA.VUOTE(F2:F501).
Chiudete con lo spazio per le firme della commissione e del responsabile dei beni.
Come organizzare il conteggio
- Fermate o registrate i movimenti. Se i prodotti entrano ed escono durante il conteggio, le differenze sono false. Annotate l'ora di chiusura dei movimenti.
- Dividete in zone. Ogni coppia di persone conta una zona e firma il proprio foglio.
- Contate due volte gli articoli di valore. Una seconda verifica sulle differenze più alte evita errori.
- Riconciliate subito. Prima di spostare le scatole, verificate le differenze maggiori: spesso sono un errore di unità di misura o un codice sbagliato.
- Documentate le cause. Rottura, errore di registrazione, furto: annotatelo accanto alla differenza.
Errori frequenti
- Unità di misura diverse. La giacenza è in scatole e il conteggio in pezzi: la differenza sembra enorme.
- Righe duplicate dello stesso articolo. Il totale si falsa. Usate
CONTA.SEper trovare i codici ripetuti. - Celle vuote trattate come zero. Distinguete «non contato» da «contato, zero».
- Prezzi non aggiornati. Il valore dell'ammanco dipende dal prezzo: usate quello corretto per il criterio di valutazione adottato.
- Nessuna copia dei dati. Salvate una copia del file prima di cominciare a registrare.
Modello Excel per l'inventario
Il modello è utile a responsabili dei servizi generali, magazzinieri, contabili e presidenti di commissione in aziende, enti, negozi e magazzini.
- «Dati generali»: organizzazione, ordine, date, commissione e responsabile dei beni.
- «Elenco»: fino a 500 articoli con quantità contabile ed effettiva.
- «Confronto»: solo gli articoli con differenze, fino a 100 righe, pronto per la stampa.
- «Totali»: somme a libro ed effettive, eccedenze e ammanchi, quota di differenze e firme.
Gli articoli non verificati, cioè senza quantità effettiva, non rientrano nelle differenze e nei «Totali» si vede quanti ne restano. I moduli sono di lavoro, costruiti sul modello di quelli ufficiali: se serve un modulo approvato, riportate i totali in quello. Il file include un modello vuoto e un esempio compilato con dati fittizi, funziona con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice, senza macro, in italiano. Il calcolo è indicativo; verificate i parametri prima dell'uso. Il modello è a pagamento.
FAQ
Ogni quanto si fa l'inventario?
Almeno una volta all'anno, di solito a fine esercizio. Per i beni di rotazione rapida o di valore elevato molti fanno controlli a campione più frequenti.
Come si valuta un ammanco?
Quantità mancante per prezzo unitario secondo il criterio di valutazione che usate. Per il trattamento contabile e fiscale rivolgetevi al vostro commercialista.
Conviene contare per gruppi di prodotti?
Sì. Lavorare a gruppi permette di chiudere una zona alla volta e di concentrarsi sulle differenze.
Che fare con gli articoli senza codice?
Assegnate un codice provvisorio e annotate la descrizione completa. Poi aggiornate l'anagrafica, perché alla prossima verifica il problema non si ripeta.
