Preventivo in Excel: listino, sconti e registro dei preventivi inviati

Un preventivo scritto in fretta in un file Word, con prezzi copiati da un vecchio documento e totali ricalcolati con la calcolatrice, è il modo più comune per sbagliare un importo. E dopo l'invio c'è un secondo problema: nessuno ricorda quali preventivi sono stati accettati, quali attendono risposta e quali sono ormai scaduti.

Excel permette di separare le cose giuste: un listino con i prezzi, un registro dei preventivi e un modulo di stampa che si compila dal numero. Vedete come impostarli, con le formule principali e un esempio.

Gli elementi di un buon sistema di preventivi

1. Il listino

Un foglio con codice, descrizione, unità di misura e prezzo. È la sola fonte dei prezzi: se un prezzo cambia, lo modificate qui e tutti i preventivi futuri sono corretti. Date a ogni voce un codice breve e univoco.

2. L'anagrafica dei clienti

Nome o ragione sociale, referente, indirizzo, e-mail, partita IVA o codice fiscale. Il modulo di stampa la richiamerà da solo.

3. Il registro dei preventivi

Una riga per preventivo: numero, data, cliente, validità in giorni, stato (Bozza, Spedito, Accettato, Rifiutato), sconto complessivo. Le voci stanno in un secondo foglio, una riga per ogni voce, con il numero del preventivo, il codice, la quantità e l'eventuale sconto.

4. Le formule

Per ogni voce descrizione e prezzo si ricavano dal listino:

=CERCA.VERT(B2;Listino!A:D;2;FALSO) per la descrizione e =CERCA.VERT(B2;Listino!A:D;4;FALSO) per il prezzo.

L'importo riga è =quantità*prezzo*(1-sconto). Il totale di un preventivo si ottiene con SOMMA.SE:

=SOMMA.SE(Voci!A:A;numero;Voci!G:G)

Poi si aggiungono sconto complessivo e IVA.

Un esempio

Preventivo per un cliente: 3 ore di consulenza a 80 € e un pacchetto di materiali da 250 €, sconto sulla riga della consulenza del 10%, IVA al 22%.

L'aliquota IVA va sempre verificata con le norme in vigore per il vostro caso: inseritela in una cella dei parametri e non dentro le formule.

Validità e preventivi scaduti

Un preventivo ha una scadenza: data + giorni di validità. Se non la indicate, il cliente potrebbe accettare a prezzi di mesi fa. Il termine si calcola con =A2+F2. Un preventivo con stato «Spedito» il cui termine è passato si segnala con:

=SE(E(D2="Spedito";G2<OGGI());"Scaduto";"")

Ogni lunedì filtrate gli scaduti e decidete se ricontattare il cliente o chiudere la pratica.

Le statistiche che servono

Con CONTA.SE e SOMMA.SE per stato avete il quadro: quanti preventivi sono in attesa e per quale importo, quanti accettati, quanti rifiutati. La conversione è accettati / (accettati + rifiutati + scaduti). Se inviate 20 preventivi al mese e ne chiudete 6, la conversione è 30%. Il valore medio = importo accettato / numero accettati. Sono i numeri che aiutano a capire se serve rivedere i prezzi o il modo di presentarli.

Errori frequenti

• Prezzi scritti a mano. Prima o poi uno sarà diverso dal listino.
• Numerazione disordinata. Usate un numero progressivo, magari con l'anno (2026-014).
• Nessuna validità. Indicatela sempre sul documento.
• Condizioni di pagamento dimenticate. Scrivete tempi di consegna e pagamento nel modulo.
• Nessun follow-up. Molti preventivi si perdono perché nessuno chiama dopo una settimana.

Modello Excel per preventivi e listino

Il modello è pensato per venditori, ditte individuali e piccole aziende, freelance e agenzie che inviano preventivi.

• «Dati azienda»: azienda, contatti, condizioni di pagamento, tempi, IVA.
• «Listino» e «Clienti»: fino a 200 voci e 100 clienti.
• «Registro» e «Voci»: fino a 300 preventivi e 1500 voci, con stati Bozza, Spedito, Accettato, Rifiutato.
• «Preventivo»: il modulo di stampa su A4, che si compone dal numero.
• «Riepilogo»: preventivi e importi per stato, conversione, scaduti e valore medio.

Gli sconti si applicano sulla singola voce e sull'intero preventivo. La validità si prende di default dai «Dati azienda», ma potete impostarne una vostra. Il file include un modello vuoto e un esempio con dati fittizi, funziona con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice, senza macro, in italiano. Aliquote e valori sono nei parametri: verificateli prima dell'uso. Il calcolo è indicativo. Il modello è a pagamento.

FAQ

Che differenza c'è tra preventivo e offerta commerciale?

Nell'uso comune sono quasi sinonimi. Il preventivo indica prezzi e condizioni per una richiesta precisa; l'offerta può essere più ampia e discorsiva. Il documento ha lo stesso scopo: far decidere il cliente.

Per quanto tempo deve essere valido un preventivo?

Dipende dal settore: spesso 15 o 30 giorni. Se i vostri costi variano rapidamente, scegliete un periodo più breve.

Posso inviare il preventivo in PDF?

Sì. Dal foglio di stampa scegliete «Salva con nome» e il formato PDF.

Come tratto lo sconto?

Meglio applicarlo in modo visibile, in una colonna: il cliente vede il vantaggio e voi sapete quanto avete concesso.