KHIZHNYAKOVCome costruire l'organico aziendale in Excel con posti vacanti e costo del personale
Organico in Excel: qualifiche, costo del personale e assegnazioni — modello Excel — Vedi il modello →
In molte organizzazioni l'organico vive in un documento, l'elenco dei dipendenti in un altro, e nessuno sa dire a colpo d'occhio quanti posti sono vacanti o quanto costerebbe coprirli. Ogni volta che serve una risposta, qualcuno incrocia a mano due file.
Un organico in Excel risolve il problema se è costruito con una regola: i posti previsti si scrivono una volta, i dipendenti si assegnano alle posizioni e tutto il resto si calcola. Vediamo come, con formule ed esempio. Il documento ufficiale approvato resta quello della direzione: la tabella serve per redigerlo, rivederlo e analizzarlo.
Le due tabelle
Organico (posizioni): una riga per ogni qualifica, con reparto, numero di posti previsti, retribuzione base e indennità (in percentuale e/o in importo).
Assegnazioni: una riga per ogni dipendente, con nome, qualifica scelta dall'elenco, quota di tempo pieno (1 = tempo pieno, 0,5 = metà), data di assunzione e reparto.
La qualifica nelle assegnazioni si sceglie da un menu a tendina alimentato dall'elenco delle posizioni: così il collegamento tra le due tabelle non si rompe per un errore di battitura.
Il costo di un posto
Il costo mensile di un posto è la retribuzione più le indennità. Se l'indennità è in percentuale e in importo fisso:
=retribuzione + retribuzione * indennità_percentuale + indennità_fissa
Se hai un coefficiente per la sede o l'area, moltiplicalo. Poi aggiungi i contributi a carico dell'organizzazione con un'aliquota messa in una cella dei parametri: =costo * (1 + aliquota). Le aliquote dipendono dalle norme del tuo paese: verificale e non inserirle a memoria.
- Costo mensile della qualifica = costo per posto × posti previsti;
- Costo annuo = costo mensile × 12.
Premi e componenti variabili non rientrano in questo calcolo: tienili in un'altra voce.
Posti coperti e vacanti
I posti coperti di una qualifica sono la somma delle quote di tempo pieno dei dipendenti assegnati:
=SOMMA.SE(Assegnazioni!C:C; qualifica; Assegnazioni!D:D)
I posti vacanti sono previsti − coperti. Lo stato è facile da dedurre:
=SE(coperti=0; "Posto vacante"; SE(coperti<previsti; "Copertura parziale"; SE(coperti>previsti; "Organico superato"; "Coperto")))
Lo stato «Organico superato» è importante: indica un'assegnazione oltre i posti previsti, che spesso è un errore di registrazione o una decisione da regolarizzare.
Esempio
Reparto Amministrazione, qualifica «Addetto amministrativo»: 3 posti previsti, retribuzione 1.600 €, indennità 5%, aliquota contributiva ipotetica 30%.
| Voce | Calcolo | Valore |
|---|---|---|
| Costo per posto (senza contributi) | 1.600 + 80 | 1.680 € |
| Con contributi | 1.680 × 1,30 | 2.184 € |
| Costo mensile previsto (3 posti) | 2.184 × 3 | 6.552 € |
| Costo annuo previsto | 6.552 × 12 | 78.624 € |
| Dipendenti: 1 a tempo pieno + 1 a metà | 1 + 0,5 | 1,5 coperti |
| Posti vacanti | 3 − 1,5 | 1,5 |
| Costo effettivo mensile | 2.184 × 1,5 | 3.276 € |
Il grado di copertura è 1,5 / 3 = 50%. L'aliquota del 30% è solo un'ipotesi per l'esempio.
Il riepilogo per reparto
Con SOMMA.SE per reparto ottieni posti previsti, coperti, vacanti, costo previsto ed effettivo. Il rapporto coperti / previsti è il grado di copertura; la differenza tra costo previsto ed effettivo è il «risparmio» sui posti vacanti, ma anche il budget che servirebbe per completare l'organico.
Errori comuni
- Qualifiche scritte in modo diverso tra organico e assegnazioni: la somma non trova il dipendente.
- Tempo parziale contato come intero: sovrastima la copertura.
- Costo senza contributi: confronti con un budget che li include e le cifre non tornano.
- Organico mai riletto: con ogni assunzione o uscita, aggiorna la tabella; altrimenti diventa un documento storico.
- Mescolare dati personali e organico ufficiale: se condividi il file, ricorda che le retribuzioni individuali sono dati riservati.
Modello Excel già pronto
Il modello «Organico in Excel» applica questo metodo. In «Parametri» trovi organizzazione, disposizione di approvazione, coefficiente regionale, aliquota dei contributi ed elenco dei reparti. «Organico» gestisce fino a 120 qualifiche con posti in organico, retribuzione, indennità in percentuale e in importo, costo del personale al mese e all'anno, coperti, vacanti e stato per ogni posizione.
In «Assegnazioni» inserisci fino a 300 registrazioni con nome e cognome, qualifica dall'elenco, quota di tempo pieno, data di assunzione e reparto; retribuzione e costo si calcolano, e un controllo segnala il superamento dell'organico. «Riepilogo» mostra per reparto posti, coperti, vacanti, grado di copertura, costo previsto ed effettivo, contributi e un grafico.
Funziona con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice, senza macro, ed è a pagamento. Non sostituisce il modulo ufficiale dell'organico; aliquote e coefficienti vanno verificati con le norme che ti riguardano e il calcolo è indicativo.
FAQ
Qual è la differenza tra organico e piano delle assunzioni?
L'organico fotografa i posti previsti; il piano delle assunzioni indica quando e in quale ordine li coprirai. Il primo è la base del secondo.
Come gestisco due persone che dividono un posto?
Assegna a ciascuna la propria quota (per esempio 0,5 + 0,5): la somma dei coperti sarà 1.
I costi includono premi e straordinari?
In questo tipo di calcolo di solito no: sono componenti variabili. Se ti servono, aggiungi una colonna a parte o una stima in percentuale.
Ogni quanto conviene rivedere l'organico?
Almeno una volta l'anno e a ogni cambiamento organizzativo importante, usando le simulazioni di costo per valutare l'impatto prima di decidere.
