KHIZHNYAKOVPiano di manutenzione programmata delle attrezzature in Excel
Piano di manutenzione programmata delle attrezzature — modello Excel — Vedi il modello →
Le attrezzature raramente si guastano nel momento comodo. Più spesso si fermano perché un controllo è stato rimandato, un filtro non è stato cambiato o nessuno ricordava quando era stata fatta l'ultima lubrificazione. La manutenzione programmata nasce per evitarlo: ogni macchina ha lavori periodici e qualcuno deve sapere quando scadono.
Non serve un software specifico per cominciare. Un foglio Excel con l'elenco delle attrezzature, la periodicità di ogni lavoro e un registro di ciò che è stato fatto calcola da solo le scadenze e mette in evidenza i ritardi. Vediamo come impostarlo.
Le tre parti del sistema
1. L'anagrafica delle attrezzature
Una riga per ogni macchina o impianto: codice o inventario, descrizione, ubicazione, responsabile, periodicità della manutenzione in giorni. Se una macchina ha più tipi di intervento con scadenze diverse (controllo mensile, revisione annuale), create una riga per ciascun intervento: «Compressore 1 – controllo livelli» e «Compressore 1 – sostituzione filtri».
2. Il registro dei lavori
Ogni intervento eseguito è una riga: data, attrezzatura, descrizione, esecutore, eventuali note. Il registro è la memoria storica e dà la data dell'ultimo lavoro. Senza di esso la pianificazione è basata sulla fiducia.
3. La formula della prossima scadenza
La regola è semplice: ultimo lavoro + periodicità.
=MAX.PIÙ.SE(Registro!A:A;Registro!B:B;A2) dà la data dell'ultimo lavoro, e
=SE(D2=0;"";D2+C2) calcola la prossima.
Il ritardo si segnala con =SE(E2<OGGI();"In ritardo";SE(E2<=OGGI()+14;"In scadenza";"OK")). La soglia di 14 giorni conviene metterla in una cella dei parametri.
Un esempio con numeri
| Attrezzatura | Periodicità | Ultimo lavoro | Prossimo | Stato |
|---|---|---|---|---|
| Compressore | 90 giorni | 10/01 | 10/04 | OK |
| Muletto | 30 giorni | 20/02 | 22/03 | In scadenza |
| Impianto antincendio | 180 giorni | 15/08 | 11/02 | In ritardo |
Se oggi è il 12 marzo, il muletto scade fra dieci giorni e l'impianto antincendio è in ritardo di oltre un mese. Una tabella ordinata per «Prossimo» mette in cima ciò che richiede attenzione.
Dal calcolo al piano annuale
Il piano annuale risponde alla domanda «che cosa faccio a marzo?». Costruite una griglia con le attrezzature in riga e i dodici mesi in colonna; in ogni cella una formula controlla se la data di scadenza ricade in quel mese: =SE(E(MESE($E2)=B$1;ANNO($E2)=Anno);"●";""). Per le periodicità brevi aggiungete le scadenze successive (+periodicità, +2×periodicità) e il piano mostra le ricorrenze di tutto l'anno. Impostate l'area di stampa su un foglio A4 orizzontale e avrete il programma da appendere in officina.
Errori frequenti
- Calcolare la scadenza dalla data programmata invece che da quella eseguita. Se il lavoro è stato fatto in ritardo, il ciclo successivo deve partire dalla data reale.
- Periodicità inventate. Partite dalle indicazioni del costruttore e dalle prescrizioni applicabili, poi adattate in base all'esperienza.
- Registro non aggiornato. Se il tecnico non annota il lavoro, il piano lo considera ancora in ritardo.
- Troppe righe senza priorità. Distinguete le attività critiche (sicurezza, produzione) da quelle di routine.
- Nessun responsabile. Ogni riga ha bisogno di un nome.
Ricordate che le periodicità obbligatorie per legge o per le verifiche periodiche vanno controllate sulle norme e sui manuali: un foglio Excel aiuta a ricordarle, non le sostituisce.
Il modello Excel già pronto
Il modello è pensato per capi tecnici, meccanici, energy manager, economi e responsabili di stabilimenti e immobili.
- «Attrezzature»: l'elenco con periodicità della manutenzione e responsabile, fino a 60 unità.
- «Registro lavori»: cosa è stato fatto e quando.
- «Piano manutenzione»: il piano annuale dei lavori programmati, impostato per la stampa.
- «Riepilogo»: lavori in ritardo e prossimi.
La data successiva si calcola come data dell'ultimo lavoro più periodicità in giorni; registrando un lavoro nel «Registro lavori» il piano si aggiorna. I lavori in ritardo sono evidenziati. Il pacchetto comprende un modello vuoto e un esempio compilato con dati fittizi. Funziona con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice, senza macro. Soglie e valori di riferimento sono nei parametri: verificateli prima dell'uso. Il calcolo è indicativo e il file è in italiano. Il modello è a pagamento; correzioni e nuove versioni sono gratuite.
FAQ
Che differenza c'è tra manutenzione programmata e a guasto?
La programmata si esegue a intervalli fissi, di tempo o di utilizzo, per prevenire i guasti. Quella a guasto interviene dopo che qualcosa si è rotto, di solito a costi e tempi di fermo maggiori.
Posso programmare la manutenzione in ore di funzionamento?
In Excel è più semplice ragionare in giorni. Se vi serve un intervallo in ore, stimate i giorni medi equivalenti oppure aggiungete una colonna con le ore e confrontatele con una soglia.
Quante attrezzature conviene gestire in un foglio?
Alcune decine vanno benissimo. Oltre le centinaia, con più utenti contemporanei, valutate un software specifico.
Come tengo traccia dei costi?
Aggiungete nel registro una colonna per il costo e sommate per attrezzatura con SOMMA.SE: capirete quali macchine costano di più.
