Turni di lavoro in Excel: come costruire cicli 2/2, 5/2 e 6/1

Chi prepara i turni a mano ogni mese conosce il rituale: calendario aperto, colori, cancellature, e alla fine un conteggio delle ore che non torna. Quando i turni seguono un ciclo regolare, però, il lavoro vero non sta nell'assegnarli ma nel gestire le eccezioni: ferie, malattie, sostituzioni. Excel può generare il ciclo da solo e lasciare a voi soltanto le modifiche.

Vedrete come funziona il ciclo, come contare ore e ore notturne, come controllare i riposi e come tenere separate le eccezioni dal piano di base.

Come si genera un ciclo di turni con una formula

Il ciclo come sequenza di simboli

Un ciclo è una sequenza che si ripete. Il turno 2/2, due giorni di lavoro e due di riposo, si scrive come «D D - -» (D = turno di giorno, il trattino è il riposo). Il turno «24 ore su 72» è «H - - -», un giorno di lavoro e tre di riposo. Il 5/2 è «D D D D D - -» e il 6/1 «D D D D D D -». Se volete anche la notte, usate N: «D N - -».

La formula

Per ogni dipendente servono due dati: il modello e la data di inizio del ciclo. Il giorno del calendario si colloca nel ciclo con il resto di una divisione:

=STRINGA.ESTRAI(Ciclo; MOD(Data - Inizio; LUNGHEZZA(Ciclo)) + 1; 1)

Se il ciclo è «DD--» (4 caratteri) e l'inizio è il 1° del mese, il 1° e il 2° danno D, il 3° e il 4° il riposo, il 5° di nuovo D. Spostando di un giorno la data d'inizio si sposta il ciclo di un giorno: due colleghi sullo stesso modello ma sfasati coprono giorni diversi.

Un esempio con numeri

Quattro persone sul 2/2, in coppie sfasate di due giorni: A e B iniziano il 1°, C e D il 3°. In ogni giornata lavora sempre una coppia, quindi ci sono 2 persone in turno ogni giorno. In 30 giorni ognuno lavora 15 turni; con turni da 12 ore sono 180 ore, contro un monte ore ordinario che con 22 giorni lavorativi da 8 ore è 176. Lo scostamento è +4 ore: è proprio questo il confronto che il foglio deve mostrare.

Ore e ore notturne

Il totale delle ore è semplice: numero di turni × ore per turno. Le ore notturne richiedono un po' più di attenzione: sono la parte del turno che cade nella fascia notturna (per esempio dalle 22 alle 6). Per un turno 20:00–08:00 la parte notturna è 22:00–06:00, cioè 8 ore. In Excel si calcola come intersezione di due intervalli: =MAX(0; MIN(fine_turno; fine_notte) - MAX(inizio_turno; inizio_notte)), da ripetere per le due mezzanotti. L'importante è che inizio e fine della fascia notturna stiano nei parametri e non dentro la formula.

Le eccezioni: ferie, malattie, sostituzioni

Non toccate il calendario generato. Create una tabella delle modifiche con data, dipendente e codice: FE per ferie, M per malattia, T per trasferta, R per annullamento di un turno, oppure il turno sostitutivo. Il calendario finale mostra la modifica se c'è, altrimenti il ciclo: =SE(modifica<>"";modifica;ciclo). Il vantaggio è che il piano base resta intatto e ogni variazione è tracciata.

I controlli che servono

• Turni consecutivi. Contate i turni di fila con una colonna di appoggio e segnalate chi supera il limite che avete fissato.
• Turni sovrapposti. Se a una persona sono attribuiti due turni nella stessa data, evidenziatelo.
• Riposo settimanale. Verificate che in ogni finestra di 7 giorni ci sia un riposo continuativo sufficiente. La verifica in Excel è indicativa: per i requisiti di legge e di contratto fate riferimento alle norme.
• Copertura. Per ogni giorno contate quante persone sono in turno e confrontate con il minimo richiesto: =CONTA.SE(B2:B101;"D")+CONTA.SE(B2:B101;"N").

Errori frequenti

• Mettere i turni a mano e perdere il ciclo. Alla seconda modifica nessuno sa più cosa era previsto.
• Dimenticare i festivi nel 5/2. Un 5/2 «da calendario» deve saltare i giorni non lavorativi.
• Contare le ore notturne come ore intere. Se il turno attraversa la mezzanotte, calcolate con attenzione l'intervallo.
• Date di inizio ciclo sbagliate. Basta un giorno di scarto per scoprire due colleghi in riposo nello stesso giorno.

Modello Excel per i turni

Il modello applica questo schema ed è pensato per responsabili della sicurezza, operatori di centrale, responsabili di servizi di presidio e reperibilità e addetti HR.

• «Parametri»: mese e anno, ore per turno, orario notturno, orari di inizio dei turni D/N/H, modelli di ciclo modificabili e minimo di persone per turno.
• «Festività»: giorni non lavorativi per il 2026 e il 2027, usati dal modello «5/2 da calendario» e per il monte ore.
• «Turni»: fino a 100 dipendenti, calendario su 31 giorni, totali (turni, ore, ore notturne, riposi, assenze), monte ore e scostamento, colonna «Verifica».
• «Modifiche»: solo le eccezioni, cioè sostituzioni, ferie (FE), malattia (M), trasferta (T), annullamento (R).
• «Copertura»: le persone in turno ogni giorno, con evidenza dei giorni sotto organico.

Il modello evidenzia anche troppi turni consecutivi, turni sovrapposti e riposo settimanale insufficiente (verifica indicativa). Funziona con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice, senza macro, in italiano. Sabati lavorativi e vigilie con orario ridotto non rientrano nel monte ore. Il modello è a pagamento.

FAQ

Come creo un ciclo personalizzato?

Nel foglio dei parametri scrivete il ciclo con i simboli: D, N o H per i turni, trattino per il riposo. Per esempio «DDNN----» è un ciclo di 8 giorni.

Come funziona il turno 24 ore su 72?

Un giorno di lavoro da 24 ore seguito da tre di riposo: in un mese ogni persona fa circa 7-8 turni, e servono quattro squadre per coprire tutti i giorni.

Come gestisco il lavoro notturno?

Fissate l'inizio e la fine della fascia notturna nei parametri e calcolate l'intersezione con ciascun turno, come mostrato sopra.

Posso mescolare modelli diversi nello stesso piano?

Sì, basta indicare per ogni persona il proprio modello e la propria data di inizio del ciclo.