Келіссөз бөлмесін Excel-де брондау: қиылысусыз кесте жасау

Кеңседе бір келіссөз бөлмесі болса, ертелі-кеш «бұл бөлмеде кім отыр?» деген сұрақ туады. Біреу чатқа жазып қойған, біреу есік алдына қағаз жапсырған, ал екі команда бір уақытта бір бөлмеге кіріп келеді. Мәселе адамдарда емес, бронь бір жерде, көрінетін және тексерілетін етіп жазылмағанында.

Excel мұны оңай шешеді: бір кесте, әр броньға бір жол, ал қиылысуды формула өзі тауып береді. Бұл мақалада кестені қалай құру керегін, қиылысуды тексеретін формуланы және сағат торын қалай жасауды көрсетеміз. Соңында — дайын үлгі туралы.

Брондар кестесін қалай құрамыз

Алдымен екі парақ жеткілікті. Бірінші парақта үй-жайлар тізімі: атауы, сыйымдылығы (неше адам сияды). Екіншісінде — броньдар. Әр жолда мынадай бағандар болады:

Үй-жай бағанына «Деректер → Деректерді тексеру → Тізім» арқылы ашылмалы тізім жасаңыз. Сонда «Үлкен зал» мен «Үлкен залл» деген екі түрлі жазылу пайда болмайды, ал формулалар атауды дәл салыстырады. Уақытты міндетті түрде уақыт пішімінде енгізіңіз (10:00), мәтін ретінде емес.

Қиылысуды қалай тексереміз

Екі бронь қиылысады, егер біреуінің басталуы екіншісінің аяқталуынан ерте, ал аяқталуы екіншісінің басталуынан кеш болса. Бір бөлме мен бір күн болуы керек. Мұны COUNTIFS функциясы жақсы санайды. Айталық, күн — A бағаны, басталуы — B, аяқталуы — C, үй-жай — D. Екінші жолдағы бронь үшін:

=IF(COUNTIFS($A$2:$A$200;A2;$D$2:$D$200;D2;$B$2:$B$200;"<"&C2;$C$2:$C$200;">"&B2)>1;"Қиылысу!";"Бос")

Формула сол күні, сол бөлмеде осы броньмен қиылысатындардың санын санайды. Бронь өзімен-өзі де қиылысатындықтан, шек «1-ден көп» болып қойылған. Нәтиже «Қиылысу!» болса, жолды шартты пішімдеу арқылы қызылға бояңыз.

Мысал. «Үлкен залда» 12 қарашада 10:00–11:30 аралығында апталық жиналыс бар.

Көріп отырсыз, «қатаң» теңсіздік (< және >) бір бронь аяқталған сәтте келесісін бастауға мүмкіндік береді. Егер бөлмені жинауға 15 минут қажет болса, аяқталу уақытына осыншасын қосып салыстырыңыз: ">"&B2 орнына "<"&C2+TIME(0;15;0) қолданылады.

Бос еместік торы

Күні бойы қай сағатта бөлме бос екенін бір қарағанда көру үшін тор жасаңыз. Жолдарда — бөлмелер, бағандарда — сағаттар (08:00, 09:00, …). Әр ұяшықта сол сағатта бөлменің бос еместігін тексереміз:

=IF(COUNTIFS(Брондар!$D:$D;$A2;Брондар!$A:$A;$H$1;Брондар!$B:$B;"<"&(B$1+TIME(1;0;0));Брондар!$C:$C;">"&B$1)>0;"●";"")

Мұндағы H1 — қарастырылатын күн, A2 — бөлме атауы, B1 — сағаттың басы. «●» тұрған ұяшықты шартты пішімдеумен бояп қойсаңыз, күннің кестесі бір көзқараспен көрінеді. Күнді H1-ге ауыстырсаңыз, тор басқа күнге қайта есептеледі.

Жиі кездесетін қателер

• Уақытты мәтін ретінде жазу. «10.00» немесе «10 сағат» деп жазсаңыз, салыстыру жұмыс істемейді. Ұяшық пішімін «Уақыт» етіп қойыңыз.
• Күнсіз салыстыру. Егер формулада күн ескерілмесе, бір бөлменің басқа күнгі броні де «қиылысу» болып шығады.
• Бөлме атауының әртүрлі жазылуы. Ашылмалы тізімсіз бұл ең жиі себеп.
• Бронь иесін көрсетпеу. Қиылысу болғанда кімге хабарласу керегін білмейсіз. «Кім алды» бағаны міндетті болсын.
• Бір ортақ файлды бір мезгілде өңдеу. Файлды ортақ дискіде сақтап, бір мезгілде екі адам бір жолды өзгертпейтіндей тәртіп келісіңіз.

Дайын Excel үлгісі

Мұның бәрін өзіңіз құрғыңыз келмесе, «Келіссөз бөлмелері мен кабинеттерді брондау» үлгісін пайдалануға болады. Үлгі ақылы. Ол жоғарыда сипатталған әдісті дайын күйінде береді:

• «Үй-жайлар» парағында келіссөз бөлмелері мен кабинеттердің тізімі және әрқайсысының сыйымдылығы бар; 12 үй-жайға дейін енгізуге болады.
• «Брондар» парағында күні, уақыты, үй-жайы, кім алғаны және мақсаты жазылады; қиылысуды кесте өздігінен тексереді, ал жаңа броньдың уақыты сол үй-жайдағы басқасымен қиылысса, жол бөлектеледі.
• «Күн» парағына күнді енгізсеңіз, үй-жайлардың сағат бойынша бос еместігі торын көресіз.
• «Қорытынды» парағы үй-жайлардың жүктемесін және брондар санын көрсетеді.

Жинақта бос кесте және ойдан алынған деректері бар толтырылған үлгі бар, сондықтан формулалардың қалай жұмыс істейтінін бірден көресіз. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда, сондай-ақ LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Үлгіні кеңсе менеджерлері, әкімшілер, мектептер, коворкингтер және ортақ үй-жайлары бар компаниялар қолдана алады. Жобаның барлық түзетулері мен жаңа нұсқаларын тегін аласыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Бөлмені қайталанатын жиналысқа қалай брондаймын?

Ең қарапайым жолы — апта сайынғы жиналыстың күндерін «Брондар» кестесіне бірден бірнеше апта алға жазып қою. Бір жолды көшіріп, күнін өзгертсеңіз болады, қиылысуды тексеру әр жол үшін жеке жұмыс істейді.

Келіссөз бөлмесі мен жабдықты (проектор, теледидар) бірге брондауға бола ма?

Иә, бірақ жабдықты бөлек «үй-жай» ретінде тізімге қосу ыңғайлы: «Проектор» деген жол жасап, оны да уақыт бойынша тексересіз. Сонда проектордың екі жерде бір мезгілде болмауы қадағаланады.

Бронь жасалмай қалған (адамдар келмеген) жағдайды қалай есепке аламыз?

Кестеге «Күйі» бағанын қосыңыз («Өтті», «Бас тартылды») және қиылысу формуласына тек «Бас тартылды» емес жолдарды қосыңыз. Сонда босаған уақыт қайта брондауға ашылады.

Excel орнына неге ортақ күнтізбені пайдаланбасқа?

Ортақ күнтізбе де жақсы, егер бәрі оны пайдаланса. Excel-дің артықшылығы — үй-жайлар бойынша жүктеме мен брондар санын есептеп, қайсысы жиі бос тұратынын көрсете алады.