KHIZHNYAKOVТехника кепілдіктері мен чектерді Excel-де қалай есепке алуға болады
Техникаға кепілдіктер мен чектерді есепке алу — Excel үлгісі — Үлгіні ашу →
Кір жуғыш машина екі жылға кепілдікпен алынды, ал үшінші айда бұзылды. Талон қайда? Чек қайда? Құжаттар «тұрмыстық техника» деген қорапта жатыр ма, әлде көшу кезінде жоғалды ма? Көп адам кепілдік мерзімін тек бұзылу кезінде еске алады, ал сол сәтте кеш болады.
Excel-дегі кесте бұл мәселенің барлығын жеңілдетеді: сатып алу бір жол, кепілдіктің аяқталу күні өздігінен есептеледі, аяқталуға жақын заттар ерекшеленеді, ал чектің қай жерде жатқаны жазылған.
Мақалада кестенің құрылымын, формулаларды, санмен мысалды, жиі қателерді және дайын үлгіні қарастырамыз.
Кестеге нені жазу керек
Әр сатып алуға бір жол. Ең қажетті бағандар:
| Баған | Мысал |
|---|---|
| Зат | Кір жуғыш машина |
| Санат | Тұрмыстық техника |
| Дүкен | Дүкен атауы |
| Сатып алу күні | 15.03.2024 |
| Баға, ₸ | 280 000 |
| Кепілдік, ай | 24 |
| Сериялық нөмір | SN-77120 |
| Чек қайда | Көк қапшық, 2-сөре |
Сериялық нөмір бүліну кезінде сервис орталығында бірінші сұралады. Оны тікелей зат корпусынан көшіріп алыңыз, сонда оны іздеу керек болмайды.
Аяқталу күнін есептеу
Сатып алу күніне кепілдік айларын қосасыз:
=EDATE(D2;F2)
Мұнда D2 — сатып алу күні, F2 — кепілдік мерзімі айлармен. Екі жылға: 15.03.2024 күні үшін нәтиже 15.03.2026. EDATE ай ұзақтығын өзі ескереді, сондықтан 30 күннің 24 есе көбейтуінен гөрі дәлірек.
Кейбір тауарларда кепілдік мерзімі басқаша есептеледі, мысалы, өнімді қолдана бастаған күннен. Сондықтан есепті кепілдік талонымен салыстырыңыз.
Мәртебе және ескерту
Мәртебені былай шығарасыз:
=IF(G2<TODAY();"Аяқталды";IF(G2-TODAY()<=60;"Аяқталуда";"Кепілдікте"))
Мұнда G2 — аяқталу күні, 60 — ескертуге дейінгі күн саны. Оны параметр ұяшығына шығарыңыз. Мәртебені шартты пішімдеумен бояңыз: жасыл, сары, қызыл. 60 күн қалғанда зат тексеруге уақыт береді: кепілдік аяқталмай тұрып жасырын ақауды тексеріп алуға мүмкіндік бар.
Кепілдіктегі заттардың құны
Жиынтықта қанша зат кепілдікте екенін және олардың құнын көресіз:
=COUNTIF(H:H;"Кепілдікте")
=SUMIFS(E:E;H:H;"Кепілдікте")
Бұл сан сақтандыру немесе жөндеу бюджетін жоспарлағанда пайдалы: кепілдігі аяқталған техника өзі жөндеуді қажет ете бастайды.
Санмен мысал
Үш сатып алу, бүгін 1 қаңтар 2026 делік.
| Зат | Сатып алу | Кепілдік | Аяқталады | Мәртебе |
|---|---|---|---|---|
| Телефон | 10.01.2025 | 12 ай | 10.01.2026 | Аяқталуда |
| Кір жуғыш | 15.03.2024 | 24 ай | 15.03.2026 | Кепілдікте |
| Шаңсорғыш | 20.05.2023 | 24 ай | 20.05.2025 | Аяқталды |
Телефонның кепілдігінің аяқталуына 9 күн қалды (60 күндік ескерту шегінен аз): осы күндерде экранды, батареяны, түймелерді тексеріп алу керек. Егер ақау табылса, сервиске кепілдік мерзімінде өтініш жасауға үлгересіз.
Құжаттарды қалай реттеу
Кесте мен қағаздар бір-біріне сәйкес болуы керек. Қарапайым ереже: әр сатып алудың талоны мен чегі бір қалтада жатады, ал қалтаның атауы кестедегі «Чек қайда» бағанында жазылады. Электрондық чекті бұлтқа салып, файл атауына зат пен күнді қосыңыз: «кир-жугыш-2024-03-15». Жылына бір рет, мысалы қаңтарда, кестені қарап шығып, кепілдігі біткен және сатылған заттарды мұрағатқа ауыстырыңыз.
Жиі кездесетін қателер
- Чекті жазғанымен қайда жатқанын жазбау.
- Кепілдік мерзімін күнмен емес, «шамамен екі жыл» деп жазу.
- Сериялық нөмірді жазбау.
- Кестені жаңартпау. Жаңа сатып алу алғашқы аптада кестеге түссе, ұмытылмайды.
- Қағаз чек өшіп кетуін ескермеу. Термоқағаздағы чектердің жазуы уақыт өте келе жоғалады, сондықтан оның фотосын түсіріп қойыңыз.
Дайын кепілдіктер мен чектер үлгісі
Кестені өзіңіз құрмай-ақ дайын ақылы үлгіні қолдануға болады.
- «Параметрлер»: есеп күні, неше күн бұрын ескерту, санаттар.
- «Сатып алулар»: 300 сатып алуға дейін. Дүкен, баға, кепілдік мерзімі, сериялық нөмір, чек қайда; аяқталу күні мен мәртебе өздігінен есептеледі.
- «Жиынтық»: қанша сатып алу кепілдікте, қанша аяқталуда және аяқталды, кепілдіктегі заттардың құны.
Аяқталу күні сатып алу күні плюс кепілдік мерзімі айменен есептеледі. Әдепкі бойынша 60 күн бұрын ескертеді, мәнін «Параметрлерде» өзгертуге болады. Кестеде чек немесе талон қайда жатқанын көрсетуге болады: қалта, бұлт, қорап. Файл қазақ тілінде, макростарсыз, Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те жұмыс істейді.
Жиі қойылатын сұрақтар
Чек жоғалса, кепілдік жоғалады ма?
Әрдайым емес, бірақ сатып алуды дәлелдеу қиындайды. Сондықтан чектің фотосын түсіріп, кестедегі жолға байланыстырып қойыңыз.
Кепілдік мерзімін қайдан білуге болады?
Кепілдік талонында немесе өнім нұсқаулығында жазылған. Дүкен мен өндірушінің кепілдігі әртүрлі болуы мүмкін, сондықтан ұзағын жазыңыз.
Электрондық чектерді қалай сақтау керек?
Файлды бұлтқа жүктеп, кестеге қапшық атауын немесе файл атын жазыңыз. Сонда іздеу бір сәт алады.
Сатылған затты кестеден алып тастау керек пе?
Алып тастамай, мәртебесін «Сатылды» деп белгілеген ыңғайлы. Тарих сақталады, ал есептеуге кірмейтін етіп сүзуге болады.
