KHIZHNYAKOVЖобалар бойынша жұмыс уақытының есебін Excel-де жүргізу
Жобалар мен клиенттер бойынша жұмыс уақытының есебі: тайм-трекер — Excel үлгісі — Үлгіні ашу →
Дизайнер, бағдарламашы, кеңесші немесе шағын студия үшін уақыт — сатылатын тауар. Бірақ сағаттар жазылмаса, ол жоғалады: «жарты сағатқа» деген түзетулер, клиентпен қоңыраулар, шағын тапсырмалар шотқа кірмейді. Ай соңында шот қою кезінде есте қалғанды ғана жазасыз, ал жобаның бюджеттен асып кеткені тым кеш белгілі болады.
Жұмыс уақытының есебі (тайм-трекер) бұл мәселені шешеді. Арнайы сервистер бар, бірақ Excel-дегі қарапайым журнал көбіне жеткілікті: ол тегін, икемді және деректер сізде қалады. Төменде журналды қалай құру керектігін, уақытпен жұмыс істеу формулаларын және жиі қателерді көрсетеміз.
Журналдың құрылымы
Жобалар кестесі: жоба, клиент, сағаттық мөлшерлеме, сағат бюджеті.
Уақыт журналы: әр жазба — бір жол: күні, орындаушы, жоба, тапсырма, басы, соңы (немесе сағат саны), ақылы ма (иә/жоқ), төлем мәртебесі (шот қойылмаған / шот қойылған / төленген).
Уақытпен жұмыс: формулалар
Excel уақытты тәуліктің бөлігі ретінде сақтайды: 12:00 — бұл 0,5. Сондықтан басы мен соңының айырмасын сағатқа айналдыру үшін 24-ке көбейту керек:
=(F2-E2)*24
Жұмыс түн ортасынан ауысса (23:00–01:30), MOD қолданыңыз: =MOD(F2-E2;1)*24 — нәтиже 2,5 сағат.
Сағаттарды ондық бөлшекпен (1,5) немесе уақыт пішімімен (1:30) жазуға болады, бірақ біреуін таңдаңыз. Ондық бөлшек есептеу үшін ыңғайлырақ: 1 сағат 15 минут = 1,25.
Мөлшерлеме жоба кестесінен: =VLOOKUP(C2;Жобалар!$A:$C;3;FALSE)
Сома (тек ақылы сағаттар): =IF(H2="иә";G2*J2;0)
Апта нөмірі мен ай: =WEEKNUM(A2;2) және =TEXT(A2;"YYYY-MM") — жиынтықтар үшін.
Мысал: дизайн студиясы, бір ай
| Жоба | Мөлшерлеме, ₸/сағ | Бюджет, сағ | Жұмсалды, сағ | Пайдаланылды | Сома, ₸ |
|---|---|---|---|---|---|
| Логотип «Самұрық-Кафе» | 8 000 | 20 | 12,5 | 63% | 100 000 |
| Сайт «Алатау Тур» | 10 000 | 80 | 86,0 | 108% | 860 000 |
| SMM-макеттер | 6 000 | 30 | 18,0 | 60% | 108 000 |
Сайт жобасы бюджеттен 6 сағатқа асты. Бұл туралы ертерек білсеңіз, клиентпен қосымша жұмысты келісуге немесе міндеттер көлемін қайта қарауға болар еді. Бюджетті пайдалану: =D2/C2, ал шартты пішімдеу 100%-дан асқан жолды қызылмен бояйды.
Жоба бойынша жұмсалған сағаттар: =SUMIFS(Уақыт!$G:$G;Уақыт!$C:$C;A2)
Апталық және айлық жиынтықтар
Журнал жиналған сайын ол жұмыс жүктемесін де көрсетеді. Апта бойынша сағаттар: =SUMIFS(Уақыт!$G:$G;Уақыт!$L:$L;B1), мұндағы L — апта нөмірі. Ақылы сағаттардың үлесі: ақылы сағаттар / барлық сағаттар. Мысалы, аптасына 40 сағат жұмыс істеп, оның 28-і ғана шотқа кірсе, үлес 70% — қалған уақыт хат алмасуға, кездесулерге және түзетулерге кетеді. Бұл үлесті білу мөлшерлемені дұрыс қоюға көмектеседі: 28 ақылы сағат бүкіл 40 сағатты «асырауы» керек.
Төлеуге не қалды
Ең пайдалы жиынтық — төлем мәртебесі бойынша. Әр жоба бойынша:
=SUMIFS(Уақыт!$K:$K;Уақыт!$C:$C;A2;Уақыт!$I:$I;"шот қойылмаған")
Ай соңында «шот қойылмаған» сомалар — дайын шот тізімі. Шот жібергенде мәртебені «шот қойылған», ақша түскенде «төленген» етіп өзгертесіз. Сонда клиенттердің сізге қанша қарыз екені әрқашан көрінеді.
Жиі кездесетін қателер
- Кейін жазу. Апта соңында еске түсіру — сағаттардың 10–20%-ын жоғалту. Тапсырманы аяқтаған бойда бірден жазыңыз.
- Ақысыз жұмысты тіркемеу. Түзетулер, кепілдік жұмысы, ішкі кездесулер шотқа кірмесе де, жобаның нақты құнын көрсетеді. Оларды «ақылы емес» деп белгілеп, жазыңыз.
- Уақыт пішімін араластыру. «1:30» және «1,5» бір бағанда — қате жиындардың себебі.
- Мөлшерлемені жолға қолмен жазу. Мөлшерлеме өзгергенде ескі жазбалар бұзылмауы үшін оны жоба кестесінен алыңыз.
Дайын Excel үлгісі
Ақылы «Жобалар мен клиенттер бойынша жұмыс уақытының есебі» үлгісі осы жүйені дайын күйде береді:
- «Жобалар» — жобалар, клиенттер, сағаттық мөлшерлеме, сағат бюджеті, орындаушылар; жұмсалғаны мен бюджет пайызы өздігінен есептеледі, 100%-дан асса, жол қызыл болады.
- «Уақыт» — 3000 жазбаға дейін: күні, орындаушы, жоба, тапсырма, сағат, ақылы ма, төлем мәртебесі; мөлшерлеме, сома, апта және ай өздігінен шығады.
- «Төлеуге» — әр жоба бойынша қаншасына шот қойылмаған, шот қойылған және төленген.
- «Қорытынды» — жобалар мен айлар бойынша сағаттар мен ақша, бюджетті пайдалану және диаграммалар.
Бірнеше орындаушыны жүргізуге болады — уақыт журналында керектісі таңдалады. Excel 2007 және жаңарақ, LibreOffice, макроссыз, кәдімгі формулалармен. Файл қазақ тілінде.
Жиі қойылатын сұрақтар
Сағатты қандай дәлдікпен жазу керек?
Әдетте 15 минут (0,25 сағат) жеткілікті. Шағын әрекеттерді (қысқа хат, 5 минуттық қоңырау) күн соңында бір жазбаға біріктіруге болады.
Клиентке уақыт есебін көрсету керек пе?
Сағатпен жұмыс істесеңіз — иә, бұл сенімді арттырады. Журналды жоба бойынша сүзіп, күні, тапсырмасы және сағаты бар қысқа тізімді шотқа қоса беріңіз.
Сағат бюджетін қалай анықтаймын?
Ұқсас өткен жобалардың нақты сағаттарына қараңыз — журналдың басты пайдасы да осында. Алғашқы жобаларда бағалауға 15–20% қор қосыңыз.
Жобаны тіркелген бағамен алсам, уақытты жазу керек пе?
Иә, дәл осы жағдайда ол ең пайдалы. Тіркелген сома / нақты сағаттар — жобадағы шын мөлшерлемеңіз. Ол әдеттегі мөлшерлемеңізден төмен болса, келесі жолы бағаны жоғарырақ қоясыз.
Команда үшін бір файл жарай ма?
Шағын команда үшін — иә, файл ортақ бұлттық дискте болса. Әр адам өз аты бар жолдарды толтырады, ал жиынтықтар бүкіл команда бойынша есептеледі.
