Ewidencja lekcji korepetytora w Excelu: uczniowie, wpłaty, długi i przychód

Korepetytor ma zwykle kilkunastu uczniów, każdy płaci o innej porze, a część dopłaca z góry za kilka lekcji. Po miesiącu trudno odpowiedzieć na pytania: ile zarobiłem, kto jest mi winien i czy ta zaliczka od mamy Kasi wystarczy jeszcze na dwie lekcje, czy już na jedną.

Nie potrzebujesz specjalnej aplikacji. Wystarczą trzy tabele w Excelu: uczniowie, lekcje i wpłaty. Poniżej opisuję ich budowę i formuły, które liczą wszystko za Ciebie.

Tabela uczniów

Jeden uczeń, jeden wiersz. Kolumny: imię, przedmiot, stawka za 60 minut, kontakt do rodzica lub ucznia. Stawkę trzymaj tutaj, a nie w każdej lekcji, bo wtedy zmiana ceny dla ucznia to jedna edycja. Dopiero ona podstawia się do lekcji.

Tabela lekcji

Każda lekcja to jeden wiersz: data, uczeń, czas trwania w minutach, status. Kwotę liczysz tak:

=stawka*czas/60*procent_płatności

Przykład: stawka 100 zł za godzinę, lekcja trwała 45 minut: 100 × 45 / 60 = 75 zł. Stawkę ucznia podstawisz funkcją WYSZUKAJ.PIONOWO:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;Uczniowie!A:C;3;FAŁSZ)*C2/60*WYSZUKAJ.PIONOWO(D2;Statusy!A:B;2;FAŁSZ)

Statusy lekcji i odwołania

Prawdziwa praca zaczyna się przy odwołanych zajęciach. Zrób słownik statusów z procentem płatności:

To jest tylko przykład: zasady odwołań ustalasz z uczniami i rodzicami sam, najlepiej zapisując je na początku współpracy. Gdy procenty są w słowniku, zmiana reguły to jedna komórka, a nie przepisywanie całego arkusza.

Wpłaty i saldo

Tabela wpłat: data, uczeń, kwota, sposób płatności. Saldo ucznia to wpłacono minus naliczono:

=SUMA.JEŻELI(Wpłaty!B:B;A2;Wpłaty!C:C)-SUMA.JEŻELI(Lekcje!B:B;A2;Lekcje!F:F)

Ujemne saldo to dług, dodatnie to zaliczka. Przykład: uczeń wpłacił 400 zł, odbyło się 6 lekcji po 75 zł, czyli 450 zł. Saldo to −50 zł. Jeśli lekcja kosztuje 75 zł, a saldo wynosi +225 zł, zaliczka wystarczy na 3 zajęcia: =ZAOKR.DÓŁ(saldo/75;0), czyli funkcja ZAOKR.DÓŁ.

Przychód miesięczny

W podsumowaniu liczysz dwie rzeczy: naliczono (za lekcje w miesiącu) i otrzymano (wpłaty w miesiącu). Różnią się, bo część uczniów płaci z opóźnieniem lub z góry. Dla przychodu w miesiącu użyj SUMA.WARUNKÓW z zakresem dat. Dodatkowo policz godziny (suma czasu / 60) i średnią kwotę za lekcję. Przy 60 godzinach w miesiącu i średniej stawce 90 zł naliczony przychód wynosi 5 400 zł.

Typowe błędy

• Brak zapisanej polityki odwołań. Potem trudno ją egzekwować.
• Wpłaty w jednej komórce z uczniem. Stracisz historię.
• Stawka wpisywana w każdej lekcji. Rośnie ryzyko pomyłki.
• Miesza się „naliczono” z „otrzymano”. To różne liczby.
• Brak notatek z lekcji. Dodaj kolumnę z tematem, bardzo się przydaje przy powtórkach przed egzaminem.

Gotowy szablon: ewidencja lekcji korepetytora i wpłat

Jeśli wolisz gotowy plik, jest płatny szablon Excel. W „Słowniki” znajdziesz przedmioty, statusy lekcji z procentem płatności (późne odwołanie, lekcja próbna i inne), formę zajęć i sposoby płatności. „Uczniowie” mieszczą do 40 osób ze stawką, kontaktami, liczbą lekcji, kwotami naliczonymi i wpłaconymi, saldem oraz sygnalizacją rozliczenia. „Lekcje” i „Wpłaty” to dzienniki na 2000 i 1000 wpisów. Koszt lekcji to stawka za 60 minut pomnożona przez czas, podzielona przez 60 i pomnożona przez procent płatności statusu.

W „Podsumowanie” zobaczysz przychód według miesięcy (naliczono i otrzymano), godziny, średnią kwotę, strukturę według przedmiotów i wykresy. Obok salda widać, na ile lekcji wystarczy zaliczka. Plik zawiera pustą wersję i przykład z fikcyjnymi danymi. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Poprawki i nowe wersje są bezpłatne. Szablon nie liczy podatków: rozliczenia dokumentuj według zasad swojej formy działalności.

Przyda się prywatnym korepetytorom i nauczycielom, pedagogom muzycznym i językowym, trenerom i logopedom prowadzącym zajęcia indywidualne.

FAQ

Jak ustalić stawkę za godzinę?

Sprawdź, ile biorą podobni korepetytorzy w Twojej okolicy lub online, uwzględnij doświadczenie, poziom (podstawówka, matura) i czas na przygotowanie. Stawkę zmieniaj od nowego miesiąca, uprzedzając uczniów.

Czy brać zapłatę z góry?

Wielu korepetytorów tak robi, bo zmniejsza to ryzyko zaległości. Zaliczka widoczna w saldzie ucznia pokazuje, na ile zajęć jeszcze wystarcza.

Co z lekcją próbną?

Ustal, czy jest płatna, i ustaw dla niej status z odpowiednim procentem. Dzięki temu nie trzeba za każdym razem pamiętać, że ta lekcja jest wyjątkiem.

Jak często rozliczać się z uczniami?

Najwygodniej raz w miesiącu, na podstawie salda. Wysyłasz krótkie podsumowanie lekcji i kwotę do zapłaty, a uczeń nie ma wątpliwości.