Ewidencja wynajmu mieszkań w Excelu: umowy, czynsz i zaległości

Wynajmujesz mieszkanie, pokój albo garaż. Z jednym najemcą ewidencja mieści się w głowie, ale przy trzech lub czterech lokalach zaczynają się schody: czy czynsz za marzec wpłynął, kiedy kończy się umowa w lokalu na Mickiewicza i czy ktoś nie jest winien Ci dwóch miesięcy.

Prosty arkusz w Excelu wystarczy, by mieć to wszystko pod kontrolą. W poradniku pokazuję trzy tabele, które to załatwiają, oraz formuły do statusu umowy i zaległości.

Tabela 1: obiekty i umowy

Jeden lokal, jeden wiersz:

Status umowy może liczyć się sam:

=JEŻELI(D2<DZIŚ();"Zakończona";JEŻELI(D2-DZIŚ()<=60;"Kończy się";"Aktywna"))

Liczbę 60 wpisz w komórce parametru, żeby łatwo ją zmieniać. 60 dni to wygodny zapas, by wynegocjować przedłużenie lub znaleźć nowego najemcę.

Tabela 2: naliczenia i wpłaty

Tu leży sedno kontroli. Dla każdego miesiąca i każdego obiektu dodaj wiersz: miesiąc, obiekt, naliczono, wpłacono. Zaległość to różnica:

=C2-D2

Dodatnia liczba oznacza dług, zero porządek, ujemna nadpłatę. Status:

=JEŻELI(E2<=0;"Zapłacono";JEŻELI(D2>0;"Częściowo";"Zaległość"))

Przykład: najemca ma płacić 2 400 zł miesięcznie. W marcu wpłacił 2 400 zł, w kwietniu 1 800 zł, w maju nic. Zaległość to 600 zł + 2 400 zł = 3 000 zł. Bez tabeli to łatwo przeoczyć, z tabelą widać od razu w podsumowaniu.

Jeśli czynsz obejmuje opłaty (media), warto je rozbić na dwie kolumny: czynsz i opłaty. Wtedy rozliczenie mediów z najemcą jest przejrzystsze.

Tabela 3: podsumowanie

Z dwóch pierwszych tabel zbierasz dla każdego obiektu: ile naliczono, ile zapłacono, jaka jest zaległość i jaki jest status umowy. Funkcja =SUMA.JEŻELI(Płatności!A:A;A2;Płatności!C:C) dodaje naliczenia dla obiektu, a analogicznie wpłaty. Zestawienie na jednym ekranie to cały sens ewidencji.

Terminy, o których łatwo zapomnieć

• Koniec umowy na czas określony. Ustaw ostrzeżenie z wyprzedzeniem.
• Zwrot kaucji. Zapisz kwotę i datę przy zakończeniu najmu.
• Waloryzacja czynszu. Jeśli umowa ją przewiduje, dopisz datę w kalendarzu.
• Odczyty liczników przy wprowadzeniu i wyprowadzce najemcy.

Zasady umów, kaucji i podatków ustal u specjalisty i w obowiązujących przepisach. Arkusz tylko pomaga pamiętać o terminach i kwotach.

Dobrze jest raz w miesiącu, tego samego dnia, przejrzeć podsumowanie: kto zalega, kto ma umowę kończącą się w ciągu dwóch miesięcy, czy nic nie wymaga reakcji. Piętnaście minut cyklicznie oszczędza kłopotliwych rozmów po kilku miesiącach milczenia.

Najczęstsze błędy

• Brak naliczenia, gdy najemca „na pewno zapłaci”. Naliczaj zawsze, wpłaty dopisuj osobno.
• Jedna komórka na całe saldo. Nie widać historii.
• Brak daty końca umowy. Przedłużenia nie da się pilnować.
• Mieszanie kaucji z czynszem. Kaucja to osobna pozycja.
• Brak kopii zapasowej. Plik z umowami i wpłatami to cenne dane.

Gotowy szablon: ewidencja wynajmu mieszkań

Jeśli nie chcesz budować tego od zera, jest gotowy płatny szablon Excel. W „Parametry” ustawiasz datę raportu i ostrzeżenie. „Obiekty” mieszczą do 10 lokali: najemca, termin umowy, czynsz, kaucja i dzień płatności, a status umowy liczy się sam; domyślnie ostrzega na 60 dni przed końcem, co możesz zmienić. W „Płatności” zapisujesz do 300 naliczeń i wpłat, a zaległość i status też liczą się same. „Podsumowanie” pokazuje, ile naliczono, zapłacono, jaka jest zaległość i jaki jest status umów według obiektów, plus wykres.

W pliku jest pusta tabela i wypełniony przykład z fikcyjnymi danymi. Szablon nie liczy podatków, tylko prowadzi ewidencję umów i płatności. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Poprawki i nowe wersje są bezpłatne.

Przyda się właścicielom, którzy wynajmują mieszkania, pokoje, garaże i niewielkie lokale, oraz zarządcom.

FAQ

Jak zapisywać wpłatę, która przyszła po terminie?

Wpisz ją w wierszu miesiąca, którego dotyczy, a datę faktycznej wpłaty dodaj w osobnej kolumnie lub uwagach. Zaległość przeliczy się sama.

Czy ewidencja zastępuje umowę i protokół zdawczo-odbiorczy?

Nie. To pomoc w pilnowaniu terminów i kwot. Dokumenty prawne przygotowuj osobno, najlepiej z pomocą specjalisty.

Jak często uzupełniać tabelę?

Najlepiej w dniu, w którym widzisz wpłatę na koncie. Dwie minuty wystarczą, a unikasz szukania wyciągów po kilku miesiącach.

Co z najmem krótkoterminowym?

Dla krótkich pobytów lepsza jest osobna tabela rezerwacji z datami przyjazdu i wyjazdu. Ten układ jest przeznaczony do umów długoterminowych z miesięcznym czynszem.