Ewidencja uczestników kursu i płatności w Excelu: grupy, dłużnicy i frekwencja

Prowadzisz szkołę językową, studio tańca, kółko plastyczne albo sekcję sportową dla dzieci. Grup jest kilka, uczestników kilkudziesięciu, a wpłaty przychodzą w ratach, przelewem i gotówką. Gdy wszystko jest w notesie, po dwóch miesiącach nie wiadomo, kto jeszcze nie zapłacił za semestr.

Do kontroli wystarczy jeden plik Excel z trzema tabelami: grupy, uczestnicy i płatności. Poniżej pokazuję, jak je połączyć, żeby zadłużenie i frekwencja liczyły się same.

Tabela grup

Dla każdej grupy zapisz: nazwę, prowadzącego, cenę kursu i liczbę zajęć. Przykład: „Angielski B1, wtorek”, cena 1 200 zł, 24 zajęcia. Nie wpisuj ceny w każdym wierszu uczestnika, bo przy zmianie cennika musiałbyś poprawiać setki komórek. Cena pochodzi z tabeli grup:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;Grupy!A:D;3;FAŁSZ)

Tabela uczestników

Kolumny: imię i nazwisko, grupa (z listy), rabat, liczba odbytych zajęć. Wyliczane:

• Do zapłaty = cena kursu minus rabat,
• Zapłacono = suma wszystkich wpłat uczestnika,
• Zadłużenie = do zapłaty minus zapłacono,
• Status: „Zapłacono”, „Częściowo” albo „Brak wpłaty”.

Formuła na wpłaty: =SUMA.JEŻELI(Płatności!B:B;A2;Płatności!C:C), a na zadłużenie zwykła różnica. Nadpłata wyjdzie jako liczba ujemna, co jest sensowne: oznacza, że uczestnik ma u Ciebie zaliczkę.

Status: =JEŻELI(F2<=0;"Zapłacono";JEŻELI(E2>0;"Częściowo";"Brak wpłaty")).

Tabela płatności: każda wpłata osobno

Każda wpłata to osobny wiersz: data, uczestnik, kwota, sposób (przelew, gotówka, karta). Dzięki temu płatności ratalne nie sprawiają problemu: uczestnik płaci 400 zł we wrześniu, 400 zł w październiku i 400 zł w listopadzie, a tabela po każdej wpłacie pokazuje, ile jeszcze brakuje.

Przykład: kurs kosztuje 1 200 zł, uczestnik ma 10% rabatu, więc do zapłaty jest 1 080 zł. Wpłacił 400 zł i 400 zł, zadłużenie to 280 zł, status „Częściowo”.

Frekwencja

Wpisz liczbę odbytych zajęć i podziel przez liczbę zajęć kursu: =D2/WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;Grupy!A:D;4;FAŁSZ). Przy 24 zajęciach i 15 obecnościach frekwencja to 62,5%. Ustaw formatowanie warunkowe: wartość poniżej 60% na czerwono. Wtedy od razu widzisz, do kogo zadzwonić, zanim uczestnik zrezygnuje bez słowa.

Podsumowanie w grupach

Dla każdej grupy zestaw: liczbę osób, kwotę należną, kwotę zapłaconą, zadłużenie i średnią frekwencję. Wystarczą SUMA.JEŻELI, LICZ.JEŻELI i ŚREDNIA.JEŻELI. Dodatkowo lista dłużników: filtr po zadłużeniu większym od zera, sortowanie malejąco. To gotowa kartka na rozmowy z rodzicami lub uczestnikami.

Najczęstsze błędy

• Jedna komórka „zapłacono” wpisywana ręcznie. Zgubisz historię wpłat.
• Cena ręcznie w każdym wierszu. Przy zmianie grupy powstają rozbieżności.
• Brak rozróżnienia rabatu i wpłaty. Rabat zmniejsza kwotę należną, a nie jest wpłatą.
• Nieregularne aktualizowanie. Wpłaty uzupełniaj tego samego dnia.
• Brak kopii przed nowym semestrem. Zapisz plik i zacznij nowy.

Gotowy szablon: ewidencja uczestników, grup i płatności

Jeśli chcesz zacząć od razu, jest płatny szablon Excel. W „Parametry” wpisujesz nazwę szkoły lub studia i administratora. „Grupy” mieszczą do 8 grup z prowadzącym, ceną kursu i liczbą zajęć. „Uczestnicy” to do 150 osób: grupa z listy, rabat i odbyte zajęcia, a do zapłaty, zapłacono, zadłużenie i status liczą się same. W „Płatności” zapisujesz do 500 wpłat: data, uczestnik, kwota, sposób.

„Podsumowanie” pokazuje według grup liczbę osób, kwotę naliczoną i zapłaconą, zadłużenie i frekwencję, a także listę dłużników i wykres. Frekwencja poniżej 60% jest zaznaczana na czerwono. W pliku jest pusta wersja i przykład z fikcyjnymi danymi. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Poprawki i nowe wersje są bezpłatne. To nie jest program księgowy.

Przyda się administratorom szkół językowych i centrów edukacyjnych, szkół tańca i sztuki, studiów dla dzieci, kółek zainteresowań i sekcji sportowych.

FAQ

Jak postępować z uczestnikiem, który zrezygnował w środku kursu?

Ustal zasady w umowie lub regulaminie i zapisz je w ewidencji, np. jako korektę rabatu lub osobną notatkę. Arkusz pokaże wtedy właściwe zadłużenie lub nadpłatę.

Czy rabat rodzinny wpisywać jako kwotę, czy procent?

Wybierz jedną formę i trzymaj się jej w całej tabeli. Procent jest wygodniejszy, gdy zmienia się cena kursu, bo rabat przelicza się razem z nią.

Jak przypominać o zaległościach?

Raz w tygodniu filtruj listę dłużników i wyślij krótką, uprzejmą wiadomość z kwotą i terminem. Przejrzysta tabela ułatwia rozmowę, bo masz konkretne liczby.

Czy da się prowadzić jedną osobę w kilku grupach?

Najprościej wpisać ją osobnym wierszem dla każdej grupy, np. „Anna K. (angielski)” i „Anna K. (niemiecki)”. Wtedy każda płatność ma jasne przeznaczenie.