Como controlar contratos e vencimentos no Excel

Contratos de aluguel, manutenção, software, prestadores e fornecedores têm um ponto em comum: vencem. E quando o vencimento passa despercebido, as consequências são conhecidas: renovação automática com reajuste que ninguém negociou, serviço interrompido, multa ou pagamento em duplicidade.

Para empresas pequenas e escritórios, uma planilha bem organizada resolve a maior parte do problema. Veja como estruturar um registro de contratos no Excel com alerta de prazo, controle de pagamentos e uma visão do que está em aberto.

Passo 1: o que registrar

Uma linha por contrato, com estas colunas: número, tipo (serviço, aluguel, fornecimento), contraparte, responsável interno, data de início, data de término (ou «indeterminado»), valor total, forma de renovação e observações.

Crie listas suspensas para tipo, contraparte e responsável. Isso evita grafias diferentes do mesmo fornecedor e deixa os resumos corretos.

Passo 2: calcule os dias até o vencimento

Com a data de término na coluna F, calcule quantos dias faltam:

=SE(F2="indeterminado";"";F2-HOJE())

Para o semáforo, use um alerta de antecedência (por exemplo, 30 dias) guardado numa célula de parâmetros:

=SE(F2="indeterminado";"Sem prazo";SE(F2<HOJE();"Vencido";SE(F2-HOJE()<=$K$1;"Vence em breve";"Vigente")))

Aplique formatação condicional: vermelho para vencido, amarelo para vence em breve, verde para vigente.

Passo 3: registre os pagamentos separadamente

Não escreva os pagamentos dentro da linha do contrato. Crie uma aba Pagamentos com número do contrato, data e valor. Assim você lança tantos pagamentos quantos precisar.

Na linha do contrato, o valor pago sai de uma soma condicional:

=SOMASE(Pagamentos!$A:$A;A2;Pagamentos!$C:$C)

O saldo é o valor do contrato menos o pago.

Exemplo: contrato de manutenção de R$ 24.000,00 por 12 meses, com pagamentos mensais de R$ 2.000,00. Depois de 7 pagamentos: pago R$ 14.000,00, saldo R$ 10.000,00. Se o contrato terminou e ainda há saldo, ele vira dívida: =SE(E(F2<HOJE();H2>0);H2;0). E se o pago passou do contratado, o saldo aparece negativo, o que chama atenção para pagamento a maior.

Passo 4: a lista de «a vencer»

Uma aba só com os contratos que estão chegando ao fim, ordenados pelo prazo, é o que você abre toda segunda-feira. Com Excel recente, a função FILTRO e CLASSIFICAR fazem isso; em versões antigas, use uma coluna auxiliar com MENOR e ÍNDICE.

Passo 5: um resumo gerencial

Some o valor por tipo de contrato e por contraparte com SOMASE e identifique os dez maiores saldos. Um gráfico de vencimentos por mês mostra os períodos em que vários contratos se encerram juntos, quando conviria negociar com antecedência.

Erros comuns

• Guardar só a data final. Anote também o prazo de aviso prévio de não renovação, porque muitas vezes ele vence antes do contrato.
• Misturar contratos com e sem prazo. Defina como tratar o «indeterminado», senão as fórmulas de data dão erro.
• Não ter um responsável. Contrato sem dono não é renovado nem cancelado a tempo.
• Tratar impostos de forma diferente em cada linha. Defina se o valor inclui ou não e aplique o critério igual para todos.

Planilha pronta: Registro de Contratos

O modelo pago traz isso pronto. A aba «Parâmetros» guarda a alíquota de IVA, o regime, quantos dias antes avisar e as listas de tipos, contrapartes e responsáveis. «Registro» comporta até 300 contratos, com vigência (data ou «indeterminado»), valor, IVA «incluso» ou «adicional», renovação, responsável, valor pago, saldo, dívida, avisos e semáforo.

Em «Pagamentos» cabem até 1500 lançamentos, vinculados pelo número do contrato. «A vencer» lista os contratos próximos do fim, ordenados por urgência, sem macros, e «Resumo» traz totais por tipo e por contraparte, o top 10 por saldo e um gráfico de vencimentos por mês. Há ainda uma seção pensada para instituições e órgãos públicos. Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros nem vínculos externos, em português do Brasil. A alíquota é um parâmetro editável: confira o valor vigente.

Perguntas frequentes

Com quanta antecedência devo ser avisado?

Depende do contrato. Para serviços simples, 30 dias; para contratos grandes ou com aviso prévio longo, 60 a 90 dias.

Como tratar contratos sem data de término?

Digite «indeterminado» na coluna de término e faça as fórmulas ignorarem esse texto. Revise esses contratos uma vez por ano.

A planilha substitui o contrato em si?

Não. Ela organiza datas e valores; o documento original, com suas cláusulas, deve ser guardado e consultado.

Quantos contratos suporta uma planilha?

Para centenas de contratos o Excel funciona bem. Acima disso, vale pensar num sistema com banco de dados.