KHIZHNYAKOVComo fazer um CRM no Excel com funil de vendas
CRM em Excel — Clientes, Negócios e Funil de Vendas — Ver a planilha →
Um sistema de CRM completo tem mensalidade, treinamento e dezenas de campos que ninguém preenche. Para um dono de pequena empresa, um consultor ou uma equipe de três vendedores, o que realmente importa cabe em quatro perguntas: quem é o cliente, qual é o negócio, em que etapa ele está e quando é o próximo contato.
Este guia mostra como montar um CRM simples no Excel, com funil de vendas e previsão de receita. Dá para começar em uma tarde e evoluir conforme a equipe cresce.
Passo 1: crie duas tabelas ligadas
A regra de ouro é separar clientes de negócios. Um cliente pode ter vários negócios ao longo do tempo, e misturar tudo gera linhas duplicadas.
Clientes: código, nome, telefone, e-mail, origem (indicação, site, evento), data do último contato.
Negócios: código, código do cliente, descrição, vendedor, etapa, valor, data do próximo contato.
Para trazer o nome do cliente na tabela de negócios, use PROCV:
=PROCV(B2;Clientes!$A:$B;2;FALSO)
Passo 2: defina as etapas e as probabilidades
Escolha de quatro a seis etapas que reflitam seu processo real. Cada uma recebe uma probabilidade de fechamento.
| Etapa | Probabilidade |
|---|---|
| Novo contato | 10% |
| Reunião feita | 30% |
| Proposta enviada | 50% |
| Negociação | 75% |
| Fechado | 100% |
Esses percentuais são estimativas suas. Ajuste-os com o histórico: se de dez propostas você fecha três, a probabilidade dessa etapa está mais perto de 30% do que de 50%.
Passo 3: calcule a receita esperada
A receita esperada de um negócio é o valor multiplicado pela probabilidade da etapa:
=F2*PROCV(E2;Etapas!$A:$B;2;FALSO)
Exemplo: um negócio de R$ 12.000,00 em «Proposta enviada» vale R$ 6.000,00 de receita esperada. Outro de R$ 4.000,00 em «Negociação» vale R$ 3.000,00. Somando muitos negócios, a previsão do mês fica bem mais realista do que a soma bruta, que costuma ser otimista.
Passo 4: monte o funil
Use CONT.SE e SOMASE para contar negócios e somar valores por etapa:
=CONT.SE(Negócios!$E:$E;A2) e =SOMASE(Negócios!$E:$E;A2;Negócios!$F:$F)
A conversão entre etapas é a divisão do número de negócios da etapa seguinte pelo da anterior. O ticket médio é o valor total dividido pelo número de negócios: se 5 negócios somam R$ 45.000,00, o ticket médio é R$ 9.000,00.
Passo 5: destaque os contatos atrasados
O maior inimigo da venda é o cliente esquecido. Crie uma coluna de status:
=SE(G2<HOJE();"Atrasado";SE(G2-HOJE()<=3;"Contatar em breve";"Em dia"))
Aplique formatação condicional em vermelho para «Atrasado». Toda manhã, filtre os atrasados e comece por eles.
Erros comuns
- Registrar o contato só na cabeça. Anote cada ligação, e-mail e reunião, com data e resumo.
- Etapas demais. Com dez etapas, ninguém atualiza. Menos é mais.
- Negócios sem data de próximo contato. Sem data, o negócio morre em silêncio.
- Não fechar negócios perdidos. Mantenha-os registrados com o motivo; eles ensinam mais do que os ganhos.
Modelo pronto: CRM em Excel — Clientes, Negócios e Funil de Vendas
Se preferir um arquivo montado, o modelo traz tudo isso. Na aba “Parâmetros” você define vendedores (até 10), origens, etapas do funil e probabilidades. “Clientes” comporta até 300 registros com a data do último contato; “Negócios”, até 500, com etapa, valor, receita esperada e status do contato. Em “Contatos” ficam registradas ligações, e-mails e reuniões (até 1000 registros).
A aba “Funil” mostra negócios e valores por etapa, conversão e ticket médio, e “Vendedores” traz os resultados de cada pessoa. Contatos atrasados ficam destacados. É útil para donos de pequenas empresas, vendedores, consultores e freelancers que querem organizar a carteira sem assinatura cara. Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. É um modelo pago.
FAQ
Quando a planilha deixa de ser suficiente?
Quando muitas pessoas precisam editar ao mesmo tempo, quando você quer automatizar e-mails ou integrar com outros sistemas. Até esse ponto, uma planilha bem organizada atende.
Posso importar minha lista de clientes atual?
Sim. Cole os dados nas colunas correspondentes, tomando o cuidado de manter códigos únicos para cada cliente e de padronizar as origens.
Como evitar clientes duplicados?
Use um código único e, antes de cadastrar, procure o nome ou o telefone com Ctrl+F. Para uma checagem automática, a fórmula CONT.SE na coluna de nome sinaliza repetições.
Com que frequência devo atualizar o funil?
Diariamente para etapas e contatos; semanalmente para revisar a previsão de receita. Um funil desatualizado é pior do que nenhum.
