KHIZHNYAKOVComo fazer o orçamento de um evento no Excel
Orçamento e Plano de Evento em Excel: custos, pagamentos e checklist — Planilha Excel — Ver a planilha →
Todo evento começa com uma ideia animada e termina, quase sempre, com a pergunta: para onde foi o dinheiro? Salão, buffet, som, decoração, transporte, lembrancinhas. São dezenas de pequenos gastos, cada um com um fornecedor, um sinal e um saldo a pagar. Sem uma planilha, é fácil estourar o orçamento sem perceber.
Neste guia você vai aprender a montar o orçamento de um evento no Excel, acompanhar pagamentos, calcular o custo por convidado e manter uma lista de tarefas com prazos. Os exemplos usam uma confraternização de empresa com 80 convidados.
Passo 1: defina o teto e o número de convidados
Antes de qualquer item, escreva duas células: o orçamento total e o número de convidados. Tudo mais se compara a elas. No exemplo: orçamento de R$ 24.000,00 e 80 convidados. Isso já dá uma referência: R$ 300,00 por pessoa.
Passo 2: liste os itens por categoria
Crie uma tabela com estas colunas: categoria, item, quantidade, preço unitário, previsto, pago e saldo. Use categorias fixas (lista suspensa) para poder somar depois.
| Categoria | Item | Qtd. | Preço | Previsto | Pago |
|---|---|---|---|---|---|
| Espaço | Aluguel do salão | 1 | 6.000,00 | 6.000,00 | 3.000,00 |
| Buffet | Jantar por pessoa | 80 | 140,00 | 11.200,00 | 2.000,00 |
| Som e luz | DJ e iluminação | 1 | 2.800,00 | 2.800,00 | 0,00 |
| Decoração | Flores e painel | 1 | 1.500,00 | 1.500,00 | 500,00 |
| Brindes | Lembranças | 80 | 18,00 | 1.440,00 | 0,00 |
A coluna «previsto» é quantidade vezes preço (=C2*D2). O saldo é =E2-F2. Para marcar o que ainda está pendente, use =SE(G2=0;"Quitado";"A pagar").
Passo 3: some por categoria e compare com o teto
Com SOMASE você obtém o previsto de cada categoria:
=SOMASE($A$2:$A$60;A2;$E$2:$E$60)
No exemplo, o total previsto é R$ 22.940,00. Subtraindo do teto de R$ 24.000,00, sobram R$ 1.060,00. Para um alerta automático:
=SE(SOMA(E2:E60)>B1;"Excesso de "&TEXTO(SOMA(E2:E60)-B1;"R$ #.##0,00");"Dentro do orçamento")
Passo 4: calcule o custo por convidado
Divida o total previsto pelo número de convidados: 22.940 ÷ 80 = R$ 286,75 por pessoa. Esse número é útil de duas formas. Primeiro, para negociar: se o patrocinador cobre R$ 250,00 por pessoa, você sabe quanto falta. Segundo, para simular cortes: se baixar para 70 convidados, só o buffet cai R$ 1.400,00, mas o salão continua custando o mesmo e o custo por pessoa sobe.
Passo 5: faça um checklist com prazos
Dinheiro é metade do trabalho; a outra metade é lembrar de tudo. Monte uma lista com tarefa, responsável, prazo e status. Para destacar o que está perto ou atrasado:
=SE(D2="Concluída";"OK";SE(C2<HOJE();"Vencido";SE(C2-HOJE()<=7;"Prazo próximo";"No prazo")))
Aplique formatação condicional: vermelho para «Vencido», amarelo para «Prazo próximo». Em uma olhada, você vê o que precisa de atenção hoje.
Erros comuns
- Esquecer a reserva de contingência. Separe de 5% a 10% do orçamento para imprevistos; no exemplo, algo entre R$ 1.200,00 e R$ 2.400,00.
- Contar só o sinal. O que importa é o previsto, não o já pago.
- Preços sem confirmar por escrito. Valores combinados no WhatsApp devem entrar na planilha com a data.
- Número de convidados desatualizado. Quando muda a lista, muda o buffet, as lembranças e o custo por pessoa.
Modelo pronto: Orçamento e Plano de Evento em Excel
O modelo reúne tudo isso em um arquivo. Na aba «Parâmetros» você informa o evento, a data, o número de convidados, o orçamento total e a lista de categorias (que pode ser alterada). Em «Orçamento» cabem até 60 itens, com categoria, quantidade, preço e valor pago; o valor previsto, o saldo e o status são calculados sozinhos. O «Checklist» comporta até 40 tarefas, com responsável, prazo, status e os alertas «Prazo próximo» e «Vencido».
A aba «Resumo» mostra previsto e realizado por categoria, o saldo do orçamento (com status «Dentro do orçamento» ou «Excesso»), o custo por convidado, o andamento da preparação e um gráfico. Foi pensado para organizadores de confraternizações, aniversários, conferências e festas, office managers, recepcionistas e comissões de formatura. Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. É um modelo pago.
FAQ
Qual percentual do orçamento deve ir para o buffet?
Não existe regra fixa, pois depende do tipo de evento. Em jantares, a alimentação costuma ser a maior fatia; em conferências, o espaço e a estrutura pesam mais. O melhor é registrar os valores reais do seu evento e comparar com o próximo.
Como dividir os custos entre vários patrocinadores ou participantes?
Some o previsto, subtraia o que cada patrocinador cobre e divida o restante pelo número de pagantes. Faça isso numa célula à parte para refazer a conta quando algo mudar.
Vale fazer a planilha no celular?
Para consulta, sim. Para montar o orçamento, o computador é mais prático, principalmente por causa das fórmulas e das listas suspensas.
Quando devo fechar o orçamento final?
Assim que os contratos principais estiverem assinados. Daí em diante, a planilha vira instrumento de controle: compare o previsto com o realizado a cada pagamento.
